3 innovations qui changent la vie des DAF

1. L’assurance santé individuelle et en ligne

La gestion des couvertures complémentaires santé et prévoyance est une tâche complexe et souvent ingrate. La fonction d’intermédiaire des responsables administratifs a une valeur ajoutée relativement faible et est peu lisible pour les salariés. C’est pourquoi des complémentaires santé bien inspirées proposent de la réduire au minimum en digitalisant et en individualisant leurs services.

Comment ça marche ?

Les DAF inscrivent leur entreprise puis laissent les salariés gérer leurs remboursements via un espace personnel numérique. L’établissement des documents légaux et la communication auprès des collaborateurs sont entièrement externalisés et numérisés.

En relation directe avec les comptables, ces applications fournissent chaque mois les informations nécessaires à l’établissement de la paie. Pour le DAF, c’est un gain de temps considérable tandis que, pour les salariés, le tableau de bord personnel apporte clarté, transparence et autonomie.

2. Les tickets-restaurants numériques

Le système des tickets-restaurants est une étrangeté administrative française. Encombrants et facilement perdus, ils mènent à des systèmes d’avoirs ou de monnaie non rendue et à une relative incertitude sur la possibilité de leur utilisation dans chaque point de vente. C’est dire si leur transformation numérique était attendue.

Le concept est simple : les tickets sont remplacés par une carte de paiement Mastercard dédiée, associée à une application indiquant le crédit disponible et l’historique des dépenses.

Encombrement minimum pour une efficacité maximum

• Un système qui permet leur usage dans tous les points de vente équipés de terminaux de paiement par carte bleue mais aussi pour de nombreux services en ligne.
• L’encombrement et les risques de perte sont drastiquement réduits et les problèmes d’avoirs et de monnaie entièrement supprimés.
• Le crédit disponible à la fin d’un mois est conservé le mois suivant, mais la limite de validité annuelle reste d’actualité de même que la limite légale de 19€ dépensés par jour.

Du point de vue des DAF, le problème logistique de la gestion des carnets disparaît tout simplement, ils perdent donc moins de temps et fournissent pourtant un meilleur service aux salariés !

3. La gestion automatisée des notes de frais

La gestion des notes de frais compte parmi les tâches les plus minutieuses et les plus fastidieuses des équipes comptables. Des justificatifs papiers toujours plus divers doivent être traités et archivés. Pour simplifier ce processus, des applications mobilisent les découvertes les récentes en matière de reconnaissance visuelle et automatisent le traitement de toutes les données relatives aux dépenses professionnelles.

Une simple photo prise par le salarié permet au logiciel d’extraire toutes les données pertinentes du justificatif de dépenses, de les transférer automatiquement au service comptable via une plate-forme cloud et de les archiver numériquement. Un progrès rendu possible par des évolutions réglementaires favorables, parmi lesquelles l’arrêté du 22 mars 2017 qui a ouvert la voie à l’archivage à valeur probante de factures numérisées. En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, l’entreprise est non seulement couverte légalement mais aussi mieux préparée grâce à un archivage optimisé.

En facilitant le traitement d’une tâche comptable en même temps qu’elles facilitent le quotidien de tous les salariés amenés à établir des notes de frais, ces applications sont emblématiques d’une transformation numérique réussie et utile à tous.