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4 applications pour mieux tirer parti des données

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Expertise Comptable

05 février 2024

Les multiples données dont disposent les cabinets d’expertise comptable ne sont pas toujours bien valorisées, faute de temps ou de compétences technologiques. Elles constituent pourtant une source inépuisable d’utilisations pour gagner en productivité, fluidifier un process, accélérer une décision ou améliorer l’expérience client. Quatre exemples de solutions développées par un partenaire de Cegid.

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Optimiser la gestion des données

De quoi rêvent les experts-comptables ? En voici quatre exemples :

  • Et si les écritures de paie pouvaient s’intégrer automatiquement dans mon outil comptable ?
  • Et si j’oubliais les fiches navettes pour un pilotage moderne de la révision ?
  • Et si je pouvais automatiser la création de portails collaboratifs clients ?
  • Et si je pouvais proposer à mes clients un tableau de bord visuel, qui leur offre la possibilité de descendre dans les comptes jusqu’à la facture ?

Des souhaits de nature et de portée bien différents, que l’on peut concrétiser à travers de modules développés autour des technologies Microsoft et des outils métier Cegid. C’est ce que propose Bicome Consulting, un partenaire de Cegid, qui accompagne les experts-comptables dans la digitalisation de leurs processus et a récemment participé à un webinar dédié à l’usage des données. Voici quatre de ces applications, dont l’utilisation ne nécessite pas de connaissances informatiques et la mise en place est rapide.

Exporter automatiquement les écritures de paie vers Cegid Loop, Quadra ou Expert

En matière de gestion de la paie, de nombreux cabinets d’expertise comptable utilisent aujourd’hui la solution Silae. « Mais cet outil est relativement fermé ; il faut pourtant transférer les écritures de paie en comptabilité, par exemple vers Cegid, chaque mois et pour tous les dossiers. Nous avons créé un lien automatique entre les deux, de sorte qu’il n’y a plus d’opérations manuelles », grâce à un workflow d’automatisation du transfert des écritures de Silae vers l’outil de production Cegid, détaille Mélanie Lemoine, directrice associée de Bicome Consulting.

Selon elle, un processus manuel d’exportation (de Silae) /importation (vers Cegid Quadra, Expert et Loop) exige environ 35 heures de travail par mois pour 300 dossiers. La valeur générée par le workflow d’automation est vite calculée.

  • Bénéfice clé : gain de productivité

Piloter la révision avec Cegid Quadra

Tous les experts-comptables connaissent les fiches navette (ou les feuilles Excel) qui passent de main en main. Si le module révision de Cegid Loop permet d’envisager un mode de fonctionnement différent, avec d’autres logiciels « il manque un outil pour piloter l’avancement de la révision des bilans, souligne Mélanie Lemoine. Il s’agit d’une mission à multiples tâches, réalisées par une diversité de collaborateurs ; préparation, supervision, prise de rendez-vous, déclarations… autant de facteurs qu’il faut multiplier par le nombre de clients ».

Utilisée avec Cegid Quadra, la solution Reviz permet de piloter en temps réel la révision, d’identifier à quelle étape se situe chaque dossier, et d’analyser les retards. Le parcours est personnalisable en fonction de l’organisation du cabinet et de la nomenclature des dossiers clients. Il est également possible de rechercher un dossier par date de clôture, code, nom, type de société et acteurs concernés.

Cette application repose sur un système de cartes, avec une définition des rôles de chaque intervenant dans le processus de révision et de clôture. « Chacune des cartes correspond à une situation à réaliser et se génère automatiquement en fonction de la date de clôture des dossiers. Les collaborateurs du cabinet ne se posent plus la question de savoir si une étape a été oubliée », explique Mélanie Lemoine. L’utilisateur fait avancer ses cartes à chaque étape et prévient le destinataire de ces dernières par notification automatique de Microsoft Teams.

  • Bénéfice clé : le pilotage précis de la révision sans changer d’outil métier

Automatiser la création de portails clients collaboratifs

Très nombreux sont les cabinets qui utilisent aujourd’hui les solutions Microsoft, et Teams s‘impose rapidement comme l’outil collaboratif standard – Cegid Loop y est même nativement intégré. L’usage du collaboratif apporte une nouvelle dimension à la relation client et permet d’approcher le temps réel. Mais au moment de la migration, et plus tard à l’arrivée d’un nouveau client, il faut suivre une procédure d’ouverture de compte pour doter chacun de son portail.

« Les cabinets d’expertise comptable ont une longue liste de clients, il faut industrialiser ce processus », souligne Mélanie Lemoine. L’utilitaire Babett Teams permet d’automatiser la création d’équipes Microsoft Teams à partir de la liste des dossiers du cabinet issues de la gestion interne, avec la bonne arborescence et les droits d’accès associés, selon un modèle librement paramétrable. A la clé, la mise en place d’un portail clients personnalisé, aux nombreuses fonctionnalités (recherche, consultation, suivi des modifications, etc.).

  • Bénéfice-clé : la mise en œuvre immédiate du mode collaboratif

Visualisation avancée des données : tableaux de bord interactifs pour les experts-comptables

L’application Reporting Comptable est un outil de visualisation de données financières avec une navigation fluide et dynamique, résume Mélanie Lemoine. A travers cette visualisation, l’utilisateur accède aux indicateurs clés et financiers de l’entreprise via différents axes d’analyse : évolution temporelle, comparaison vs. N-1 ou vs. budget, zoom par axe analytique ou par société.

Les informations traitées (issues notamment de Cegid Quadra, Expert ou Loop) regroupent les données comptables de format FEC ou Grand Livre, les éléments budgétaires et les retraitements extracomptables. À partir de cette matière première, l’utilisateur peut, par exemple, visualiser les soldes intermédiaires de gestion, les flux de trésorerie, les évolutions de chiffre d’affaires, de la rentabilité et de la trésorerie, la balance clients et fournisseurs, les emprunts, l’évolution de la masse salariale… Avec un avantage certain : la possibilité de « rentrer » dans la donnée. Le client peut ainsi zoomer depuis la vision consolidée jusqu’au détail des factures. Et trouver la réponse à sa question sans intervention d’un collaborateur !

  • Bénéfice-clé : le service rendu

Lire aussi : La data, une réalité qui s’impose dans les cabinets

Comment construire et valoriser son patrimoine de données ?

Enjeux, conditions d’exploitation de la donnée, prérequis techniques, les facteurs clés de succès… et les pièges à éviter.

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