Digitalización de la Nómina: retos y soluciones

1. ¿Cuándo necesito digitalizar la gestión de la nómina?
2. ¿Qué ventajas ofrece un software de nómina?
3. ¿Qué tiene que incluir una solución de nómina completa?
4. ¿Por qué es importante el tratamiento los datos?
5. ¿Cómo influye un software de nómina en la productividad?
6. ¿Cuáles son las últimas tendencias en gestión de nóminas?

La nómina es una de las áreas más críticas en las empresas.

Por un lado, supone el mayor desembolso mensual para la compañía y, por otro, un desajuste puede afectar directamente a un gran número de empleados.
Históricamente, los departamentos de Recursos Humanos y de Contabilidad o Finanzas han tenido la responsabilidad sobre la gestión de la nómina. Trabajando de forma coordinada, ambos se han hecho cargo de estas tareas administrativas que ocupaban gran parte de su tiempo, situación que se está revirtiendo desde hace años gracias a la tecnología. ¿Y cuál es la solución para agilizar este proceso? La respuesta está clara: digitalización.

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¿Cuándo necesito digitalizar la gestión de la nómina?

Antes de implantar una nueva tecnología es imprescindible identificar las necesidades a cubrir, para así optar por la opción adecuada. Por ello, la adquisición de un software de nómina tiene que partir de un análisis de los problemas que surgen en su cálculo y señalar cómo se pueden resolver. Entre las dificultades más comunes en las organizaciones, podemos encontrar:

Gestionar un gran volumen de datos

La falta de datos digitalizados puede convertirse en un gran obstáculo si se experimenta un rápido crecimiento dentro de la empresa. Solo con el aumento en el número de empleados se multiplican tareas relativas a cambios de salarios o cómputo de horas extra. Y mientras que a pequeña escala una hoja de cálculo puede ser la solución adecuada, con el volumen de datos que maneja una mediana o gran empresa no es una opción. No solo porque suponga una gran inversión de recursos en procesos administrativos, sino que también pueden producirse más errores en el cálculo al realizarse de forma manual.

Reducir los errores de cálculo

Como mencionábamos en el punto anterior, al realizar un gran número de procesos de forma manual, el porcentaje de errores es mayor, llegando a convertirse en un problema grave. Al tratar información sensible, un simple fallo de cálculo puede verse reflejado en la remuneración de uno o varios empleados, provocando desconfianza y haciendo necesaria una rectificación. Además, un error también tiene su repercusión en la partida presupuestaria dedicada a los salarios, por lo que un descuadre en la gestión de nómina puede afectar a otros departamentos. Hay que tener en cuenta también que, cuanto mayor sea el volumen de datos, más posibilidades hay de caer en imprecisiones.

Lidiar con la deslocalización

La globalización ha provocado que una misma empresa tenga sedes o empleados en distintos países. Las diferencias en legislación laboral o tributaria por zonas geográficas afectan directamente a la eficiencia en la gestión de la nómina y requieren una mayor especialización para las personas a cargo de procesarla. Por ello, han surgido distintos modelos de externalización (outsourcing, BPO…) que facilitan la adaptación de las organizaciones a las leyes locales. Otro de los problemas relacionados es que, al contar con diferentes proveedores según el país, la unificación de todos ellos puede ser compleja. Lo que es cierto en cualquier caso, se realice interna o externamente la gestión global de la nómina, es que la digitalización es imprescindible para mejorar la productividad especialmente en escenarios multinacionales.

¿Qué ventajas ofrece un software de nómina?

La gestión de la nómina de los empleados requiere un trabajo minucioso para evitar errores, pero es complicado mantener un gran volumen de datos de forma manual. Además, al tratarse de datos sensibles y de gran importancia, su adaptación a las nuevas tecnologías debe contar con todas las garantías de seguridad, lo que en muchas ocasiones puede ralentizar su avance técnico. Frente a la habitual hoja de cálculo han surgido herramientas que facilitan que cada empleado reciba, a final de mes, el salario correspondiente teniendo en cuenta todas las variables, retenciones, etc…

Durante años, los software de nómina han ampliado sus utilidades, pero los beneficios más importantes son:

Tratamiento automatizado

Las tareas reiterativas pasan a realizarse a través de procesos automáticos desde el mismo software. Establecidas unas reglas generales, el tratamiento de un gran volumen de datos es más ágil y minimiza los errores para reducir el tiempo invertido en la gestión de nómina y aumentar la productividad del equipo destinado a dicha tarea.

Trabajo en la nube

Una de las grandes posibilidades que puede ofrecer el software de nómina es trabajar en línea, lo que permite mayor accesibilidad al equipo de trabajo. Esto permite la interacción simultánea de varias personas, agilizando los procesos y solucionando el problema de deslocalización en las empresas. Al tener acceso a la información desde cualquier sede, la tarea se vuelve más dinámica que realizándose de forma local.

Seguridad garantizada

Trabajar sobre una hoja de cálculo puede dar lugar a problemas por pérdidas de documentos o errores informáticos, por lo que es importante hacerlo con una herramienta de gestión que ofrece medidas especiales de conservación y recuperación de información. Realizar copias automáticas de seguridad, tener mantenimiento online y poder administrar los accesos a la información son los principales valores de un software de nómina adecuado.

Integración global

La deslocalización es uno de los problemas más comunes en las grandes empresas, pero cada vez más también tienen la necesidad de aunar diversos servicios de externalización de nómina. Un software adecuado permite integrar diferentes soluciones externas (outsourcing) para gestionar toda la información desde una misma herramienta, facilitando el tratamiento de datos a gran escala y ofreciendo una visión global de forma eficaz. Pero también se caracteriza por ofrecer una solución integral de otros ámbitos de los Recursos Humanos como Core HR para contar con una base de datos unificada.

Actualización continua

Tanto a nivel legal como tecnológico, contar con un software de nómina en la nube que esté en continua evolución supone un gran avance respecto a las soluciones anteriores. Los cambios de leyes laborales o tributarias pueden afectar directamente a la productividad, por lo que es importante tener este aspecto automatizado. Siempre que el cambio se realice con los controles necesarios, los niveles de seguridad y protección de datos aumentarán con las sucesivas actualizaciones. Lo mismo ocurre a nivel funcional, pues el proveedor de software puede incluir mejoras operativas en el sistema para facilitar el trabajo a los responsables de la gestión de nómina.

¿Qué tiene que incluir una solución de nómina completa?

Un software de nómina eficiente tiene que ofrecer soluciones como las mencionadas en el apartado anterior, pero también tendrá que tener en cuenta aspectos concretos que faciliten el día a día a los profesionales encargados de su gestión. Para que la utilización de la herramienta sea efectiva, debe considerar:

Temporalidad del dato

Es un elemento imprescindible al tratarse de información variable según los periodos de tiempo, por lo que un dato siempre deberá ir fechado. De esta forma, se pueden obtener fácilmente análisis y conclusiones, pero también identificar cambios o errores concretos.

Flexibilidad

Una herramienta estática y cerrada es posible que no se adecúe correctamente a las necesidades de la empresa. Por ello es importante que el software tenga la posibilidad de adaptarse a cambios legales, situaciones extraordinarias o disposiciones concretas de cada organización, ofreciendo soluciones personalizadas.

Experiencia del usuario (UX)

El fin último de un software de nómina es facilitar su gestión, por lo que tiene que ser de uso sencillo. Si la herramienta no ayuda a agilizar los procesos debido a su complejidad, no está cumpliendo con su función y por tanto no aumentará la productividad como se buscaba al implementarla. La usabilidad no afecta únicamente al diseño del software, también es importante la forma de estructurar los módulos y acciones, o los recursos a disposición del gestor (plantillas, procesos masivos…).

Simulación de escenarios

Para conocer las consecuencias de un cambio concreto antes de realizarlo, la simulación de futuro es una de las utilidades más recurrentes. Este aspecto se incluye en los software de nómina para facilitar la planificación y la toma de decisiones, ofreciendo los datos que pueden esperarse ante cualquier supuesto.

¿Por qué es importante el tratamiento los datos?

Hablar de gestión de nómina es hacerlo de datos, pues son la base imprescindible. Gran parte de los avances técnicos relacionados con este campo están orientados a mejorar su tratamiento, pero también a garantizar su confidencialidad. Esto puede realizarse gracias al encriptado de información o accesos seguros a la herramienta, pero siempre manteniendo un estricto control sobre los datos almacenados. Al tratarse de información sensible como situación laboral, salario o datos bancarios, las precauciones deben ser extremas. Igual que las personas involucradas en su tratamiento deben asumir unas responsabilidades legales, el software debe contar con certificados de seguridad específicos. Además, es necesario poder realizar un control de accesos para conocer, en todo momento, qué empleados pueden acceder a la herramienta, consultar los datos o incluso modificarlos.

Una vez garantizada su seguridad, hay otro aspecto importante en el tratamiento de la información que incluimos en el software: su análisis. Teniendo digitalizados y recopilados todos los datos en una misma herramienta, será más sencillo identificar patrones o examinar determinados elementos. ¿Qué medidores pueden ser útiles en la gestión de nómina? Puedes consultar los principales KPIs de nómina y Recursos Humanos en nuestro blog. Y al hablar de análisis de datos, no podemos olvidar un futuro cada vez más cercano: la Inteligencia Artificial (IA). Como la gestión de la nómina está centrada en el tratamiento de grandes volúmenes de información, obtener patrones de comportamiento que puedan derivar en acciones automatizadas es cuestión de tiempo. Como ya ocurre con la robotización de tareas, estos avances tecnológicos deberán siempre estar asentados sobre una base sólida en la que los datos estén correctamente almacenados y clasificados.

¿Cómo influye un software de nómina en la productividad?

Para comenzar a medir la productividad de un software de nómina en la empresa, lo primero que hay que tener presente son las fases de adopción de una nueva tecnología como indicábamos en nuestro ebook: ¿Cuáles son los retos de RR. HH. para demostrar el ROI de su tecnología?. En él, prestamos especial atención a saber cuál es el momento idóneo para realizar la medición y poder obtener conclusiones. Pero también hacemos hincapié en redefinir los procesos internos para que el cambio no se base únicamente en la nueva herramienta.
Tras estas consideraciones previas, será más sencillo descubrir cómo ha afectado la implantación del nuevo software al departamento encargado de gestionar la nómina. Y más allá de justificar su adquisición, este proceso también es necesario para conocer cuál ha sido la reducción real de tiempo invertido en las tareas administrativas y, así, poder redistribuir el trabajo de una forma más eficiente para la compañía. Para facilitar este proceso, no dejes de utilizar nuestra plantilla de Balanza de Ahorro y Crecimiento: Cómo medir el ROI de la tecnología de RR. HH. (checklist + plantilla)

¿Cuáles son las últimas tendencias en gestión de nóminas?

La nómina es uno de los ámbitos más conservadores en la gestión de empresas, pero eso no está reñido con la innovación. Es posible que el proceso de adaptación a las tendencias sea más lento que en otros ámbitos empresariales, como ocurrió con el salto a la nube, pero no significa que no siga evolucionando continuamente. Las principales novedades en el sector de soluciones de nómina están orientadas a cubrir necesidades crecientes: gestión de procesos multinacionales, relación con nuevas tipologías de colaboradores, comunicación directa de información entre departamentos o unificación en el tratamiento de datos.

Esta última cobra especial relevancia porque el futuro de la gestión de nómina pasa por la Inteligencia Artificial y la Robotización, dos tecnologías basadas en grandes volúmenes de datos. Teniendo una estructura estable de almacenamiento y tratamiento de la información, encontrar patrones y programar acciones en bloque es el paso más natural. De esta forma, se pueden crear robots que calculen partidas y retenciones de los empleados, pero también que comuniquen estos datos a las administraciones pertinentes o incluso que realicen el pago a las personas correspondientes.
Al final, todas estas tendencias están orientadas a mejorar la productividad mediante la automatización de los procesos reiterativos más básicos de la gestión de nómina, que habitualmente también son los que más tiempo ocupan.

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