Onboarding nieuwe medewerkers in 5 praktische stappen

Inhoudsopgave:

• Wat is onboarding?
• Waarom is onboarding belangrijk?
• Drie veelvoorkomende mythes over onboarding ontkracht
• Succesvol onboarden: een stappenplan
• Voorbeeld: onboarding bij Buffer

Wat is de betekenis van onboarding precies?

Er zijn allerlei ingewikkelde definities te vinden voor de term onboarding, maar wij houden het liever simpel. Wat ons betreft kun je het onboardingproces het beste zien als de wittebroodsweken van de kersverse medewerker en diens nieuwe werkgever. Het is de periode waarin een organisatie en een werknemer een respectvolle en duurzame relatie met elkaar opbouwen. 

In principe zijn de fundamenten voor die relatie al gelegd tijdens het sollicitatieproces, waarbij een kandidaat als het goed is een onvergetelijke candidate experience heeft gehad. Als je als bedrijf je employer branding goed op orde hebt, is die relatie zelfs al voor de sollicitatieprocedure begonnen, dus in de fase van talent recruitment en talent acquisition. 

Het doel van onboarding is tweeledig: 

• Snel aan de slag: enerzijds is het bedoeld om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zo snel mogelijk operationeel zijn, zodat ze effectief bijdragen aan de organisatie
• Positieve indruk: anderzijds – en dit wordt steeds belangrijker – geef je een nieuwe medewerker direct een duidelijk beeld over de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer en de bedrijfscultuur. En die eerste indruk doet ertoe, meer dan je denkt.

Waarom is onboarding belangrijk?

Diverse onderzoeken tonen aan dat het absoluut loont om te investeren in het onboarden van medewerkers: 

• Organisaties met sterke onboardingprocessen verhogen de retentie van nieuwe medewerkers met 82% en verbeteren de productiviteit met 70%.
• Bij medewerkers die deelnemen aan een gestructureerd inwerkprogramma is er 69% meer kans dat ze drie jaar later nog bij hetzelfde bedrijf werken
• Medewerkers voelen zich beduidend meer verbonden met een organisatie en hun nieuwe collega’s als ze effectieve onboarding ontvangen

Het is dus wel duidelijk: een goed begin is niet alleen het halve werk, maar zorgt ook voor tevreden en productieve medewerkers op de lange termijn.

Drie veelvoorkomende mythes over onboarding ontkracht

Hoewel de meeste HR-professionals het erover eens zijn dat een goede onboarding heel belangrijk is, blijkt uit de praktijk dat veel bedrijven hier nog een slag te maken hebben. Uit een recente enquête blijkt dat slechts de helft van de nieuwe medewerkers (52%) echt tevreden is over hoe ze worden ingewerkt. Zo’n 32% vindt het allemaal maar verwarrend en 22% ervaart het als ongeorganiseerd. Vooral voor mensen die op afstand werken is het helemaal een uitdaging, met 36% die het onboardingproces maar moeilijk te volgen vindt.

Hoe komt dat toch? Laten we eens kijken naar een aantal mythes die bestaan rondom het onboarden van nieuwe medewerkers en deze proberen te ontkrachten.

Mythe #1: Een goed onboardingproces is een ‘nice to have’ en geen noodzaak

Sommige bedrijven zien het onboarden van medewerkers als een ‘nice to have’. Ze snappen dat ze nieuwe mensen door dit proces heen moeten loodsen, maar als er geen tijd is of de aangewezen mensen het te druk hebben, dan is het vaak het eerste wat naar de achtergrond verschuift. 

Het klopt natuurlijk dat een goed onboardingproces energie en inzet vergt van bepaalde mensen in het team, maar dat maakt het geen optioneel extraatje. De tijd en toewijding die in een grondig inwerkproces worden gestoken, zullen zich namelijk op allerlei manieren uitbetalen: 

• Snellere inwerkperiode van de nieuwe medewerker: door een grondig inwerkproces worden nieuwe medewerkers efficiënter en sneller ingewerkt, waardoor ze eerder zelfstandig aan de slag kunnen in hun nieuwe rol
• Betere culturele integratie: een zorgvuldige onboarding helpt nieuwe medewerkers om de bedrijfscultuur en -normen beter te begrijpen en zich deze eigen te maken, wat leidt tot een naadloze integratie in het team en de organisatie
• Lager risico op vroegtijdig vertrek: wanneer medewerkers een positieve inwerkervaring hebben, zijn ze geneigd om meer betrokken te zijn, wat het risico op vroegtijdig vertrek aanzienlijk vermindert
• Verhoogde medewerkerstevredenheid: medewerkers die een zorgvuldige onboarding ervaren, voelen zich vaak meer gewaardeerd en tevreden in hun rol
• Verbeterde prestaties op de lange termijn: een goed inwerkproces legt de basis voor duurzaam succes en hogere productiviteit van de medewerker
• Sterkere teamdynamiek: een effectieve onboarding helpt nieuwe medewerkers om sneller deel uit te maken van het team, wat leidt tot een betere samenwerking en teamgeest

Mythe #2: Onboarding is alleen de taak van HR

Nog zo’n misvatting die vaak de kop opsteekt: onboarding is puur de verantwoordelijkheid van HR en de hiring manager. Hoewel deze twee partijen cruciaal zijn voor een succesvolle onboarding, zijn er allerlei andere mensen in het bedrijf die een rol moeten spelen. Onboarding van medewerkers is tenslotte meer dan alleen zorgen dat de regels worden nageleefd, dat het papierwerk klopt en dat mensen de weg weten te vinden op kantoor. Een goed uitgevoerde onboarding is een gezamenlijke, bedrijfsbrede inspanning waardoor nieuwe mensen zich welkom voelen en worden voorzien van de tools, informatie en het netwerk dat ze nodig hebben om een succesvolle start te maken. 

Een goed onboardingproces vereist dus input, tijd en energie van alle mensen en alle verschillende afdelingen die te maken gaan hebben met de nieuwe medewerker. Het verankeren van onboarding in de hele organisatiecultuur is de sleutel om dit te laten slagen. Zeker nu het zo lastig is om goed personeel te vinden.

Mythe #3: Onboarding begint op de eerste werkdag

Het is te gemakkelijk om te denken dat onboarding wel kan wachten tot de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Dat is een misvatting: onboarding begint al op het moment dat de functie is aanvaard door de kandidaat – als de inkt op het contract nog nat is bij wijze van spreken. De periode tussen de aanvaarding van de functie en de eerste werkdag noemen we ook wel ‘preboarding‘. 

Maar hoe kunnen nieuwe collega’s met onboarden starten als ze nog niet eens zijn begonnen met werken? Dat is niet heel ingewikkeld. Het begint al met een mailtje van de teamleider die de nieuwe medewerker welkom heet. Een HR-collega kan meer vertellen over de dresscode en verzekeringspolissen van tevoren opsturen, zodat nieuwe mensen alle tijd hebben om dat op hun gemak door te nemen. 

De preboardingfase is sinds 2020 nog belangrijker geworden, nu op afstand werken en hybride werkmodellen de norm zijn geworden. Daardoor zal het inwerken van nieuwe mensen niet persé op kantoor plaatsvinden, of face-to-face. Maar als je het inwerkproces ziet als een communicatieplan met verschillende fases, dat al begint op het moment dat de nieuwe medewerker de baan accepteert, heb je al een belangrijke stap gemaakt. 

Misschien vind je dit artikel ook interessant: De Employee Value Proposition (EVP): wat is het en waarom is het zo belangrijk?

Succesvol onboarden van medewerkers: een stappenplan

Laten we eens stilstaan bij de stappen die je kunt nemen om jullie inwerkproces te optimaliseren. Aangezien het onboarden van medewerkers geen kwestie van dagen of zelfs maar weken is, bespreken we hieronder vijf fasen, plus de acties die jullie kunnen ondernemen om het hele onboardingproces beter én leuker te maken. 

Stap 1: Preboarding

We hebben het fenomeen preboarding hiervoor al besproken, maar nog even als reminder: deze fase omvat de tijd vanaf het tekenen van het contract tot de eerste officiële werkdag. Een periode waarin de medewerker weliswaar nog niet is begonnen, maar wel zin heeft om aan de slag te gaan. Dat enthousiasme wil je vasthouden. Een paar tips: 

• Stuur alvast praktische informatie door over de functie en de organisatie. Denk daarbij aan een brochure, het personeelshandboek, het contract en eventuele andere juridische documenten en verzekeringen
• Stuur een welkomstvideo. Dit kan een leuke, interactieve manier zijn om op een informele manier informatie te delen en de gezichten van het team te laten zien
• Nodig de nieuwe medewerker uit voor teamuitjes of bedrijfsevenementen, mochten die georganiseerd worden. Het is een geweldige manier om iemand te helpen relaties op te bouwen met hun nieuwe collega’s, nog voor hun eerste dag. Het leukst is natuurlijk als die gelegenheden ‘live’ zijn, maar het kan eventueel ook online
• Vergeet in deze fase de praktische details niet. Plan een afspraak met IT voor de juiste hardware, software en inloggegevens, bereid een welkomstpakket voor en maak alvast een bureau vrij (mits ze op kantoor komen werken). Niets zo irritant als op je eerste werkdag geen werkplek te hebben, of een computer die niet werkt

Maak een 90-dagenplan: een document dat HR samen met de hiring manager opstelt om de verantwoordelijkheden van de nieuwe persoon, de prioriteiten voor de eerste 90 dagen en de verwachtingen te schetsen. Het is fijn om voor aanvang al te weten wat er van je verwacht wordt.

Stap 2: De eerste dag 

Bij een effectieve preboarding zal de nieuwe medewerker op de eerste werkdag al redelijk bekend zijn met de organisatie, begrijpen wat er van hen verwacht wordt en inzicht hebben in de prioriteiten voor de eerste weken. Maar dat wil niet zeggen dat de eerste dag minder belangrijk is. Dit kun je doen om er een succes van te maken: 

• Vier het! Bestel een taart of iets lekkers bij de lunch om die eerste dag met het hele team feestelijk in te luiden. Laat merken dat die nieuwe collega welkom is, en dat jullie je bewust zijn dat het best spannend is, zo’n eerste dag. Zelfs als iemand op afstand werkt, kun je er toch aandacht aan geven. Laat bijvoorbeeld een pakketje met goodies bezorgen en organiseer een videogesprek om het team samen te brengen
• Bespreek de agenda voor die dag. Maak de nieuwe persoon duidelijk wat de eerste dag zal inhouden
• Stel hen voor aan het team en hun nieuwe collega’s. Neem de tijd om één-op-één gesprekken te organiseren, zodat iedereen de nieuwe collega kan leren kennen en het duidelijk is wie welke rol heeft binnen het bedrijf
• Nogmaals, vergeet de praktische zaken niet. Zorg ervoor dat ze het WiFi-wachtwoord hebben, dat hun computer correct is ingesteld en dat ze alle nodige logins hebben. Maak een profielfoto en check of alle informatie voor het personeelsdossier compleet is

3. Stap 3: De eerste week

Maak van die eerste week een zinvolle, gerichte en leuke ervaring. Er zijn een paar extra dingen die je kunt doen: 

• Organiseer een teamlunch. Dit kan een goed vervolg zijn op de meet & greet van de eerste dag, en biedt ruimte voor een gesprek in een ontspannen omgeving. Samen eten verbindt en is goed voor je teambuilding. Kan het niet live, onderzoek dan welke virtuele opties er zijn om informeel samen te komen
• Ga door met de individuele gesprekjes met directe collega’s, zoals je die ook al op de eerste dag had ingepland. Het is essentieel dat nieuwe mensen zo snel mogelijk iedereen leren kennen
• Zorg ervoor dat er ten minste één eerste gesprek is geweest tussen de directe manager en het nieuwe teamlid. Indien nodig kun je er als HR-afdeling voor zorgen dat deze manager van tevoren alle relevante informatie heeft ontvangen over de nieuwe aanwinst. 
• Nog een paar praktische zaken die je hier niet mag missen: introduceer de nieuwkomer op jullie LinkedIn- bedrijfspagina en op jullie website.

4. Stap 4: De eerste 90 dagen

Na drie maanden is het een goed moment om een gesprek te plannen met de recent aangenomen collega. Niet alleen omdat dit vaak samenvalt met het einde van de proefperiode, maar ook omdat ze tegen die tijd vertrouwd zullen zijn met hun nieuwe functie. 

Plan een meeting in met de directe manager, met als doel het eerder genoemde 90-dagenplan door te nemen. Loopt alles volgens plan? Wat moet er nog veranderen? Gebruik dit document als springplank voor een discussie over mogelijk nieuwe prioriteiten, bespreek wat er verbeterd moet worden en wat de volgende stappen zijn. 

Dit is ook het moment voor HR om een gesprek te hebben met de nieuwe medewerker. Dat is vooral bedoeld om te zien hoe ze zich voelen, of ze feedback hebben op de functie of het bedrijf, en of er iets is waarmee je kunt helpen. 

5. Stap 5: Aan het einde van het eerste jaar

Natuurlijk hoeft het onboarden van medewerkers geen volledig jaar te duren, toch is raadzaam om pas na 12 maanden het onboardingproces officieel af te ronden. Houd een laatste ‘onboarding’ gesprek met de medewerker – eventueel in combinatie met het eerste jaarlijkse functioneringsgesprek – waarin je het volgende bespreekt: 

• De werkgerelateerde kant van de zaak: hoe presteert de nieuwe medewerker? 
• Hun toekomst bij het bedrijf: in deze fase kun je beginnen te praten over jullie L&D-programma, hen vragen naar hun voorkeuren en ambities op dit vlak, enz. 
• De evaluatie van hun onboarding: vraag hen nogmaals wat ze vonden van hun onboarding wat er volgens hen aan ontbrak. Vraag ook of ze suggesties hebben om jullie employee onboarding nog beter te maken.

Meer lezen: Download hier ons Ebook – De ultieme gids voor een succesvolle employee onboarding 

Case study: onboarding bij Buffer

Voor ons praktijkvoorbeeld kijken we naar een bedrijf dat hun onboarding van medewerkers op een innovatieve manier aanpakt, namelijk Buffer. Buffer is een SaaS-oplossing voor het beheer en de analyse van social media. Als bedrijf dat volledig remote werkt en actief is in vijftien verschillende landen, hebben ze onlangs de manier waarop ze nieuwe werknemers onboarden opnieuw uitgevonden. 

Voordat ze hun onboardingproces veranderden, had Buffer te maken met twee grote uitdagingen:

• Ten eerste zorgde het ’45-daagse bootcamp’-systeem dat ze gebruikten voor extra stress bij de nieuwkomers. Het stelde hen niet in staat om het beste uit zichzelf te halen, omdat het gevoel groeide dat je jezelf in de eerste 45 dagen echt moest ‘bewijzen’. Dat had zijn weerslag op de cultuur
• Ten tweede was de onboarding niet echt een gecentraliseerd proces. Afhankelijk van het team waarin je zat, of de manager die je had, kreeg je als nieuwkomer steeds een andere onboarding-ervaring

De oplossing

Om deze problemen op te lossen schrapten ze bij Buffer het ’45-daagse bootcamp’- systeem en brachten ze het hele onboardingsproces onder de vleugels van het gecentraliseerde HR-team. Vervolgens maakten ze een lijst met vragen over het onboardingsproces. Waar zouden nieuwe medewerkers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, vooral omdat ze allemaal op afstand werken? Hoe moeten de verwachtingen aan de nieuwe medewerker worden gecommuniceerd? En waar moeten gedeelde culturele normen worden gedocumenteerd?

Het HR-team van Buffer kwam in samenwerking met het leadershipteam met antwoorden op deze belangrijke vragen, en gaven die vervolgens door aan alle managers. Het gevolg? Iedereen op dezelfde golflengte.

Van daaruit voegde Buffer een aantal innovatieve elementen toe aan het onboardingproces.

Innovatieve elementen

Het eerste: een buddysysteem voor alle nieuwkomers in het team. Elke nieuwe persoon krijgt nu duidelijk te horen dat ze drie belangrijke aanspreekpunten hebben: hun hiring manager, een rolbuddy (om hen te helpen hun specifieke rol onder de knie te krijgen) en een cultuurbuddy (om hen te begeleiden op de reis binnen de bedrijfscultuur van Buffer).

Ten tweede zorgde Buffer ervoor dat er in hun onboardingsproces een nieuwe focus kwam te liggen op feedback. Daarbij wordt niet alleen feedback aan de nieuwe werknemer gegeven, maar zijn er regelmatige checkpoints waarbij Buffer zelf juist feedback krijgt. Zo organiseren ze een reeks vergaderingen na 30, 60 en 90 dagen en gebruiken ze de input van de nieuwe werknemer om te leren wat er in het inwerkproces kan worden verbeterd. Buffer hecht veel waarde aan ‘the beginners mind’ en gebruikt deze checkpoints om gebruik te maken van de unieke, externe perspectieven en denkwijzen die een nieuwe medewerker kan meebrengen.

We hadden het genoegen om Nicole Millar, Senior People Operations Manager bij Buffer, te interviewen voor seizoen 1 van de Ins & Outs of Work podcast. Als je meer wilt weten over de HR-aanpak van Buffer, en meer specifiek waarom ze besloten hebben om in 2020 over te stappen op een 4-daagse werkweek, luister dan hier naar die aflevering.

Voor meer boeiende inzichten van Buffer over hun HR-aanpak ga je naar hun Open Culture Blog.