Onboarding RH : quand un recrutement réussi se joue avant le premier jour dans l’entreprise

Onboarding : une période décisive

• 4 % des collaborateurs quittent leur poste après une première journée qu’ils considèrent comme désastreuse ^[1];
• 36,1 % des CDI sont rompus au cours de la première année. Une part qui s’élève à plus de 45 % chez les salariés de moins de 24 ans ^[1].
• Un recrutement raté coûterait au minimum 50 000 euros ^[2].

Ces chiffres bien connus des recruteurs ont conduit les entreprises à repenser, voire à mettre en place, des démarches d’onboarding, c’est-à-dire à construire une politique d’intégration des nouveaux collaborateurs pour améliorer leur taux de rétention. Plus de la moitié des organisations ont d’ailleurs franchi le pas, prenant conscience qu’un recrutement réussi se joue en amont du premier jour du nouveau recruté dans l’entreprise.

Pourquoi ? Parce que contrairement aux idées reçues, la période de l’onboarding court en réalité du premier contact du candidat avec l’entreprise – généralement via le site carrière et/ou l’offre d’emploi -, jusqu’au premier anniversaire de la prise de poste. Ce processus se révèle long et ne se limite pas à la remise du livret d’accueil le jour J. La réussite de l’onboarding repose sur un mot-clé : cohérence.

Le reflet d’une marque employeur cohérente

Pour embarquer un talent, lui donner envie de déposer sa candidature, l’entreprise l’attire en détaillant les missions proposées, mais aussi en partageant ses valeurs, son identité, son ADN. Un ensemble d’éléments, qui constituent la marque employeur, ont pour objectif de convaincre le talent adéquat qu’il aurait toute sa place dans l’organisation. Ses compétences, savoir-être et savoir-faire, matchant avec les besoins exprimés et la culture de l’entreprise.

A chaque point de contact, le talent doit être en mesure de vérifier que la bienveillance, le « care », l’approche humaine, etc., vantés par exemple en prélude, sont bel et bien une réalité au sein de l’entreprise. Il paraît essentiel de fluidifier la communication entre le candidat et l’entreprise dès le départ. En déposant sa candidature, le talent reçoit-il un accusé-réception ? Le message est-il personnalisé ? Qu’est-il prévu lorsque le candidat n’est pas retenu ? Le talent reçoit-il un email de bienvenue lorsqu’il accepte l’offre proposée ? Devenu fraîchement collaborateur, a-t-il accès à son planning comprenant des dates clés, à l’image de son entretien d’étonnement avec son N+1 ? Ou via une plateforme dédiée, peut-il découvrir un organigramme de l’organisation, une vidéo corporate, un livret d’accueil ou encore des modules de formation pour mieux connaître l’entreprise, ses services et/ou ses produits ?

Un collaborateur dont le nom n’a pas été communiqué à l’accueil, qui déjeune seul son premier jour voire même la première semaine ou dont les accès ne sont pas prêts au moment de son intégration, peut s’interroger sur la suite de son parcours et commencer à douter.

Vers une vision globale de l’onboarding pour une fonction RH agile

Comment la marque employeur peut-elle prendre vie au travers du processus d’onboarding ? La dématérialisation du processus participe à répondre à cet enjeu. En effet, elle permet de simplifier et d’améliorer la communication entre candidats et recruteurs. La fonction RH peut piloter cette étape à partir d’un tableau de bord et offrir une expérience optimisée aux candidats, tout en étant elle-même soulagée de la gestion administrative des arrivées.

Et pour cause, habituellement, la collecte et le traitement des données personnelles et professionnelles des onboardés se révèlent des tâches chronophages pour la fonction RH. Une solution dédiée permet alors de gérer plus efficacement les formulaires des nouveaux embauchés, d’éviter les erreurs par la répétition des saisies d’information, d’assurer le suivi des intégrations, de mesurer l’engagement, mais aussi d’améliorer le processus grâce à l’analytics et aux reportings. La dématérialisation donne ainsi aux professionnels RH une vision globale du processus d’intégration et l’opportunité de gagner en agilité.

Un recrutement réussi se joue bien avant le premier jour du nouveau recruté dans l’entreprise, car l’organisation doit s’assurer que sa marque employeur correspond à la réalité vécue par les collaborateurs et que les processus RH reflètent bien les promesses et les valeurs véhiculées. La dématérialisation de l’onboarding concourt à cette recherche de cohérence et donne à la fonction RH les moyens de piloter ce processus RH stratégique pour le développement de l’entreprise.

^[1]Intégrer les nouvelles pratiques en recrutement et sourcing – Etude APEC Sourcing cadres, édition 2017

^[2]Etude Mozart Consulting, 2016