5 actions pour booster la productivité de votre cabinet comptable

1/. Interne ou externalisé, engager un DSI

Saviez-vous que les problèmes informatiques font perdre environ 15 heures chaque mois dans les PME, soit jusqu’à 100 000 € de pertes par an ? Entre les pannes de réseau, les bugs, les logiciels incompatibles, les cyberattaques, et le manque de compétences en interne, les embûches sont multiples mais souvent simples et rapides à éviter… pour peu qu’on sache s’y prendre.

La solution ? Le Directeur des Systèmes d’Information : en interne ou en tant que prestataire selon la taille du cabinet. Celui que l’on appelait il y a vingt ans « l’informaticien du cabinet » est aujourd’hui devenu incontournable non seulement pour gérer le système d’information en interne mais également en externe les interactions avec les clients qui sont désormais connectés au cabinet.

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2/. Capitaliser sur l’intelligence augmenté

Si la dématérialisation des documents comptables est déjà bien engagée – états bancaires, factures, télé-procédures… – il reste encore de nombreux documents papier à traiter. Bien sûr il est possible (et même indispensable) de les scanner ou de le prendre en photo, mais ensuite ?

Et ensuite, le client les envois par mail, qu’il faut traiter, ou bien pour les documents scannés ils sont en attentes dans un dossier ou dans le logiciel en attendant d’être traités.

L’OCR, la reconnaissance optique de caractère apporte un premier niveau d’automatisation mais l’imputation comptable reste à faire, le rapprochement bancaire à valider, et quid des documents afférents au dossier permanent.

C’est au niveau supérieur que l’intelligence augmentée entre en scène. Grâce au machine learning, les documents sont lus (grâce à l’OCR) et reconnus grâce à l’IA (est-ce une facture ? un avoir ? un document administratif ?), puis analyser (émetteur, montant en cause, date limite…),. Les avantages sont nombreux, mise à jour du dossier permanent depuis un Kbis scanné, application des règles comptables d’un dossier client vis-à-vis d’un autre, imputation automatique, archivages dans la GED… Des cabinets ayant couplé l’utilisation du scanner chez le client avec l’intelligence augmentée ont ainsi obtenu une amélioration de leur productivité de 30 % à 40 % !

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3/. Former collaborateurs ET clients

D’après Vodeclic, le spécialiste des solutions de formation en bureautique, 47 % des salariés se sentent incompétents dans l’utilisation des outils numériques. Le coût de leur « incompétence » est même évalué à plus de 2 000 € par an et par salarié ! Bien sûr, les collaborateurs, qui manipulent l’informatique au quotidien, sont bien plus performants, mais qu’en est-il des clients ? Cela mérite d’étudier sérieusement la piste de la formation des collaborateurs et clients aux outils numériques du cabinet et à l’informatique « en général ».

Pour être efficaces en termes de productivité, les formations doivent être à la fois pratiques (sur les outils eux-mêmes) mais aussi théoriques, car la compréhension des bases de l’informatique (réseau, bases de données, internet, bureautique…) et surtout l’adoption de la bonne terminologie, sont les clés de l’autonomie informatique des utilisateurs et de la résolution rapide des problèmes rencontrés.

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 4/. Investir vers l’avenir

Le renouveau des cabinets d’expert-comptable dans un environnement plus concurrentiel passe par l’abandon du modèle « profession libérale » au profit d’une approche beaucoup plus entrepreneuriale. Certaines dépenses, jusqu’ici réalisées a minima, prennent alors des allures de catalyseurs, et deviennent des investissements à part entière :

• La Qualité de Vie au Travail (QVT) : utile pour recruter et surtout retenir les collaborateurs, elle concerne bien sûr l’ergonomie du poste de travail (sécurité, confort, praticité), mais aussi l’ambiance du bureau ! Contrairement aux idées reçues, elle n’est pas réservée aux grandes entreprises. À la clé : 3 fois moins d’absentéisme et 30 % de rentabilité en plus !
• Le numérique : rien de pire qu’un méli-mélo de logiciels périmés qui mettent non seulement les nerfs des comptables à vifs (comme ceux des clients), mais plombent surtout la productivité du cabinet. Investissez dans une plateforme conforme à l’état de l’art numérique, et surtout évolutive.
• La communication : déjà plus d’une décennie depuis l’assouplissement des règles sur la communication des cabinets ! Une présence minimale sur les espaces digitaux (réseaux sociaux, web…) s’avère aujourd’hui indispensable pour recruter (et nourrir sa marque employeur), conquérir de nouveaux clients afin de compenser la baisse de la fidélité client (le churn), et même pour la valorisation du cabinet (la notoriété numérique étant facilement mesurable et valorisable).

5/. Secteur d’activité, marché, expertise technique… spécialiser le cabinet

Si le sujet fait débat au sein des instances de l’expertise comptable. Certains considèrent que dans un monde digitalisé, l’expertise l’emportera tôt ou tard sur la proximité géographique. Une étude réalisée par l’agence de communication 623 Incom (spécialisée dans l’expertise comptable) a d’ailleurs dénombré que 37 % des cabinets faisaient mention d’une spécialité sur leur site web. Qu’elle soit sectorielle (pharmacie, CHR, artisanat, bâtiment…), de marché (associations, PL, franchise…), ou encore technique (social, fiscal, gestion de patrimoine, immobilier…), la spécialisation permet non seulement de créer des cercles vertueux de rentabilité (ROI sur les outils et la formation) mais encore de préserver les tarifs grâce au conseil. Avant de se lancer dans cette démarche potentiellement gourmande en énergie et en investissement, 623 Incom propose une formation : « Concevez, mettez en œuvre et réussissez votre démarche sectorielle ».