3 raisons pour franchir le cap et opter pour un logiciel de gestion de parc

Au gré des rencontres et des démonstrations que nous effectuons chaque jour auprès de gestionnaires de flotte automobile en entreprise, nous pouvons dire qu’il y a trois raisons principales qui remontent souvent et qui motivent l’acquisition d’un logiciel de gestion de parc automobile :

• La première raison est le besoin de centralisation de l’information. Aujourd’hui les gestionnaires de parcs ont généralement un ou plusieurs fichiers Excel de gestion. Le besoin est donc d’uniformiser, de centraliser la donnée.
• La seconde est le besoin d’optimisation et de pilotage de parc. Ce besoin est d’autant plus vital lorsqu’il y a différents interlocuteurs qui gèrent les véhicules. Piloter ses véhicules est forcément plus simple avec une solution qu’avec un ou plusieurs fichiers Excel. La gestion des agences, des différentes sociétés ou services d’une entreprise est très compliqué à tenir avec des fichiers. Une solution permettra entre autres de réaliser des dashboard, de suivre facilement ses conducteurs et les affectations de ses véhicules.
• La dernière est le besoin d’analyse. Analyser ses coûts, analyser les anomalies, détecter des erreurs, etc., le tout afin bien sûr, d’optimiser sa flotte automobile.

Le besoin de centraliser ses données

Pour standardiser les process de tout le monde, il faut travailler sur un même socle. Finis les dossiers partagés, on travaille tous sur un seul et même outil. Cette mission peut être potentiellement accomplie grâce à l’intégration automatique des données fournisseurs : laquelle permettra d’intégrer toutes les factures de ses différents prestataires : loueurs, pétroliers, autoroutiers, pneumaticiens, etc.

Une fois que la donnée est centralisée, le gestionnaire de flotte va bénéficier d’indicateurs. Des indicateurs de suivi de son parc, de son coût global de détention (TCO), des alertes de renouvellement de voitures, des notifications en cas d’amendes et de conducteurs à désigner, etc.

Optimiser son parc, en instaurant un cadre et des procédures

Toujours dans une optique d’optimisation, le gestionnaire de parc automobile va pouvoir mettre en place des procédures de travail.

• C’est par exemple le cas avec l’application conducteur Cegid Notilus (disponible sur iOS et Android). L’objectif est de fédérer et d’améliorer la relation entre le gestionnaire de parc et le conducteur. Que faire en cas d’accident ou en cas de crevaison ? Le conducteur est accompagné, guidé, il va pouvoir recevoir des notifications directement sur son smartphone. Le gestionnaire de parc va créer une vraie relation avec ses conducteurs, il va pouvoir lancer des campagnes et les solliciter pour leur demander : une attestation de permis de conduire, de relever leurs kilométrages ou encore d’effectuer un rapport d’état des lieux de leurs véhicules. Cela lui permettra par exemple de réduire ses frais en fin de contrat de location.

L’étape d’analyse des données

Avec une donnée centralisée, le gestionnaire de parc va pouvoir rentrer dans l’analyse :

• Pourquoi y a-t-il eu une prise de carburant diesel sur un véhicule essence ?
• Pourquoi une voiture avec 50L de capacité à des pleins de 72 litres ?
• Pourquoi y a-t-il plusieurs prises de carburants par jour ?

On va pouvoir analyser, trouver des incohérences, les traiter et donc optimiser son parc. L’analyse de certains indicateurs sera intéressante afin de mettre en place des systèmes de management. L’analyse de consommation de carburant (via ses cartes carburants ou pas), sinistres, ou encore des pneumatiques, va permettre de vite isoler les conducteurs, détecter des services ou des collaborateurs qui sont en souffrances. Ces indicateurs vous permettront de mettre en place des actions, formations en eco-conduite, etc.

Un seul outil pour satisfaire tous les services de l’entreprise

Un gestionnaire de parc va être à la croisée des chemins entre les interlocuteurs externes, qui sont les différents fournisseurs (loueurs, pétroliers, etc.) et les interlocuteurs internes. Au sein de son entreprise, il aura une relation avec les conducteurs et avec les différentes directions de la société : achats, moyens généraux, financières, ressources humaines, etc.

Tous ces services ont des besoins différents :

• Les ressources humaines vont avoir besoin de certaines informations pour les avantages en nature par exemple
• Le DAF et les fonctions financières vont vouloir piloter les différents coûts, avoir accès à la partie comptable afin de contrôler les factures ou encore les valider
• Les services achats ou moyens généraux vont avoir un objectif de suivi des performances d’achats, de suivi des coûts, il va falloir les nourrir en reporting

Le gestionnaire de parc va pouvoir partager toutes ces infos plus facilement grâce à un outil unique plutôt qu’avec différents fichiers Excel.

D’autres leviers d’optimisation de parc sont possibles : TVS, RSE et Car Policy

Un logiciel de gestion de parc automobile va être mis à jour en fonction de la réglementation, par exemple pour le calcul de la TVS, le calcul sera automatisé avec la loi de finance en cours.

Il y a aussi des sujets autour de la RSE : il est possible de sortir différents statistiques sur le nombre de sinistres, une analyse carbone, etc.

Une autre alternative pour le gestionnaire de parc est de créer ce qu’on appelle une Car Policy, un cadre pour les véhicules de sa flotte. Avec des outils comme Cegid Notilus, le gestionnaire de parc va pouvoir accéder à un catalogue complet et créer sa liste selon différents critères tels que les loyers moyens par marque, ou par modèle. Des véhicules spécifiques pourront être attribués selon le profil des collaborateurs. L’outil permet même d’aller jusqu’à la demande de devis auprès de ses différents prestataires afin de comparer les tarifs des véhicules sélectionnés. Finalement, le directeur administratif et financier y trouvera également un avantage car il va pouvoir maîtriser ses coûts.

Centraliser ses informations afin d’optimiser et de mieux piloter son parc, de pouvoir analyser ses différents coûts. Relever automatiquement les compteurs kilométriques de ses véhicules, importer ses factures, détecter les anomalies. Automatiser les différents calculs, améliorer sa politique RSE ou encore mettre en place une Car Policy, vous avez maintenant toutes les cartes en main et 3 bonnes raisons pour franchir le cap et opter pour un vrai logiciel de gestion de parc !