4 conseils à prendre en compte avant d’adopter une solution de gestion de parc automobile

Mais par où commencer ? Si vous êtes en charge de la flotte automobile de votre société, sachez qu’il est préférable d’effectuer un travail interne en amont avant de consulter l’offre du marché. Ce n’est pas un prérequis mais cela permet d’assurer la bonne réussite du projet et sa rapidité de mise en place. Entretien avec Louis Ravel, Business Developer Cegid Notilus.

Bien évaluer ses besoins

Avant de vous lancer dans une consultation de l’offre du marché, il est important d’évaluer vos besoins. La plupart du temps, il y a un besoin d’analyse, d’avoir un outil pour faire parler la donnée, d’indiquer, d’alerter, de contrôler ses conducteurs, ou encore plus globalement de réduire ses coûts et d’optimiser sa gestion, ses process.

Quelles sont les problématiques rencontrées par les équipes ? Le besoin de centralisation est le plus fréquent.

« C’est souvent que les entreprises gèrent leur flotte avec Excel. Il n’est pas rare qu’un client utilise plus de 10 fichiers pour gérer sa flotte de 300 ou 400 véhicules. Dans certaines situations, Excel peut faire l’affaire. Mais qu’advient-il lorsque les collaborateurs sont absents ? Il est parfois impossible de trouver l’information. » déclare Louis.

Un logiciel de gestion du parc automobile va centraliser toute cette information, l’homogénéiser et surtout la rendre accessible et compréhensible par tous.

Identifier qui gravite autour de son parc automobile

Il faut identifier les services concernés, les besoins métier de chacun et les liens entre services ! Évidemment un projet inclura forcément le gestionnaire de parc mais il y a tant d’autres services à prendre en considération. Quels sont les besoins du service ressources humaines, du service comptable, du directeur administratif et financier, d’un directeur achats, d’un responsable des moyens généraux ou encore d’un responsable technique ? La gestion d’un parc automobile, c’est avant tout une équipe et différents métiers à évaluer avec leurs propres problématiques. Il faut prendre en compte les problèmes de chacun, les points de friction. Il faut aussi analyser le besoin opérationnel, sans oublier le besoin d’analyse ou de reporting !

« On le voit au quotidien, les projets qui sont réussis rapidement et qui apportent une vraie valeur ajoutée sont toujours ceux pour lesquels les entreprises ont pris le temps de faire ce travail d’identification en amont. »

Avoir une cartographie de ses véhicules et de ses fournisseurs

Toujours dans l’optique d’évaluer ses besoins, il est nécessaire de faire un état des lieux de ses véhicules et différents prestataires. Il y a plusieurs questions à se poser, comme par exemple :

• Combien avez-vous de véhicules en parc ?
• Sont-ils loués ou en acquisition ?
• Combien de véhicules renouvelez-vous par an ?
• Votre nombre de véhicule en parc a-t-il évolué ces dernières années ?
• Comment procédez-vous pour les relevés de compteur ou lors de la réception d’une amende ?

Egalement, les prestataires peuvent être nombreux et propres à chacun. Voici quelques exemples :

• Pétroliers
• Autoroutiers
• Pneumaticiens
• Entretiens
• Loueurs
• Constructeurs
• Centres de contrôles techniques
• Etat

Il est important de faire une analyse de ses différents fournisseurs (peut-être sous la forme d’un mapping) et d’identifier quels sont les besoins propres à chacun.

Réaliser une note de cadrage, un cahier des charges

C’est seulement lorsque les différents points cités précédemment ont été pris en compte que la consultation des différents acteurs du marché peut être effectuée. Certains de nos clients ont effectué ce travail avant de nous contacter (ce n’est pas une obligation !).

D’autres vont encore plus loin. Il y a peu nous avons été surpris par un nouveau client, dont la cheffe de projet a réalisé un travail remarquable et très complet :

« Le dossier d’une vingtaine de pages a été réalisé par une équipe projet de trois collaborateurs. Diagramme de Gantt, regroupement des besoins, des objectifs, recherche des fonctionnalités possibles et priorisations de ces dernières, niveau de maturité de l’entreprise ou encore un test des différentes solutions de gestion de parc. »

Bien évidemment un tel travail n’est pas un prérequis mais il facilite grandement la rapidité de mise en place du projet, la bonne compréhension et l’alignement des différentes parties prenantes. Dans tous les cas, lors de la mise en production d’une solution de gestion de parc, les informations suivantes seront requises :

• L’état du parc
• L’organigramme de l’entreprise, des services et sous-services
• Les fichiers RH

Certaines solutions comme Cegid Notilus peuvent aller plus loin (selon vos besoins) et nécessitent alors :

• D’intégrer la donnée fournisseur (toujours pour centraliser l’information)
• De charger la structure comptable