Digitalisation RH et utilisation d’outils numériques : la confiance n’empêche pas le contrôle !

Utilisation accrue des outils numériques : quelles sont les craintes de l’entreprise ?

Mail, sms, messagerie instantanée (interne ou externe à l’entreprise), visioconférence… alors que le digital ne cesse de se démocratiser, les collaborateurs ont recours à une multitude d’outils pour travailler et communiquer. En 2018, 43% des salariés^[1] et 55% des cadres¹ utilisent les outils numériques plus de 6h par jour dans leur journée de travail.

Se pose la question du management de ces collaborateurs de plus en plus connectés. Quelles peuvent être les craintes de la société ?

• La fuite d’informations sensibles: qui dit augmentation du nombre d’outils digitaux dit nécessaire maîtrise de la diffusion des données.
• L’impossibilité de « contrôler » le travail : les missions avancent-elles comme elles le devraient ? Les salariés rencontrent-ils des difficultés ?
• La peur de la procrastination: dossiers rendus en retard, déconcentration, etc.

Omniprésence du contrôle : des conséquences pour les salariés… et la société !

La multiplication des outils numériques permettrait aisément aux managers de surveiller les moindres faits et gestes de leurs équipes. Cependant, un contrôle accru qui peut aller jusqu’au flicage des collaborateurs peut avoir de lourdes conséquences, aussi bien du côté de l’employeur que du côté du salarié.

D’une part, des collaborateurs qui se sentent trop surveillés peuvent se sentir frustrés dans leur travail : manque d’autonomie, baisse de motivation, effondrement de l’implication au sein de la vie de l’entreprise, installation d’un climat délétère, peur de prendre des initiatives… voire une volonté de quitter la société et de démissionner.

D’autre part, l’entreprise verra sa productivité diminuer et son image de marque s’altérer. Cela peut avoir des conséquences sur la vente de ses produits et de service, et sur le recrutement. Les talents privilégieront des employeurs qui ont une bonne réputation !

Comment trouver un juste équilibre entre confiance et contrôle ?

La confiance est essentielle au bon déroulement de la digitalisation d’une entreprise. Mais en aucun cas elle n’empêche le contrôle ! Quelles mesures mettre en place pour lever les blocages et éviter un surveillance

Se protéger des risques liés aux outils numériques 

• Se prémunir des attaques informatiques.
• Protéger l’accès aux services de l’entreprise, notamment grâce à une authentification à double facteur.
• Sensibiliser les collaborateurs face aux risques : choisir de mots de passe complexes, réagir en cas de piratage informatique, éviter de rester connecté sur un outil numérique qui n’est pas le sien, savoir reconnaître des tentatives d’hameçonnage, etc.

Superviser le travail… à bon escient !

Qui dit confiance accordée aux collaborateurs ne dit pas pour autant laxisme en matière de contrôle du travail. Les managers et les services RH ont un rôle clé à jouer :

• En cas de télétravail, mettre en place des « temps libres » ou des « temps de pause » dans la journée, durant lesquels il est interdit de surveiller le travail réalisé par les salariés.
• Proposer l’utilisation d’un réseau social d’entreprise pour développer un esprit de solidarité entre les collaborateurs et renforcer la confiance.
• Privilégier l’accompagnement à la défiance. Des méthodes telles que l’utilisation d’outils de surveillance du travail des salariés peuvent encourager le doute et la suspicion. Or, l’objectif est de permettre aux collaborateurs de travailler dans de bonnes conditions : des feedbacks réguliers sur le déroulement des missions et des discussions sur l’organisation du travail sont les bienvenues.
• Utiliser les bons outils numériques : vérification du temps passé sur les réseaux sociaux, enregistrement de frappe, capture d’écran à distance, vérification du nombre de mails envoyés… autant de fonctionnalités de « traçage » qui vont à l’encontre du respect de la vie privée des salariés.

Au contraire, le recours aux outils suivants permet de suivre le travail de façon efficace et raisonnée :

• Slack, pour travailler en équipe et visualiser l’évolution des projets.
• Trello, pour suivre l’avancée des tâches et des projets, définir l’ordre de priorité des missions, etc.
• Asana, pour permettre aux équipes de rester concentrées sur leurs tâches au quotidien.
• Azendoo, pour définir les responsabilités, suivre le travail en cours, analyser le travail d’équipe.

[1] Enquête « L’impact des outils numériques professionnels sur les salariés » – 2018 – Cabinet ELEAS (cabinet spécialisé dans la qualité de vie au travail et la prévention des risques psychosociaux)