9 Étapes pour un Rolling Forecast Efficace

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Grâce à son approche itérative et sa capacité à s'adapter aux changements rapides du marché, le rolling forecast aide les entreprises à rester compétitives et de prendre des décisions agiles. Ce guide pratique propose neuf étapes clés pour implémenter un projet de rolling forecast efficace et adapté à vos besoins. De la définition des objectifs à l'intégration d'outils technologiques adaptés, en passant par l'analyse des écarts et l'amélioration continue, découvrez comment transformer votre gestion de trésorerie pour optimiser la performance financière de votre entreprise.

Mettre en place un rolling forecast efficient

Nous l’avons amplement expliqué dans les 7 plus-values du rolling forecast : ce principe de prévisions glissantes itératives se révèle être une solution dynamique pour maintenir constamment une prévision à jour, pour une période définie à l’avance. Ce processus de révisé permanent exige la mise en place de processus solides et la garantie de la qualité de la source des données pour qu’il soit réellement bénéfique.

Nous vous guidons à travers ces neuf étapes essentielles pour réussir la mise en place d’un logiciel de rolling forecast, depuis la définition de vos objectifs jusqu’à la surveillance continue de vos prévisions.

Pas à pas, pour un rolling forecast efficient

1. Fixez votre objectif et sa portée

Avant de vous lancer, posez-vous ces questions : Quel est votre objectif, diffère-t-il de celui de la Direction ? A qui le rolling forecast va servir ? En interne, ou également pour les partenaires financiers ?
Le scope : Voulez-vous qu’il couvre l’ensemble de l’entreprise ou seulement certaines lignes de produits ou marchés ?
L’humain : Qui sera le détenteur du projet ? Quelles ressources en interne pour alimenter la prévision ? Quelle maturité pour conduire le changement ? Assurez-vous que toutes les parties prenantes, y compris la direction, les départements financiers et opérationnels, comprennent et soutiennent l’initiative.

2. Définissez l’horizon de la prévision et la finesse de granularité

Horizon : Choisissez une période de référence pour votre prévision de trésorerie, par exemple, une période de 12 mois à 18 mois à partir de la date actuelle. Cette période définira la durée de votre planning financier, il n’y a pas de « bon » horizon : tout dépend de votre activité et vos besoins de projections.
Pas : ensuite définissez le pas : journalier, hebdomadaire, mensuel ? Inutile de descendre trop profondément si votre activité ne le nécessite pas forcément.

3. Déterminez les états de restitution

Que voulez-vous faire, quels états de restitution cible souhaitez-vous ?
Jusqu’où aller dans la finesse de détail des rubriques : par exemple, voulez-vous juste les encaissements clients du groupe ou également ceux hors groupe ? Idem pour les décaissements fournisseurs : une seule ligne ou la possibilité d’avoir le détail des taxes, par exemple ?

4. Faites une revue de l’information source

Les données : quelles données sont nécessaires ? Où sont-elles ? Est-il aisé de les collecter ?
Votre structure : Vous avez des filiales ? Qui sont les contributeurs ?
Votre approche : définissez votre approche : par les flux (via les relevés bancaires) ou par les éléments comptables (encaissements/décaissements comptabilisés) ?

Rassemblez les données financières pertinentes pour établir vos prévisions de trésorerie, telles que les encaissements des clients, les paiements aux fournisseurs, les dépenses d’exploitation, les investissements prévus, les remboursements de prêts, etc. Utilisez les données historiques disponibles et les informations actuelles pour établir une base solide.

5. Lancez votre première prévision

Au départ, faites simple ! Cela semble évident, mais vous pourriez être tentés du contraire, or c’est par le cercle vertueux de la récurrence de vos campagnes que vous pourrez peu à peu enrichir votre modèle.
Commencez par créer une prévision de trésorerie pour la première période de référence.
Utilisez les données historiques et les mouvements bancaires pour pouvoir étalonner les 1ers runs de la prévision pour estimer les flux de trésorerie entrants et sortants pour cette période.

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6. Actualisez à la bonne cadence

Trouvez le juste équilibre pour la fréquence de mise à jour ! Si votre entreprise dépend fortement de facteurs qui varient dans le temps (cours des matières premières, spéculation, cycle de vente…), votre rolling forecast devra être actualisé sur des cycles plus courts que le “13 semaines”, par exemple mensuellement.
Conservez cette fréquence définie, mettez à jour votre prévision de trésorerie en ajoutant une nouvelle période à la fin et en supprimant la période la plus ancienne.
Utilisez les données réelles disponibles pour la période terminée et ajustez vos prévisions pour les périodes futures en fonction des nouvelles informations.

7. Analysez vos écarts

Comparez les résultats réels avec les prévisions précédentes pour évaluer les écarts.
Identifiez les raisons des écarts et analysez les tendances pour comprendre les variations dans les flux de trésorerie : vos écarts sont-ils liés au niveau d’activité ou à des décalages de paiements ?

8. Et ensuite…améliorez-vous !

Ajustements et révisions : utilisez les informations et les analyses des écarts pour ajuster vos prévisions de trésorerie pour les périodes à venir. Tenez compte des changements dans l’environnement commercial, les fluctuations économiques, les décisions stratégiques de l’entreprise, etc.
Faites des simulations et étudiez différentes hypothèses pour déterminer vers quelle tendance vous vous rapprochez.

9. Surveillez en continu, mais sans trop de zèle non plus

Suivez régulièrement l’évolution de vos prévisions de trésorerie glissantes et mettez à jour les données et les estimations au fur et à mesure.
Analysez les ratios de performance financière que vous aurez au préalable définis, la qualité prévalant sur la quantité de KPI. Inutile de multiplier le suivi de trop nombreux ratios dans votre solution : il vaut mieux en choisir 2 ou 3 qui correspondent à votre performance pour être agile et réactif plus rapidement.
Posez ensuite vos décisions pour optimiser votre cash.

Comment choisir son logiciel de rolling forecast ?

Excel est souvent le point de départ pour de nombreuses entreprises lorsqu’elles commencent à implémenter des processus de prévisions de trésorerie, du fait de la familiarité des utilisateurs avec le tableur, et de son faible coût initial.

Alors Excel ou pas Excel ?

Plusieurs points sont à considérer avant de s’engager à utiliser Excel pour un rolling forecast à long terme où la modélisation devient sophistiquée :

Inconvénients et limites d’Excel pour le rolling forecast :

Scalabilité : Excel peut devenir difficile à gérer à mesure que l’entreprise grandit et que les données deviennent plus complexes.
Intégration des données dans le SI : Excel n’est pas conçu pour s’intégrer facilement avec d’autres systèmes sans une manipulation manuelle des données, ce qui peut augmenter le risque d’erreurs et pose la question de la sécurité des informations qui circulent.
Collaboration : La collaboration en temps réel est très limitée dans Excel, et le suivi des modifications peut être problématique, surtout avec de nombreux utilisateurs et de versionning.
Fiabilité : Les erreurs de formules, de saisie et de liens sont courantes dans les feuilles de calcul Excel, ce qui peut compromettre l’intégrité des données.
Automatisation, efficacité, transmission : Construire son modèle sous Excel est faisable, mais le mettre à jour peut être extrêmement chronophage ; de plus, un modèle maison n’est pas pérenne et difficilement transmissible.

Pour résumer

Pour les entreprises en croissance : À mesure que les besoins en rolling forecast deviennent plus complexes, vous allez assez vite être confrontés aux limites d’Excel. Il est recommandé de passer à des solutions métier qui vous offriront une meilleure intégration, automatisation, collaboration et fiabilité.

Pour les grandes entreprises : Il est déconseillé d’utiliser Excel en raison de la complexité et de la taille des données impliquées. Et c’est même impossible pour de la modélisation. Les logiciels spécialisés en rolling forecast sont essentiels pour vous assurer l’exactitude, la cohérence et l’efficacité de vos prévisions financières.

Ils ont tous quitté Excel…

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Évaluez vos besoins spécifiques et votre environnement

Avant de chercher un logiciel, il est essentiel de comprendre les besoins uniques de votre entreprise. Posez-vous les questions suivantes :

Quelle est la complexité de vos opérations financières ? Avez-vous des filiales ? Etes-vous sous LBO ?
Avez-vous besoin d’intégrations avec d’autres systèmes, êtes-vous dépendant de la DSI (ERP, CRM, etc.) ?
Quelles sont vos ressources humaines en interne pour mettre en place le projet et alimenter ensuite votre prévision ?

Recherchez une interface utilisateur intuitive

L’efficacité du logiciel dépend en grande partie de sa facilité d’utilisation. Vos contributeurs en filiale ne sont peut-être pas aussi experts que vous, ne parlent peut-être pas la même langue : une interface avec un UX universel sera d’autant plus appréciée.

Vérifiez la flexibilité et la personnalisation

C’est à la solution de s’adapter à vous et non le contraire ! Chaque entreprise a des processus uniques. Le logiciel choisi doit être suffisamment flexible pour s’adapter à vos méthodes de travail et permettre une personnalisation des modèles de prévisions, des rapports et des tableaux de bord.

Assurez-vous de la capacité d’intégration

Vous devez pouvoir automatiser le flux de données et la collecte pour garantir la fraîcheur de la donnée et la fiabilité des prévisions.

Un bon logiciel de rolling forecast doit pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres systèmes utilisés par votre entreprise, tels que la gestion de la relation client (CRM), la planification des ressources de l’entreprise (ERP) et les plateformes de données.

Examinez les fonctionnalités de collaboration

Le processus de prévision est souvent collaboratif et implique plusieurs départements. Le logiciel doit donc offrir des fonctionnalités de collaboration, telles que le partage de documents, les commentaires en temps réel de vos contributeurs et la gestion des autorisations.

Par exemple, vous pouvez clore une campagne de prévisions pour vos contributeurs seulement et continuer à travailler dessus de votre côté malgré tout.

Évaluez les capacités d’analyse et de reporting

Des capacités d’analyse avancées permettent de tirer des insights pertinents à partir des données de prévisions. Recherchez des logiciels qui offrent des rapports dynamiques, des tableaux de bord interactifs et des outils d’analyse prédictive.

Considérez la scalabilité

Votre entreprise va évoluer, et le logiciel doit pouvoir évoluer avec elle. Assurez-vous que le logiciel puisse gérer une augmentation du volume de données et du nombre d’utilisateurs, de changement de pays et devises, sans perte de performance ou de temps à tout reparamétrer.

Informez-vous sur le support et la formation

Un support technique réactif et des ressources de formation complètes sont essentiels pour assurer une implémentation réussie et une utilisation continue efficace du logiciel. Des consultants qui vous accompagnent dans le déploiement sont également être une aide précieuse car ils connaissent le sujet, les écueils et sont des experts aguerris sur ces projets.

Comprenez la politique de mise à jour du logiciel et la sécurité

Evidemment, le SaaS est un incontournable pour bénéficier automatiquement des montées de versions et des mises à jour sécuritaires. Où sont hébergées les données de l’éditeur, en France à l’étranger ?

10. Précision des prévisions

Votre finalité est bien la capacité de l’outil à fournir des prévisions fiables à partir desquelles vous pourrez argumenter auprès de votre direction générale et des partenaires financiers. Recherchez des fonctionnalités telles que l’analyse avancée, la modélisation prédictive et la planification de scénarios pour vous assurer que vos prévisions sont fiables, à jour, et vous aident à prendre des décisions éclairées.

Pour conclure

Mettre en place un rolling forecast est un processus stratégique qui nécessite de la planification, de la rigueur et de l’engagement, mais les avantages en termes de visibilité financière et de réactivité stratégique sont là. En suivant ces étapes, les DAF et Trésoriers peuvent s’assurer que leur entreprise reste à la pointe de la gestion de leur cash et de leur performance financière et évitent le risque de liquidité grâce à une projection fiable. Cegid Treasury dispose de logiciels de prévisions de cash comme Financial Planning pour la prévision budgétaire, et Cash Forecasting pour les groupes avec des filiales.

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Olivier Genty, DAF de Maison Options qui s’est doté de Financial Planning

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