Transformación digital en las empresas

A Transformação Digital é uma mudança transversal a qualquer organização, mas deve ser divulgada pelos Recursos Humanos.

Você está pronto para a digitalização do talento?

baixe aqui nosso e-book

O que é transformação digital?

A transformação digital de uma organização é uma mudança contínua na qual todos os interveniente dentro da empresa devem estar envolvidos. E este processo é progressivo, uma vez que é difícil implementar a tecnologia mais avançada, que como veremos inclui Big Data ou robotização, sem primeiro começar com a digitalização dos dados ou a adaptação da cultura corporativa.

Mas o que é que a digitalização implica? Os processos de digitalização não significam necessariamente transformar digitalmente a empresa. Para compreender este conceito, é necessário ver a tecnologia como um meio e não como um fim. Assim, o sucesso será visto em aspectos tais como a melhoria dos processos, a transformação cultural da empresa, a redução substancial do tempo investido na concretização dos objetivos, etc. Por exemplo, a automatização das tarefas administrativas está ligada à tecnologia, mas é necessária uma mudança mais profunda para que esta ajude na concretização dos objetivos. A transformação digital deve, portanto, reunir:

  • Mudança de mentalidade: significa transformar a cultura para ser mais ágil e aberta à mudança, porque o primeiro passo da digitalização é mudar a forma como olhamos para as coisas.
  • Mudança de processos: um dos objetivos da transformação digital é o de aumentar a produtividade através de novos processos. É, portanto, muito importante procurar alternativas mais eficientes e automatizar tarefas repetitivas através da tecnologia.
  • Mudança na experiência: as duas transformações anteriores não podem ser realizadas sem novos espaços comerciais que facilitem o crescimento da empresa e ofereçam ao cliente final uma nova forma de abordar os produtos e serviços.

Com estas três áreas em mente, é evidente que a transformação deve afetar profundamente a forma como as coisas são feitas e, acima de tudo, ser assumida por todos os membros da empresa: dos diretores aos empregados, todos devem estar envolvidos nesta mudança estrutural.

  • Como devem os gestores estar envolvidos na transformação digital: Qualquer mudança precisa de ser impulsionada pelas pessoas ao leme, e a digitalização não é exceção. O envolvimento dos gestores deve ser reforçado por uma liderança capaz de orientar toda a empresa para os objetivos da digitalização. Para tal, é essencial que recebam formação em áreas tecnológicas, mas também precisam de apoio para saberem enfrentar os novos desafios, bem como para terem as competências de gestão dos novos perfis que acompanham esta transformação.
  • Os empregados influenciam a digitalização da empresa? Conhecer o ponto de partida para a transformação também inclui conhecer as capacidades digitais dos empregados da empresa. Sempre que necessário, é importante proporcionar formação específica que lhes permita desenvolverem-se nos seus novos cargos digitais e assim acelerar a mudança.

1. Que tipo de empresa digital quero ser?

Esta mudança de mentalidade será possível graças aos avanços da tecnologia, mas não devemos esquecer que os avanços técnicos não têm qualquer utilidade se não concebermos uma estratégia em que as pessoas estejam no centro. Por isso, antes de mais, tem de se perguntar que tipo de empresa digital quer ser:

2. Por que razão devo abordar a transformação digital na minha empresa?

O envolvimento dos empregados está a tornar-se cada vez mais importante. A transformação digital de qualquer organização deve ser coordenada com os objetivos empresariais, mas não deve ficar-se por aí. Estas são as razões pelas quais a transformação digital deve ser realizada:

3.Porque é que preciso de uma mudança de mentalidade?

A transformação digital, como vimos, é acompanhada pela mudança em todos os aspectos, e a mudança de mentalidade é uma das mais complexas. Como afirma o analista Gartner Graham Waller, é sempre mais difícil mudar uma mentalidade do que um software. E como é que isto é conseguido? Partindo das necessidades dos empregados e respondendo às mesmas através de novas metodologias. Mas também precisa de ser alargada a todos os níveis, porque se os degraus mais altos da cadeia de comando não estiverem dispostos a adaptar-se, qualquer transformação na empresa tem maior probabilidade de falhar. O mesmo se aplica aos diferentes departamentos, desde as TI às Vendas.

 

Antes de implementar novas tecnologias, é importante estar alinhado e perseguir um mesmo objetivo. Desta forma, a mudança ocorrerá de uma forma mais controlada e estável, conduzindo a uma verdadeira transformação digital.

Por conseguinte, antes de implementar novas tecnologias, é importante estar alinhado e perseguir um mesmo objetivo. Desta forma, a mudança ocorrerá de uma forma mais controlada e estável, conduzindo a uma verdadeira transformação digital.

4. Porque é que os RH devem liderar a transformação digital?

Se existe um departamento estratégico capaz de liderar esta mudança, é o dos Recursos Humanos. A sua capacidade de gerir o talento e a sua interação com todos os departamentos da empresa de forma transversal torna-o um ponto-chave quando se trata de enfrentar a transformação digital. Para tal, é preciso compreender as necessidades digitais da empresa, mas também as competências técnicas necessárias e se são abrangidas pelo pessoal atual. Centraliza também a gestão de talentos digitais, o que se torna mais importante quando se trata de iniciar a mudança na empresa.

Os RH são também largamente responsáveis pela criação de uma cultura digital centrada na inovação. Isto inclui o recrutamento de perfis orientados para a mesma, a criação de planos de desenvolvimento interno ou a promoção de metodologias de trabalho ágeis. E os seus esforços podem ser vistos em iniciativas como a expansão da oferta de formação para os empregados, a ludificação de áreas específicas da Experiência do Empregado ou o incentivo à utilização de novo software.

Conhece as 10 características de um líder digital?

Fases da transformação digital

1. Auditar a sua organização: qual é o estado da sua cultura digital e do seu talento?

A primeira coisa a fazer antes de considerar qualquer processo de transformação é realizar uma análise detalhada da situação. Este é um ponto-chave, pois ajudará a identificar as áreas-chave onde precisamos de tomar medidas e fornecer uma boa referência para avaliar o progresso dos próximos passos.
Este tipo de auditoria deve analisar em pormenor a estrutura organizacional, as capacidades digitais dos talentos presentes na organização, a tecnologia disponível para a mudança digital, o estado da liderança digital e a cultura digital da empresa.

  • Nesta altura, teremos de nos colocar uma série de questões:
  • Que tecnologias digitais estamos a utilizar para apoiar a colaboração e a comunicação, tanto interna como externamente?
  • Que lições aprendemos durante a sua adoção?
  • A nossa organização está pronta para a transformação digital?
  • Quem são os principais agentes de mudança e de quem esperamos encontrar mais resistência?
  • Que papel desempenha a tecnologia digital na estrutura organizacional e na definição dos empregos atuais?
  • Que informações dispomos sobre as competências e capacidades digitais dos nossos empregados e parceiros, e desenvolvemos ferramentas para obter métricas que sejam eficazes na compreensão e medição destas competências e capacidades digitais?
  • Os gestores da organização estão preparados para liderar nesta era digital?

É necessário colocar todas estas questões para se poder avaliar o ponto de partida e detetar imediatamente as oportunidades e desafios que vamos encontrar durante o desenvolvimento de um programa de transformação digital.

2. Adotar uma cultura digital: onde é que começo a digitalizar a minha organização?

A cultura empresarial é um dos aspectos mais identificativos e diferenciadores de uma empresa. Uma vez estabelecido o ponto de partida com a auditoria, os esforços devem ser concentrados na mudança de mentalidades. Para tal, é essencial envolver todos os departamentos, e os RH devem procurar opções que gerem interesse e, acima de tudo, que tenham um benefício tangível para os empregados.

Porquê? Porque é muito difícil para alguém utilizar parte do seu tempo para aprender a utilizar uma ferramenta que não afeta a sua vida diária se não receber um benefício em troca. O mesmo problema ocorre com a mudança de mentalidade dos empregados, e é por isso que o departamento de Recursos Humanos tem de encorajar atitudes que ajudem a incorporar a cultura digital corporativa. As recompensas para os empregados podem variar desde facilitar a sua experiência dentro da empresa até encontrar parceiros para os seus passatempos, ou receber pontos numa estratégia de ludificação.

Esta mudança de mentalidade aproximará a cultura empresarial de uma nova etapa digital, caracterizada por:

  • Encorajar a cultura colaborativa online e offline.
  • Gestão do conhecimento e globalização do “know-how” da empresa.
  • Incentivar a tomada de decisões entre os funcionários, em oposição ao medo de cometer erros.
  • Encorajar a criatividade em todos os aspectos, incluindo no trabalho.
  • Eliminar barreiras entre gestores e empregados, criando uma estrutura mais horizontal.
  • Adoptar metodologias de trabalho ágeis.

Tal como com a Internet e com os avanços tecnológicos, as pessoas tornaram-se mais relevantes e criaram oportunidades. Ao transferir esta mentalidade para a sua empresa, a implementação de novas ferramentas será mais fácil, uma vez que os empregados estarão mais dispostos a mudar.

3. Criar um roteiro para a mudança: que passos tenho de seguir para a digitalização?

Uma vez auditada a atual paisagem digital e criada uma imagem do cenário futuro, o passo seguinte é pensar no caminho a seguir. O que precisa de acontecer na nossa empresa atual para a transformar na organização que queremos que seja no futuro?
Em qualquer organização e de uma forma genérica, as principais áreas a incluir no nosso caminho para a mudança são:

  • Tecnologia: que investimento é necessário e em que tipos de tecnologias digitais devemos investir.
  • Organização: que mudanças são necessárias na gestão dos postos de trabalho e das equipas.
  • Actores-chave: quem são os principais membros envolvidos e qual é a sua reação a esta nova perspectiva.
  • Custos: que investimento financeiro é necessário e qual é o retorno estimado desse investimento.
  • Quadro de RH: que mudanças são necessárias nos nossos processos de recrutamento, formação, avaliação e remuneração em relação a esta nova visão digital.
  • Liderança: quem são os melhores empregados para liderar esta transformação e que papel deve cada membro da equipa adotar.
  • Métricas: como devemos medir o sucesso das medidas tomadas.

Cada organização desenvolverá um caminho diferente adaptado ao seu próprio contexto, tendo sempre em conta os seus objetivos. Uma vez estabelecidos estes pontos, pode ter início a sua implementação.

4. Identificar líderes para a mudança: o que caracteriza a liderança digital?

Qualquer transformação radical numa organização irá exigir mudanças profundas na gestão, pelo que teremos de prestar atenção para identificar as competências e capacidades de liderança necessárias para a transformação digital. Enquanto algumas destas terão de estar diretamente relacionadas com a tecnologia, muitas outras estarão relacionadas com a forma como as pessoas e as equipas são geridas. É de notar que a liderança digital tem mais a ver com facilitadores ou habilitadores, e menos com líderes tradicionais.

É da responsabilidade dos gestores de RH identificar estas capacidades de liderança e são eles, juntamente com as suas equipas, que fornecerão ferramentas de avaliação e programas de desenvolvimento para as tornar eficazes.

5. Implementar nova tecnologia: de que ferramentas preciso para melhorar os processos de trabalho?

Seguir as últimas tendências tecnológicas pode ser muito atrativo, mas é preciso ser realista: não se pode implementar a Inteligência Artificial se não se tiver os dados digitalizados. Tenha em mente que a transformação digital é progressiva e que há passos que devem ser dados com antecedência.

Por conseguinte, é aconselhável que os seus primeiros esforços financeiros se concentrem em software adequado às suas necessidades. As maiores prioridades estarão relacionadas com a racionalização dos processos administrativos para melhorar a produtividade da sua força de trabalho, para que possa começar com a digitalização de documentos, permitindo processos em massa ou começando a trabalhar na nuvem. Uma vez concretizados estes primeiros passos, pode passar a implementações mais complexas.

Antes de mais, a mudança tem de ter objetivos viáveis e envolver a digitalização gradual da empresa. No caso dos Recursos Humanos, a base da transformação estaria na gestão dos empregados, no processamento das folhas de pagamento e em tudo o que entendemos como RH Centrais. Uma vez estas áreas digitalizadas, é possível diversificar os esforços para outras áreas de talento.

Quais são as últimas tendências tecnológicas para os Recursos Humanos?

Big Data

Consiste em armazenar uma grande quantidade de dados relacionados e, sobretudo, saber como tratá-los a fim de tirar conclusões. A chave é saber que informação é necessária e como esta pode facilitar a tomada de decisões. No caso dos Recursos Humanos, podem ser utilizados em áreas como a formação ou revisão de talentos, mas não são as únicas alternativas. A produtividade ou planeamento da sucessão dentro da empresa também pode beneficiar da análise de dados, mas antes de mais é necessária uma estratégia para indicar o que vale a pena armazenar e para que pode ser utilizado.

Inteligência Artificial

Uma vez recolhidos os dados, o passo seguinte seria analisá-los e procurar padrões de comportamento. Por exemplo, esta tecnologia pode discernir se uma decisão foi tomada pelas razões certas ou se existem preconceitos em conflito. Ao evitar variáveis como o sexo ou o passado do empregado, a política de não discriminação pode ser melhorada e pode ser obtida uma cultura empresarial de imparcialidade. Não é a sua única utilização, existem outros aspectos em que os Recursos Humanos podem beneficiar da IA: criar filtros nos processos de seleção (recruiting), melhorar os cursos propostos a perfis profissionais específicos (learning) ou mesmo melhorar o ambiente de trabalho, abordando a denominada ONA (Organizational Network Analysis). Isto consiste em analisar padrões de comportamento entre os empregados para descobrir quais as relações mais eficazes e como comunicam uns com os outros. Desta forma, pode ser extrapolada para outras áreas de trabalho.
A Machine Learning está também incluída na Inteligência Artificial: imita as ligações neurais dos seres humanos para estabelecer correlações entre os dados obtidos e “aprender” a interpretá-los por si só. Como pode ter um lugar nos Recursos Humanos? Um exemplo poderia ser o processo de incorporação de um novo candidato, em que existem situações comuns (assinatura de contrato, registo nos serviços de empregados…) que poderiam ser automatizadas para facilitar o processo de acolhimento do novo empregado ou Onboarding.
Outro desenvolvimento mais próximo dos RH é o Processamento de Linguagem Natural (PNL), uma vez que o próprio computador é capaz de interpretar perguntas feitas por pessoas sem necessidade de o traduzir para linguagens de programação mais complexas. Isto poderia ser aplicado para facilitar a comunicação via ChatBots e reduzir o tempo de resposta dos RH a consultas mais comuns.

RPA ou Robotização

Se a Inteligência Artificial fosse o cérebro, a robotização seria o braço que executaria a ação. Nos RH, como noutros departamentos, os processos reiterativos acabam por ocupar uma grande percentagem do tempo dos empregados. A robotização poderia automatizar estas tarefas e assim aumentar a produtividade. Em RH, poderia ser implementada nos robôs de folhas de pagamento ou liquidação.

O software de RH pode aumentar a sua produtividade,
mas sabe como o pode provar?

6. Encontrar e atrair talento digital: o que é o talento digital e como o encontro?

As competências técnicas e os conhecimentos digitais que os empregados possuem são também uma parte essencial da transformação da empresa. Mas não se trata apenas de saber lidar com as novas tecnologias, o talento digital também inclui competências de trabalho colaborativo e mais horizontal, que se encaixam perfeitamente na cultura digital que a empresa tem de assumir. Embora estas personalidades possam ser identificadas sobretudo em profissionais englobados nas gerações Y e Z (também chamadas Millennials e Centennials), não é exclusivo, uma vez que a adaptação aos avanços tecnológicos é algo comum em todas as faixas etárias.

Antes de se concentrar em encontrar talentos digitais fora das paredes da organização, é aconselhável confiar nos dados de auditoria interna para descobrir quais são as competências digitais dos empregados e, mais importante ainda, como se podem adaptar aos empregos digitais que surgem de novas necessidades empresariais.

Por isso, antes de se lançar a atrair novos talentos digitais, veja o que já tem internamente e como estes podem ajudar o seu processo de Transformação Digital.

O que é o GAP Digital?

Se for preciso abranger necessidades técnicas específicas como, por exemplo, a implementação de uma estratégia Big Data, é provável que nenhum dos seus atuais funcionários seja capaz de assumir esta função em primeira instância. E essa diferença entre o que se precisa e o que se tem a nível tecnológico, entre requisitos e competências adquiridas, seria o GAP Digital. Quanto mais baixo for o GAP Digital da sua empresa, tanto mais fácil será avançar ao longo do seu processo de digitalização.

Como atrair e reter o talento digital?

Já conhece as capacidades da sua equipa, mas o GAP Digital ainda é muito amplo e precisa de trazer incorporar novos empregados, assim a questão seguinte é: como é que atraio talento digital? Os perfis mais procurados, como os especializados em robotização ou Inteligência Artificial, são suscetíveis de ter muitas oportunidades de emprego à sua disposição. Para além disso, as suas expectativas já não se concentram apenas na parte económica do contrato, mas também na cultura empresarial que caracteriza a empresa e a diferencia das outras ofertas em cima da mesa. Mas, como pode um candidato saber como se fazem as coisas na sua empresa? É fácil: mostre-lhe. Isto é o que se poderia chamar Employer Branding, mas é tão simples (ou complicado) como tornar a sua forma de trabalhar conhecida de futuros empregados, criando neles um interesse em fazer parte da empresa.

Se precisar de mais informações sobre como atrair talento e os perfis digitais mais procurados para a sua organização, aceda ao nosso ebook “Inbound Recruiting” incluído na série “Inbound Talent” dedicada a analisar todas as fases da relação de um empregado com a sua empresa.

 

Sabia que 17% dos novos empregados não ficam mais de 3 meses na empresa?

7. Meça os resultados. E quando é que eu termino a transformação digital da minha empresa?

A auditoria inicial permitirá comparar e medir regularmente o progresso, ver o sucesso da transformação digital e onde são necessárias melhorias.

O estabelecimento de indicadores ou KPI é essencial para medir o estado das competências e aptidões adotadas, para verificar a utilidade dos cursos de formação ou para verificar a adequação das mudanças nos postos de trabalho.

Da mesma forma, o estado da tecnologia para a mudança digital da organização precisa de ser avaliado e não cair na estagnação. A utilização diária de novas ferramentas pode resultar em não tirar o máximo partido delas, e isto pode funcionar contra o processo de digitalização. Como viu nesta página, é um investimento muito importante de ativos e tempo, pelo que a amortização do investimento é essencial para o seu progresso. Para evitar esta estagnação, devemos ter em conta a necessidade de atualização constante da formação sobre a ferramenta e encorajar uma predisposição para a evolução contínua da tecnologia.