Excelência Operacional
O que é a Excelência Operacional?
A Excelência Operacional (OE) pode ser definida como a forma como as funções atribuídas são desempenhadas ao mais alto nível de contribuição para a realização dos objetivos empresariais. Isto estaria, portanto, associado a uma filosofia de trabalho destinada a permitir a melhoria contínua dos processos estabelecidos.
1. Como alcançar a Excelência Operacional em Recursos Humanos?
Ser um verdadeiro parceiro de negócios é um desafio fundamental para todas as áreas de negócio, especialmente para a de RH, mas como podemos conseguir isso?
Se realizarmos uma análise PESTEL (estudo do contexto político, social, tecnológico, ecológico e legal) e o impacto que isto tem nas empresas, obtemos cinco aspectos principais nos quais os RH podem ter influência para acrescentar um maior valor ao negócio:
- Incerteza (realizar a sua gestão do ponto de vista das pessoas e da organização).
- Auto-eficiência em termos dos seus próprios processos.
- Impulsionar a eficiência no resto da organização.
- Orientação dos empregados e promoção da autogestão das equipas.
- Transformação empresarial através de tecnologia que combina gestão global com as adaptações locais.
De um ponto de vista mais operacional, e com o objetivo de aumentar a contribuição dos RH para os resultados empresariais, a EO tem de desenvolver uma cultura de gestão baseada na conceção dos seus processos, a fim de maximizar os resultados de cada um, tanto individualmente como no seu conjunto.
E este aumento exponencial de valor deve ocorrer nos processos de RH e nas atividades em que todos os profissionais da empresa estão envolvidos. Por exemplo, a identificação dos nossos profissionais mais valiosos (perfis e competências com um maior cumprimento de objetivos) juntamente com as fontes de recrutamento de onde são provenientes, deverá permitir-nos melhorar o sucesso do recrutamento e as taxas de retenção (pessoas que ficam connosco após um ano); A gestão automatizada e sem erros das folhas de pagamento deverá permitir-nos melhorar o processo de tratamento de folhas de pagamento em termos do tempo de tratamento do mesmo e melhorar a experiência do empregado para reduzir a taxa de rotação (de acordo com o Workforce Institute 24% dos empregados consideram abandonar a empresa após um erro nas folhas de pagamento, aumentando para 50% no caso de 2 erros).
2. Quais são os principais objetivos da EO?
Como referido anteriormente, a Excelência Operacional visa aumentar a produtividade, rentabilidade e competitividade das empresas no mercado, propondo uma forma de trabalho em que os objetivos são alcançados continuamente e cujos valores são partilhados a todos os níveis da empresa.
Assim, a busca da Excelência Operacional na empresa implica o desenvolvimento máximo das capacidades da organização, da mesma forma que acontece com a área de Recursos Humanos e com as funções pelas quais é direta ou indiretamente responsável, como por exemplo:
- Otimização dos processos, melhorando o tempo e os custos, por exemplo, no tempo necessário para preencher uma vaga.
- Desenvolvimento dos empregados, por exemplo, melhorando o “tempo de proficiência” de novos profissionais ou normalizando e agilizando os processos de sucessão.
- Rentabilizar a utilização da tecnologia, assegurando a adoção e utilização da tecnologia por gestores e empregados e obter o máximo desempenho nos processos para os quais esta é utilizada.
Todos estes aspectos são fundamentais para assegurar a eficácia e o sucesso das estratégias empresariais e de gestão de pessoas.
3. Quais são as vantagens dos modelos EO?
A atividade empresarial atual está em constante convulsão, pelo que, para sobreviver, as organizações devem otimizar e fornecer os melhores produtos e serviços, bem como criar soluções diferenciadas e sustentáveis.
A aplicação de um modelo de Excelência Operacional aos processos e procedimentos da empresa contribui para a renovação contínua dos objetivos, estratégias, operações e níveis de produtos/serviços fornecidos aos clientes e, consequentemente, para a obtenção e manutenção de um melhor posicionamento no mercado.
A adoção de uma estratégia de EO em RH oferece quatro vantagens chave:
Excelência Operacional em RH. Aspectos práticos.
1. Tecnologia e digitalização
O papel desempenhado pelos RH é fundamental para alcançar a EO nas empresas, gerindo os profissionais que participam nos processos e procurando assim a máxima eficiência da organização.
Mas, porque é que a tecnologia é necessária para alcançar a Excelência Operacional em RH?
As soluções tecnológicas tornam possível desenvolver iniciativas de digitalização, tornando mais eficientes tanto os processos de RH existentes como os novos.
Contudo, é necessário avaliar que processos devem ser digitalizados, uma vez que se pode cometer o erro de digitalizar aqueles que não estão bem construídos ou que não contribuem suficientemente para a criação de valor. Ou seja, são necessários bons processos nos quais a tecnologia desempenhará um papel fundamental, permitindo que os RH sejam um verdadeiro parceiro do negócio.
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Há muitas metodologias e estratégias que podem ajudar a melhorar o modelo do processo e as atividades associadas ao mesmo, mas de um ponto de vista prático gostaríamos de colocar sete questões que pode colocar a si próprio para melhorar os seus processos, sendo inovador e evitando a duplicação digital dos processos atuais:
- Repensar a lógica, os pressupostos, as razões para este processo e a forma como ele é feito. Porque o estamos a fazer, e porquê assim?
- Reconfigurar as atividades que fazem parte do processo. Podemos reconfigurar o que estamos a fazer?
- Reatribuir os implementadores e as áreas de processo. Quem está a fazer o processo e porquê? Poderia outra pessoa fazê-lo?
- Resequenciar as ações no processo, a ordem em que as atividades são realizadas e mesmo o momento em que são realizadas. Quando e em que ordem fazemos as coisas?
- Posicionar de novo a estrutura e a lógica organizacional, infraestruturas associadas, etc. Podemos rever se onde fazemos as coisas é onde queremos que elas sejam feitas?
- Reequipar a tecnologia necessária, ferramentas, novos conhecimentos e competências. Que ferramentas temos ou se podemos contar com elas para tornar o processo mais eficiente?
- Reduzir o número de intervenções, fazendo-o com menos passos e recursos, etc. Podemos realizar o processo menos vezes?
4. Como é que a Meta4 e a sua solução Cloud para a gestão de folhas de pagamento e RH podem ajudar?
Todas estas funcionalidades são essenciais para alcançar a Excelência Operacional e aumentar o valor da contribuição dos RH na organização, graças a uma solução que lhe permite:
- Acelerara execução dos seus processos com todas as garantias de conformidade regulamentar e legal.
- Simplificar, quer seja gestor, empregado ou profissional de RH, racionalize e agilize as suas tarefas de gestão de pessoal.
- Envolveros seus empregados na empresa e no seu projeto, independentemente de onde e em que trabalhem, através de processos de RH seguros, rápidos, fiáveis e transparentes.