Archivage électronique : le guide pour tout savoir ! 

Pour commencer, les bases ! On entend souvent parler d’archivage électronique, d’archivage légal, de GED ou encore de sauvegarde. Mais que se cache-t-il derrière ces termes ? Avant d’aller plus loin, faisons le point sur ces différentes notions.

L’archivage électronique ou légal

L’archivage électronique consiste à conserver des documents numérisés de sorte à pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin. En conséquence, ils font l’objet d’un classement spécifique permettant une bonne accessibilité. Il peut s’agir par exemple de factures, de contrats ou de notes de frais.

Pour répondre aux exigences de la législation et donner aux documents archivés une valeur probante, ces derniers doivent respecter les 3 grands principes que nous venons de voir : authenticité, intégrité, intelligibilité. Sinon, ils n’ont tout simplement aucune valeur face à l’administration ou la justice, que ce soit pour justifier des opérations de l’entreprise ou régler certains litiges.

Maintenant que nous avons fait le tour de la théorie, passons à la pratique. Voici les 5 étapes à suivre pour la mise en place d’une solution d’archivage électronique ou d’un coffre-fort numérique dans les règles de l’art.  

Étape 1 : réalisez un audit préalable 

Avant toute action, commencez par faire un bilan des dispositifs déjà mis en place dans votre cabinet. Établissez la liste des documents numériques que vous émettez et que vous recevez : factures, courriers électroniques contenant des engagements à valeur légale, contrats, fiches de paie, etc. En définissant précisément les différents types de documents qui circulent en interne et en externe, vous pourrez définir le périmètre de votre futur système d’archivage numérique.  

Étape 2 : définissez vos besoins 

Une fois cette liste complétée, vous pouvez passer à l’évaluation de la valeur juridique des éléments qui la composent. Tous n’auront pas nécessairement besoin de respecter la norme NF Z42-013 (Iso 14641) qui définit les diverses exigences nécessaires à l’obtention d’une valeur probatoire. 

Pour être sûr de faire les choses correctement à ce stade, il est fortement conseillé de faire appel à des archivistes et à des juristes. Ils vous aideront à déterminer le niveau de conformité nécessaire à chaque type de documents que vous manipulez.  

Étape 3 : choisissez votre solution  

Ensuite, vous devrez décider du type de solution que vous souhaitez utiliser. Ce choix se fera en fonction de vos moyens matériels, financiers mais aussi humains. Par exemple, si vous n’avez pas une pièce suffisamment grande pour contenir le centre informatique sécurisé qui détiendra toutes vos données, vous serez dans l’obligation d’externaliser votre SAE. Idem si vous ne voulez ou ne pouvez pas financer les salaires d’une équipe d’exploitation formée au respect des normes et des procédures de suivi des incidents.  

Faire appel à un prestataire externe est une solution intéressante pour limiter les coûts et gagner en productivité. Cependant, certaines précautions sont à prendre avant de s’engager avec un tiers. Tout d’abord, vous devez impérativement vous assurer qu’il est agréé par le Cofrac qui contrôle le respect de la norme AFNOR NF Z42-013 (Iso 14641).  

Ensuite, vérifiez la localisation de vos données archivées. Les documents fiscaux, comme les bons de commande par exemple, doivent se trouver en France ou dans un pays de l’Union européenne. Les documents comprenant des données personnelles peuvent être stockés dans d’autres pays, mais une autorisation préalable de la CNIL est parfois nécessaire. Il est préférable de contacter cet organisme avant toute démarche en ce sens.  

Enfin, il faut également vous renseigner auprès de votre prestataire à propos de ses engagements détaillés, de ses garanties de sécurité et de sa capacité à vous restituer les documents intègres et leur traçabilité une fois le contrat rompu. Vous pouvez lui demander des réponses précises aux questions suivantes : 

• Quelles sont ses performances : rapidité d’accès, disponibilité des données ? 
• A-t-il une autonomie énergétique ? Les documents seront-ils accessibles en cas d’incident ?  
• A-t-il prévu un système de redondance pour limiter les risques de perte ?  
• A-t-il une assurance ? 
• Possède-t-il un label lié à la cybersécurité ?  

Étape 4 : définissez les process et les responsabilités de chacun 

Pour que l’archivage de vos documents se passe dans les meilleures conditions possibles, les collaborateurs doivent tous respecter les mêmes procédures. Afin de les aider à les accomplir correctement, vous pouvez rédiger une charte comprenant les différentes étapes à suivre à chaque fois qu’un document numérique ou papier arrive entre leurs mains. 

Par exemple, si l’un d’entre eux reçoit la facture d’un fournisseur par courrier, il va d’abord devoir la scanner, puis l’intégrer dans l’outil GED du cabinet en attendant son règlement. Une fois la facture payée, il faudra l’archiver à l’aide de la solution que vous avez retenue. Si vous avez fait appel à un prestataire, c’est lui qui s’occupera d’horodater et de sceller le document. Selon les cas, le collaborateur devra signer électroniquement le document. À vous de décider qui peut bénéficier de cette responsabilité au sein du cabinet.  

En parallèle, vous allez devoir définir une stratégie pour gérer les documents papier accumulés au fil des années. Comptez-vous tous les archiver numériquement ? Pour vous faciliter la vie, gardez bien à l’esprit que tout n’est pas forcément bon à garder : un grand tri sera certainement nécessaire. 

Ensuite, qui va s’occuper de cette tâche ? Un collaborateur, un assistant, une personne spécialement recrutée pour l’occasion ? Mettez une équipe de gestion en place et chargez-la d’organiser ce projet au sein du cabinet. Elle devra déterminer des procédures et former l’intégralité du personnel du cabinet afin que chacun puisse archiver ses propres documents.  

Étape 5 : mettez en place un suivi régulier et des optimisations  

Avant de numériser toutes vos archives, prenez soin de commencer par une petite partie d’entre elles afin d’observer les résultats. Cela vous permettra d’ajuster vos procédures si besoin et de les appliquer à l’intégralité de vos documents.  

Si votre cabinet comprend plusieurs services, vous pouvez commencer par l’un d’entre eux. Exécutez l’ensemble de la stratégie et déterminez si elle peut être reproduite dans les autres équipes ou si au contraire, elle doit être personnalisée. En fonction des spécificités des services et des documents qu’ils manipulent, le processus d’archivage peut avoir besoin d’être adapté.  

Une fois votre système d’archivage électronique déployé, vous devez réaliser un audit de conformité afin de vous assurer que toutes les étapes de l’archivage électronique sont respectées et conformes aux normes en vigueur : réception des documents, traitement, examen, stockage, restitution, élimination. Cet audit doit être renouvelé tous les ans en tenant compte de l’évolution de la législation. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels pour assurer la conformité de vos procédures d’archivage.

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Que ce soit pour les particuliers ou les entreprises, les documents administratifs et fiscaux doivent être conservés un certain nombre d’années. Veillez à bien respecter ces délais, car vous pourriez avoir à justifier certaines de vos actions auprès de l’administration.

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau des délais légaux de conservation des documents officiels que vous êtes amené à gérer dans votre cabinet.  

Pour conclure ce guide, faisons un tour d’horizon des lois régulant l’archivage électronique.

La loi anti-fraude à la TVA 

Effective depuis le 1er janvier 2018, cette loi a été mise en place pour lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant de dissimuler des recettes. Pour être en règle, vous devez utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié répondant à 4 exigences concernant les données enregistrées : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage. 

En tant que prestataire de services, votre solution de facturation et de suivi des encaissements doit donc contenir des fonctionnalités d’archivage pour être en conformité avec la loi. Celles-ci doivent permettre de figer les données et de leur donner une date. Les opérations d’archivage doivent être tracées afin de garantir l’intégrité des documents.  

L’article 87 de la loi pour une République numérique 

Il complète le Code des Postes et des communications électroniques avec l’article L. 137 qui définit précisément la nature d’un coffre-fort numérique1. Les fournisseurs qui proposent des services de coffre-fort doivent respecter la définition et les obligations listées ci-dessous, sous peine de sanctions.   

1. La réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine.  
2. La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur. 
3. L’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique respectant l’article L. 136. 
4. De garantir l’accès exclusif aux documents électroniques, données de l’utilisateur ou données associées au fonctionnement du service à cet utilisateur, aux tiers autres que le prestataire de service de coffre-fort numérique, explicitement autorisés par l’utilisateur à accéder à ces documents et données et, le cas échéant, au prestataire de service de coffre-fort numérique réalisant un traitement de ces documents ou données au seul bénéfice de l’utilisateur et après avoir recueilli son accord exprès dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés 
5. De donner la possibilité à l’utilisateur de récupérer les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données, sauf dans le cas des documents initialement déposés dans un format non ouvert ou non aisément réutilisable qui peuvent être restitués dans leur format d’origine, dans des conditions définies par décret.

Le règlement européen n° 910/2014 (EIDAS) du 23 juillet 2014 

Ce règlement a pour objectif de renforcer la confiance dans les transactions électroniques entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques. Il porte principalement sur l’identification électronique, mais aussi sur la confiance des services numériques grâce à la mise en place de procédures sécurisées : signature, cachet, horodatage et envoi recommandé électroniques, mais aussi authentification de sites internet. 

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour comprendre le principe de l’archivage électronique et le mettre en place selon des procédures en conformité avec la loi. Faire appel à un tiers reste la solution la plus adaptée pour les petites et moyennes structures comme le sont généralement les cabinets d’expertise-comptable. Aidez-vous de ce guide pour faire le bon choix de prestataire et lancez-vous !  

(1) Legifrance