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Automatiser les flux financiers avec un ERP : Quels sont les 5 avantages clés ?

14 Déc 2018

Avec des flux financiers pouvant représenter jusqu’à des centaines de millions de mouvements comptables par an, l’efficacité des systèmes d’information comptable et financier est capitale pour les entreprises. Une gestion efficace des flux comptables volumineux et hétérogènes au quotidien permet en effet de réduire les coûts et de maîtriser les risques financiers. Au cœur des enjeux de la transformation digitale des directions financières, l’automatisation des flux financiers apportée par l’ERP permet en effet de transformer durablement et en profondeur les services comptables qui constitue désormais un objectif prioritaire pour l’avenir de la fonction finance.

Etapes clés d’un projet d’automatisation

En pratique, un projet d’automatisation se décline en plusieurs phases. Il nécessite tout d’abord un échange préliminaire entre le client et l’éditeur d’ERP, qui permet à celui-ci de bien comprendre la nature du besoin d’automatisation telle qu’exprimée par le client et d’établir un cahier des charges précis. Ce cahier des charges fait ensuite l’objet d’une étude en avant-vente, et est traduit en un paramétrage opérationnel au sein du logiciel sur l’environnement du client.

La mise en place de l’automatisation passe également par une assistance au paramétrage, plus ou moins importante en fonction du type de flux et de leur complexité. Cegid Qualiac ERP s’appuie sur un réseau de partenaires, intégrateurs et prestataires de services qui interviennent chez les clients pour les former à l’outil et aider à son implémentation. Les équipes de Cegid Qualiac ERP interviennent également ponctuellement auprès des clients via leur service de consulting.

Enfin, pour produire les résultats attendus, un projet d’automatisation doit faire l’objet d’un suivi dans le temps, afin de prendre en compte l’évolution du cadre législatif et réglementaire ou les nouveaux besoins de la direction financière. Il est donc essentiel d’opter pour un outil évolutif dont le paramétrage peut être revisité au fil des années, ou complété par des modules supplémentaires. Il doit en effet être possible d’intégrer de nouveaux flux financiers à l’outil, comme par exemple les virements internationaux dans le cas où l’entreprise débuterait une collaboration avec des fournisseurs étrangers.

 

Cinq avantages majeurs de l’automatisation

  1. Une plus grande fiabilité : Outre la réduction des temps de traitement, limiter l’intervention humaine permet de restreindre les possibilités d’erreurs liées à la saisie manuelle, ainsi que d’éviter l’intégration de fichiers corrompus. L’automatisation permet donc de gagner à la fois en réactivité et en qualité d’information.
  2. Une sécurité accrue : L’automatisation assure une traçabilité efficace des factures ou des commandes. Il est ainsi possible à tous les utilisateurs de suivre et de contrôler de manière totalement transparente la création et les mises à jour des pièces et des opérations, et ce tout au long du cycle de traitement. Les données stratégiques de l’entreprise sont ainsi maîtrisées et sécurisées de bout en bout.
  3. Une meilleure conformité : L’automatisation permet de répondre efficacement à des exigences légales et fiscales en constante évolution, notamment celles relatives à la sphère publique et aux administrations. Certaines réglementations obligent en effet les entreprises à différents degrés d’automatisation : on peut prendre l’exemple du portail Chorus Pro, mis en place par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat et qui impose aux fournisseurs de l’administration publique la dématérialisation des factures. Si l’application de cette mesure s’applique aux différentes tailles et secteurs d’entreprises de manière progressive jusqu’en 2020, une mise en conformité anticipée présente de nombreux avantages.
  4. Du temps libéré : L’automatisation permet aux responsables financiers de s’affranchir de tâches chronophages à moindre valeur ajoutée et de se recentrer sur leur cœur de métier. L’allégement de la charge de travail et le temps disponible en résultant peuvent en effet être convertis en tâches plus stratégiques. Pouvoir exploiter les données financières de l’entreprise pour se consacrer davantage à l’analyse de gestion est l’un des objectifs premiers des directions financières, et ce depuis la mise en place des premiers ERP.
  5. Un reporting plus efficace : Dernier maillon de la chaîne de l’automatisation, un reporting automatisé permet aux directions financières d’analyser les données recueillies, dont le volume ne cesse de croître sous l’impulsion des nouvelles technologies et du big data. La structuration et la centralisation de l’ensemble des données financières de l’entreprise au sein de l’ERP facilitent le reporting décisionnel et l’analyse, permettant aux DAF d’aller plus loin en matière de conseils stratégiques et de prévisions.

 

Pour les directions financières, l’automatisation représente un atout indéniable et l’opportunité unique de se préparer à demain en répondant aux problématiques de visibilité, de fiabilité et d’agilité de la chaîne comptable. Pour être efficace, sa mise en place devra impérativement s’accompagner d’une stratégie de gestion des talents adaptée, tant en matière de formation que de recrutement.

 

Comme le met en lumière le cabinet de recrutement spécialisé Robert Half dans son rapport intitulé « La finance d’entreprise en 2020 », les changements introduits par l’automatisation et les nouvelles technologies entraînent un véritable bouleversement du métier de DAF. Pour faire face aux défis futurs, il devra élargir ses compétences afin de pouvoir contribuer de plus en plus au pilotage de la performance, une attente forte de la part des directions d’entreprises. Plus que jamais, cela signifie pour le DAF de se tenir informé des évolutions technologiques et d’être le plus proactif possible dans sa démarche de formation professionnelle. L’anticipation est le maître-mot.

 

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