Dématérialisation, archivage légal, coffre-fort électronique : voilà des termes que vous entendez certainement régulièrement. Mais êtes-vous sûr de les connaître sur le bout des doigts ? Certains dispositifs semblent très proches.

Archivage électronique : le guide pour tout savoir !

Archivage électronique : le guide pour tout savoir ! 

Dématérialisation, archivage légal, coffre-fort électronique : voilà des termes que vous entendez certainement régulièrement. Mais êtes-vous sûr de les connaître sur le bout des doigts ? Certains dispositifs semblent très proches, mais possèdent des différences qu’il est important de maîtriser. Et si on faisait le point ? Dans ce guide complet, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur l’archivage électronique. Un document à lire attentivement et à garder sous la main. Autrement dit, ne l’archivez pas !  

Aidez vos clients à mieux comprendre la durée de conservation des documents dématérialisés.

1. Archivage électronique, GED, sauvegarde : de quoi parle-t-on ?

Pour commencer, les bases ! On entend souvent parler d’archivage électronique, d’archivage légal, de GED ou encore de sauvegarde. Mais que se cache-t-il derrière ces termes ? Avant d’aller plus loin, faisons le point sur ces différentes notions.

 

L’archivage électronique ou légal

L’archivage électronique consiste à conserver des documents numérisés de sorte à pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin. En conséquence, ils font l’objet d’un classement spécifique permettant une bonne accessibilité. Il peut s’agir par exemple de factures, de contrats ou de notes de frais.

Pour répondre aux exigences de la législation et donner aux documents archivés une valeur probante, ces derniers doivent respecter les 3 grands principes que nous venons de voir : authenticité, intégrité, intelligibilité. Sinon, ils n’ont tout simplement aucune valeur face à l’administration ou la justice, que ce soit pour justifier des opérations de l’entreprise ou régler certains litiges.

La GED ou Gestion Électronique des Documents

La GED signifie la Gestion Électronique des Documents. C’est un outil permettant d’organiser le flux de documents au sein d’une entreprise : acquisition, classement, exploitation. La GED permet de gagner du temps dans le traitement des documents électroniques, mais ne se soucie pas d’en assurer l’intégrité ou la sécurité.

 

 

La dématérialisation au cœur de la Gestion Électronique des Documents. Découvrez Cegid Box :

La sauvegarde

Le principe de la sauvegarde est simple : elle consiste à dupliquer des documents ou des données sur différents supports (CD, DVD, disque dur, Cloud, etc.) afin de pouvoir les récupérer en cas de perte des originaux suite à un incident technique. Contrairement à l’archivage électronique, la sauvegarde ne garantit pas l’intelligibilité des documents. C’est donc une solution insuffisante au regard de la loi.

 

Différences archivage électronique, gestion électronique des documents et sauvegarde

 

2. Archivage électronique à valeur probante : les 3 principes

Maintenant que nous sommes au clair sur ces définitions, faisons le point sur l’archivage électronique à valeur probante. Pour être recevable en tant que justificatif face à l’administration ou la justice, l’archivage électronique doit respecter 3 grands principes : les voici.

1er principe : l’authenticité des documents 

L’authenticité passe par l’identification de la personne qui a créé le document, mais aussi par la date à laquelle cette opération a été effectuée. Le contenu du document doit également être décrit. Prenons un exemple : PDF de la facture n° 200076 provenant du fournisseur Durand, créé par Pierre Dupont le 20/03/2019.  

Comment vous y prendre concrètement pour authentifier vos documents électroniques ? Grâce à l’horodatage et le scellement avant archivage. 

2ème principe : l’intégrité des documents 

Pour répondre à l’exigence d’intégrité d’un document, il faut pouvoir prouver qu’il n’a été ni modifié, ni altéré, ni dénaturé entre sa création et son transfert dans le système d’archivage.  

Pour cela, commencez par vous assurer de la traçabilité du document, grâce à la possibilité de consulter l’historique de toutes les actions effectuées dessus. Ensuite, sa confidentialité doit être garantie : des accès à authentification forte sont requis. Enfin, il faut répondre de sa pérennité, c’est-à-dire votre capacité à le conserver sur le long terme.  

3ème principe : l’intelligibilité des documents 

Enfin, les documents archivés électroniquement doivent pouvoir être lus au moment de leur restitution. Pour garantir cet aspect essentiel, il faut utiliser des formats standards comme le PDF pour les documents écrits ou le TIFF pour les images. 

Certains formats sont incompatibles avec l’archivage électronique comme les documents Word ou Excel par exemple. Il est indispensable de les convertir avant toute opération de scellement et d’horodatage.  

 

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Continuons les bases de l’archivage électronique avec un petit lexique afin de mieux comprendre les subtilités des termes régulièrement utilisés dans ce domaine.

3. Pourquoi mettre en place un système d’archivage électronique au sein de votre cabinet ?

Le système d’archivage électronique (SAE), plus couramment appelé coffre-fort numérique, aussi connu sous le nom de SAE, présente de multiples avantages. Cela vous permet de conserver l’intégralité de vos documents de manière dématérialisée : lgain de place et l’économie des frais qui vont avec sont loin d’être négligeables.  

De plus, l’archivage numérique sécurise vos documents papier précieux, ceux que vous n’aimeriez pas voir partir en fumée en cas d’incendie par exemple. La sécurité des accès est également assurée : seules les personnes autorisées peuvent consulter telle ou telle donnée. Et elles peuvent le faire depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet et en toute sécurité, de jour comme de nuit.   

Enfin, utiliser un SAE permet de donner une valeur probante à vos documents, selon le niveau de service que vous choisissez. Il en existe 3 et tous peuvent être utilisés pour des documents numériques différents.  

L’espace de stockage simple 

On est ici dans de la sauvegarde de données pures et simples. Il existe de nombreux prestataires proposant ce type de services, gratuitement ou non. La plupart des entreprises et particuliers les utilisent pour stocker des documents ne nécessitant pas de sécurisation spécifique : photos, articles, documentation fournie par les fournisseurs ou liée à la communication, etc. Ces espaces de stockage et drives en ligne ne peuvent garantir l’intégrité et la restitution des documents que vous y transférez.  

L’espace d’archivage sécurisé 

Il s’agit d’un système d’archivage basé sur une infrastructure sécurisée qui utilise divers dispositifs comme l’accès contrôlé ou la redondance. Ce niveau de service permet de garantir la sécurité et l’intégrité de vos documents tout au long de leur conservation. Leur restitution intacte est donc assurée.  

L’espace d’archivage à « valeur probatoire » 

Pour obtenir une valeur probante, vos documents doivent passer à travers divers processus que propose ce niveau de service : horodatage, scellement, signature électronique, certificat électronique, etc.  

Ces opérations sont la plupart du temps réalisées par un tiers et permettent de garantir les 3 grands principes de l’archivage électronique légale : au moment de la restitution et pendant toute la durée de leur conservation, vos documents sont authentifiés, intègres et lisibles. Ils ont donc une valeur juridique 

Les espaces d’archivage sécurisé et à « valeur probatoire » peuvent être également appelés coffres-forts électroniques, car leurs accès sont très sécurisés. 

 

Les trois grands types de systèmes d’archivage électronique

 

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4. Comment mettre en place un système d’archivage électronique (SAE) dans votre cabinet ?

Maintenant que nous avons fait le tour de la théorie, passons à la pratique. Voici les 5 étapes à suivre pour la mise en place d’une solution d’archivage électronique ou d’un coffre-fort numérique dans les règles de l’art.  

Étape 1 : réalisez un audit préalable 

Avant toute action, commencez par faire un bilan des dispositifs déjà mis en place dans votre cabinet. Établissez la liste des documents numériques que vous émettez et que vous recevez : factures, courriers électroniques contenant des engagements à valeur légale, contrats, fiches de paie, etc. En définissant précisément les différents types de documents qui circulent en interne et en externe, vous pourrez définir le périmètre de votre futur système d’archivage numérique.  

Étape 2 : définissez vos besoins 

Une fois cette liste complétée, vous pouvez passer à l’évaluation de la valeur juridique des éléments qui la composent. Tous n’auront pas nécessairement besoin de respecter la norme NF Z42-013 (Iso 14641) qui définit les diverses exigences nécessaires à l’obtention d’une valeur probatoire. 

Pour être sûr de faire les choses correctement à ce stade, il est fortement conseillé de faire appel à des archivistes et à des juristes. Ils vous aideront à déterminer le niveau de conformité nécessaire à chaque type de documents que vous manipulez.  

Étape 3 : choisissez votre solution  

Ensuite, vous devrez décider du type de solution que vous souhaitez utiliser. Ce choix se fera en fonction de vos moyens matériels, financiers mais aussi humains. Par exemple, si vous n’avez pas une pièce suffisamment grande pour contenir le centre informatique sécurisé qui détiendra toutes vos données, vous serez dans l’obligation d’externaliser votre SAE. Idem si vous ne voulez ou ne pouvez pas financer les salaires d’une équipe d’exploitation formée au respect des normes et des procédures de suivi des incidents.  

Faire appel à un prestataire externe est une solution intéressante pour limiter les coûts et gagner en productivité. Cependant, certaines précautions sont à prendre avant de s’engager avec un tiers. Tout d’abord, vous devez impérativement vous assurer qu’il est agréé par le Cofrac qui contrôle le respect de la norme AFNOR NF Z42-013 (Iso 14641).  

Ensuite, vérifiez la localisation de vos données archivées. Les documents fiscaux, comme les bons de commande par exemple, doivent se trouver en France ou dans un pays de l’Union européenne. Les documents comprenant des données personnelles peuvent être stockés dans d’autres pays, mais une autorisation préalable de la CNIL est parfois nécessaire. Il est préférable de contacter cet organisme avant toute démarche en ce sens.  

Enfin, il faut également vous renseigner auprès de votre prestataire à propos de ses engagements détaillés, de ses garanties de sécurité et de sa capacité à vous restituer les documents intègres et leur traçabilité une fois le contrat rompu. Vous pouvez lui demander des réponses précises aux questions suivantes : 

  • Quelles sont ses performances : rapidité d’accès, disponibilité des données ? 
  • A-t-il une autonomie énergétique ? Les documents seront-ils accessibles en cas d’incident ?  
  • A-t-il prévu un système de redondance pour limiter les risques de perte ?  
  • A-t-il une assurance ? 
  • Possède-t-il un label lié à la cybersécurité ?  

Étape 4 : définissez les process et les responsabilités de chacun 

Pour que l’archivage de vos documents se passe dans les meilleures conditions possibles, les collaborateurs doivent tous respecter les mêmes procédures. Afin de les aider à les accomplir correctement, vous pouvez rédiger une charte comprenant les différentes étapes à suivre à chaque fois qu’un document numérique ou papier arrive entre leurs mains. 

Par exemple, si l’un d’entre eux reçoit la facture d’un fournisseur par courrier, il va d’abord devoir la scanner, puis l’intégrer dans l’outil GED du cabinet en attendant son règlement. Une fois la facture payée, il faudra l’archiver à l’aide de la solution que vous avez retenue. Si vous avez fait appel à un prestataire, c’est lui qui s’occupera d’horodater et de sceller le document. Selon les cas, le collaborateur devra signer électroniquement le document. À vous de décider qui peut bénéficier de cette responsabilité au sein du cabinet.   

En parallèle, vous allez devoir définir une stratégie pour gérer les documents papier accumulés au fil des années. Comptez-vous tous les archiver numériquement ? Pour vous faciliter la vie, gardez bien à l’esprit que tout n’est pas forcément bon à garder : un grand tri sera certainement nécessaire. 

Ensuite, qui va s’occuper de cette tâche ? Un collaborateur, un assistant, une personne spécialement recrutée pour l’occasion ? Mettez une équipe de gestion en place et chargez-la d’organiser ce projet au sein du cabinet. Elle devra déterminer des procédures et former l’intégralité du personnel du cabinet afin que chacun puisse archiver ses propres documents.  

Étape 5 : mettez en place un suivi régulier et des optimisations  

Avant de numériser toutes vos archives, prenez soin de commencer par une petite partie d’entre elles afin d’observer les résultats. Cela vous permettra d’ajuster vos procédures si besoin et de les appliquer à l’intégralité de vos documents.  

Si votre cabinet comprend plusieurs services, vous pouvez commencer par l’un d’entre eux. Exécutez l’ensemble de la stratégie et déterminez si elle peut être reproduite dans les autres équipes ou si au contraire, elle doit être personnalisée. En fonction des spécificités des services et des documents qu’ils manipulent, le processus d’archivage peut avoir besoin d’être adapté.  

Une fois votre système d’archivage électronique déployé, vous devez réaliser un audit de conformité afin de vous assurer que toutes les étapes de l’archivage électronique sont respectées et conformes aux normes en vigueur : réception des documents, traitement, examen, stockage, restitution, élimination. Cet audit doit être renouvelé tous les ans en tenant compte de l’évolution de la législation. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels pour assurer la conformité de vos procédures d’archivage.  

 

 Les étapes pour mettre en place un système d’archivage électronique

 

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5. Quels sont les délais de conservation des documents et factures ?

Que ce soit pour les particuliers ou les entreprises, les documents administratifs et fiscaux doivent être conservés un certain nombre d’années. Veillez à bien respecter ces délais, car vous pourriez avoir à justifier certaines de vos actions auprès de l’administration.

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau des délais légaux de conservation des documents officiels que vous êtes amené à gérer dans votre cabinet.  

Tableau des délais légaux de conservation des documents officiels :

Facture client ou fournisseur  10 ans 
Bon de commande, bon de livraison ou de réception  10 ans 
Documents fiscaux : impôts sur le revenu et les sociétés, impôts locaux, CFE, TVA…  6 ans 
Compte annuel : bilan, compte de résultat, annexe  10 ans à partir de la clôture de l’exercice 
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire…  10 ans à partir de la clôture de l’exercice 
Bulletins de paie : double papier ou numérique  5 ans 
Gestion du personnel : contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite  5 ans 
Document bancaire : talon de chèque, relevé…  5 ans 
Documents relatifs à la propriété intellectuelle : dépôt de brevet, marque, dessin, modèle…  5 ans à partir de la fin de la protection 
Police d’assurance  2 ans à partir de la résiliation du contrat 
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers  30 ans 

 

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6. Comment bien choisir votre coffre-fort numérique ?

De nombreux prestataires proposent des services d’archivage via un coffre-fort électronique. Leurs offres sont variées et ne remplissent pas toutes les mêmes objectifs. Comment choisir la solution adaptée à vos besoins ? 

Faites votre choix dans le respect des normes 

Tout d’abord, et c’est certainement le plus important, votre coffre-fort doit respecter les normes ainsi que les dispositions légales suivantes : 

  • AFNOR NF Z42-020 : mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le versement, l’archivage, la consultation, l’élimination et la restitution des documents électroniques.  
  • Décret du 30 mai 2018 : garantie de confidentialité grâce au chiffrement des données et des documents numériques.  
  • Certification ISO 27001 : sécurité des systèmes informatiques. 
  • Certification ISO 9001 : sites de stockage et respect des procédures liées à l’authentification et l’intégrité des documents archivés (horodatage, journal de preuves, signature électronique, etc.) 

Vérifiez systématiquement que les entreprises qui vous proposent leurs services respectent bien toutes ces obligations légales.  

Quels seront les documents concernés ? 

Pour bien choisir votre coffre-fort, vous devez déterminer en amont le type de documents que vous souhaitez y archiver. Nous en parlions au début de ce guide, plusieurs niveaux de services existent. Si vos documents doivent avoir une valeur probante et ainsi vous servir de justificatifs, vous devez opter pour un coffre-fort électronique qui propose ce type de prestation. Il doit pouvoir authentifier vos documents, les restituer de manière intègre et fournir les preuves de leur non-altération.   

Comment faire cohabiter les outils de production et le système d’archivage ? 

Ce point est essentiel : choisissez un coffre-fort compatible avec les spécificités de votre métier d’expert-comptable. Vous êtes amené à archiver de nombreux documents numériques au quotidien, mais aussi à les consulter régulièrement. Vous avez donc besoin de productivité et de souplesse en termes de versement, de rapidité d’accès et de consultation.  

En parallèle, il est intéressant de prendre aussi en compte la capacité du coffre-fort à s’intégrer à vos autres outils. Optez par exemple pour un service qui vous permet d’envoyer une facture dans votre coffre-fort en un seul clic, depuis votre logiciel de facturation.  

 

La checklist pour choisir le bon coffre-fort

Les 4 points clés à ne pas négliger 

Enfin, voici 4 points essentiels à vérifier auprès de votre prestataire afin que celui-ci vous garantisse un service de qualité.  

  • La confidentialité : les accès doivent être sécurisés grâce au cryptage et vous devez pouvoir consulter la liste des utilisateurs ayant accédé aux documents.  
  • La pérennité : l’archivage de vos documents doit être garanti dans le temps via des contrôles réguliers et la duplication du stockage.  
  • L’intégrité : au moment de leur dépôt dans le coffre-fort numérique, vos documents doivent être authentifiés grâce à l’empreinte numérique 
  • La restitution : que se passe-t-il le jour où vous décidez de rompre votre contrat ? Selon le décret du 5 octobre 2018, votre prestataire doit vous permettre de récupérer toutes vos données de manière complète, intègre et dans un délai raisonnable. Il doit vous les rendre dans un format électronique couramment utilisé et facilement exploitable par un système de traitement automatisé de données.  

Tous ces critères vont vous aider à faire le tri parmi les nombreuses solutions qui s’offrent à vous. Prenez le temps de bien tout vérifier avant de vous engager avec un prestataire. 

 

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7. Archivage électronique : que dit la législation ?

Pour conclure ce guide, faisons un tour d’horizon des lois régulant l’archivage électronique.

La loi anti-fraude à la TVA 

Effective depuis le 1er janvier 2018, cette loi a été mise en place pour lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant de dissimuler des recettes. Pour être en règle, vous devez utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié répondant à 4 exigences concernant les données enregistrées : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage. 

En tant que prestataire de services, votre solution de facturation et de suivi des encaissements doit donc contenir des fonctionnalités d’archivage pour être en conformité avec la loi. Celles-ci doivent permettre de figer les données et de leur donner une date. Les opérations d’archivage doivent être tracées afin de garantir l’intégrité des documents.  

L’article 87 de la loi pour une République numérique 

Il complète le Code des Postes et des communications électroniques avec l’article L. 137 qui définit précisément la nature d’un coffre-fort numérique1. Les fournisseurs qui proposent des services de coffre-fort doivent respecter la définition et les obligations listées ci-dessous, sous peine de sanctions.   

  1. La réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine.  
  2. La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur. 
  3. L’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique respectant l’article L. 136. 
  4. De garantir l’accès exclusif aux documents électroniques, données de l’utilisateur ou données associées au fonctionnement du service à cet utilisateur, aux tiers autres que le prestataire de service de coffre-fort numérique, explicitement autorisés par l’utilisateur à accéder à ces documents et données et, le cas échéant, au prestataire de service de coffre-fort numérique réalisant un traitement de ces documents ou données au seul bénéfice de l’utilisateur et après avoir recueilli son accord exprès dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés 
  5. De donner la possibilité à l’utilisateur de récupérer les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données, sauf dans le cas des documents initialement déposés dans un format non ouvert ou non aisément réutilisable qui peuvent être restitués dans leur format d’origine, dans des conditions définies par décret.  

Le règlement européen n° 910/2014 (EIDAS) du 23 juillet 2014 

Ce règlement a pour objectif de renforcer la confiance dans les transactions électroniques entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques. Il porte principalement sur l’identification électronique, mais aussi sur la confiance des services numériques grâce à la mise en place de procédures sécurisées : signature, cachet, horodatage et envoi recommandé électroniques, mais aussi authentification de sites internet. 

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour comprendre le principe de l’archivage électronique et le mettre en place selon des procédures en conformité avec la loi. Faire appel à un tiers reste la solution la plus adaptée pour les petites et moyennes structures comme le sont généralement les cabinets d’expertise-comptable. Aidez-vous de ce guide pour faire le bon choix de prestataire et lancez-vous !  

(1) Legifrance

Experts-comptables, diffusez cette fiche pratique à vos clients pour les aider à mieux comprendre la conservation des documents et des factures.