Transformación digital en las empresas
La Transformación Digital es un cambio transversal a toda organización, pero que debe estar liberado por Recursos humanos.
¿Estás preparado para la digitalización del talento?
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¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital de una organización consiste en un cambio continuo en el que todos los actores dentro de la empresa deben estar involucrados. Y este proceso es progresivo, pues es complicado implantar la tecnología más puntera, que como veremos incluye Big Data o robotización, sin antes comenzar con la digitalización de datos o la adaptación de la cultura corporativa.
Pero, ¿qué supone la digitalización? Digitalizar los procesos no es necesariamente transformar digitalmente la empresa. Para comprender este concepto es necesario ver la tecnología como un medio y no como un fin. Así, el éxito va a apreciarse en aspectos como la mejora de los procesos, la transformación cultural de la empresa, la reducción sustancial del tiempo invertido en conseguir los objetivos, etc. Por ejemplo, la automatización de tareas administrativas está unida a la tecnología, pero es necesario un cambio más profundo para que esta ayude en la consecución de los objetivos. Por ello, la transformación digital debe agrupar:
- Cambio de mentalidad: supone transformar la cultura para ser más ágiles y estar abiertos al cambio, pues el primer paso de la digitalización es variar la forma de ver las cosas.
- Cambio de procesos: uno de los objetivos de la transformación digital consiste en aumentar la productividad a través de nuevos procesos. Por ello, es muy importante buscar alternativas más eficientes y automatizar tareas reiterativas a través de la tecnología.
- Cambio en la experiencia: las dos transformaciones anteriores no pueden realizarse sin contar con nuevos espacios de negocio que faciliten el crecimiento de la compañía y ofrezcan al cliente final una nueva forma de acercarse a los productos y servicios.
Teniendo en cuenta estos tres ámbitos, está claro que la transformación debe afectar profundamente a la forma de hacer las cosas y, sobre todo, ser asumida por todos los miembros de la compañía: de directores a empleados, todos deben estar involucrados en este cambio estructural.
- Cómo deben implicarse los managers en la transformación digital: cualquier cambio necesita del impulso de las personas que están al mando y la digitalización no puede ser menos. La implicación de los managers debe ir reforzada por un liderazgo capaz de orientar a toda la empresa hacia los objetivos de la digitalización. Para ello, es esencial que reciban formación en áreas tecnológicas, pero también necesitan apoyo para saber enfrentarse a los nuevos retos, así como contar con las habilidades de gestión de los nuevos perfiles que llegan ligados a esta transformación.
- ¿Influyen los empleados en la digitalización de la compañía? Saber el punto del que se parte para la transformación también incluye conocer las capacidades digitales de los colaboradores de la empresa. En caso de ser necesario, será importante ofrecer formación específica para que puedan desarrollarse en los nuevos puestos digitales y así se agilice el cambio.
1. ¿Qué tipo de empresa digital quiero ser?
Este cambio de mentalidad será posible gracias a los avances de la tecnología, pero no debemos olvidar que de nada sirven los avances técnicos si no ideamos una estrategia en la que las personas estén en el centro. Por lo que antes de nada, tienes que preguntarte qué tipo de empresa digital quieres ser:
2. ¿Por qué debo abordar la transformación digital en mi empresa?
Ahorrar tiempo y dinero
Cambiar la manera de realizar las tareas mecánicas o determinados procesos puede aumentar la productividad.
Empoderar a los empleados
Mejorar las formas de comunicación a través de la tecnología hace que los empleados tengan más peso en la toma de decisiones y puedan ofrecer sus puntos de vista.
Acercarse al cliente
Abrir nuevas vías de contacto con el cliente final a través de la tecnología mejora la relación con él y repercute en los beneficios.
Ganar competitividad
Si la competencia ya ha dado el paso hacia la digitalización, no hacerlo es quedarse atrás y perder oportunidades de negocio. Por ello, a través de las nuevas metodologías ágiles de productividad podremos conseguir este objetivo.
Adaptarse al futuro
Implantar avances tecnológicos como el Big Data, la Inteligencia Artificial o el Internet of Things (IoT) adecuados a las necesidades de la compañía y sus objetivos a futuro.
3.¿Por qué necesito un cambio de mentalidad?
La transformación digital, como hemos visto, va acompañada de un cambio en todos los aspectos, y el cambio de mentalidad es uno de los más complejos. Como afirma Graham Waller, analista de Gartner, siempre es más difícil cambiar una mentalidad que un software. ¿Y cómo se consigue? Partiendo de las necesidades de los empleados y dándoles respuesta a través de las nuevas metodologías. Pero también es necesario extenderlo a todos los niveles, ya que si los escalones más altos en la cadena de mando no están dispuestos a adaptarse, cualquier transformación en la empresa está más cerca de fracasar. Y lo mismo ocurre con los diferentes departamentos, desde IT hasta Ventas.
Por ello, antes de implantar nuevas tecnologías, es importante estar alineados y perseguir un mismo objetivo. De esta forma, el cambio se producirá de forma más controlada y estable, dando pie a una transformación digital real.
4. ¿Por qué RRHH debe liderar la transformación digital?
Si hay un departamento estratégico capaz de liderar este cambio es Recursos Humanos. Su capacidad de gestionar el talento y su interacción con todos los departamentos de la empresa de forma transversal lo convierte en un punto clave a la hora de abordar la transformación digital. Para ello deben conocer las necesidades digitales del negocio, pero también las capacidades técnicas necesarias y saber si están cubiertas por el personal actual. Además centralizan la gestión de talento digital, que cobra más importancia a la hora de comenzar el cambio en la empresa.
Recursos Humanos también es responsable, en gran parte, de instaurar una cultura digital centrada en la innovación. Esta incluye captar perfiles orientados a ello, crear planes de desarrollo interno o fomentar las metodologías ágiles de trabajo. Y sus esfuerzos pueden verse en iniciativas como ampliar la oferta formativa para empleados, gamificar áreas concretas de la Experiencia del Empleado o fomentar la utilización de nuevos softwares.
¿Conoces las 10 caracteristicas del lider digital?
Fases de la transformación digital
1. Audita tu organización: ¿Cuál es el estado de tu cultura y el talento digital?
Lo primero que debemos hacer antes de plantear cualquier proceso de transformación es realizar un análisis pormenorizado de la situación. Este es un punto fundamental ya que ayudará a identificar las áreas clave sobre las que tendremos que actuar y nos proporcionará un buen punto de referencia a partir del cual evaluar el progreso de las medidas que se tomarán a partir de ahora.
Este tipo de auditoría debe analizar en detalle la estructura organizativa, las capacidades digitales del talento presente en la organización, la tecnología disponible para el cambio digital, el estado del liderazgo digital y de la cultura digital de la empresa.
En este punto tendremos que formularnos una serie de preguntas:
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¿Qué tecnologías digitales estamos utilizando para apoyar la colaboración y la comunicación tanto interna como externamente?
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¿Qué lecciones hemos aprendido durante su adopción?
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¿Está preparada nuestra organización para la transformación digital?
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¿Quiénes son los principales agentes de cambio y por parte de quién esperamos encontrar más resistencia?
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¿Qué papel juega la tecnología digital en la estructura organizativa y en la definición de los puestos de trabajo actuales?
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¿Qué información tenemos sobre las habilidades y capacidades digitales de nuestros empleados y colaboradores?, ¿hemos desarrollado herramientas para obtener métricas que resulten eficaces para comprender y medir esas habilidades y capacidades digitales?
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¿Están preparados los directivos de la organización para liderar en esta era digital?
2. Adopta una cultura digital: ¿Por dónde empiezo a digitalizar mi organización?
¿Por qué? Porque es muy complicado que alguien utilice parte de su tiempo en saber utilizar una herramienta que no afecta a su día a día si no recibe un beneficio a cambio. Este mismo problema ocurre con el cambio de mentalidad de los empleados, y por eso el departamento de Recursos Humanos tiene que fomentar actitudes que ayuden a incorporar a la cultura digital corporativa. Las recompensas para los empleados pueden ir desde facilitar su experiencia dentro de la empresa hasta encontrar compañeros para sus aficiones, o recibir puntos en una estrategia de gamificación.
Este cambio de mentalidad acercará la cultura corporativa a una nueva etapa digital, que se caracteriza por:
- Fomentar la cultura colaborativa online y offline.
- Gestionar el conocimiento y hacer global el “Know-how” de la empresa.
- Impulsar la toma de decisiones entre los empleados, frente al miedo a equivocarse.
- Favorecer la creatividad en todos los aspectos, también el laboral.
- Eliminar las barreras entre managers y empleados, creando una estructura más horizontal.
- Adoptar metodologías de trabajo ágiles.
Igual que ocurre con Internet y los avances tecnológicos, las personas han adquirido una mayor relevancia y han creado oportunidades. Trasladando esta mentalidad a tu empresa la implantación de nuevas herramientas será más sencilla, ya que los empleados tendrán mayor disposición al cambio.
3. Crea una hoja de ruta para el cambio: ¿Qué pasos tengo que seguir para la digitalización?
Una vez auditado el panorama digital actual y creada la imagen del escenario futuro, el siguiente paso es pensar en la ruta a seguir. ¿Qué tiene que ocurrir en nuestra empresa actual para que se transforme en esa organización que queremos que sea en el futuro?
En cualquier organización y de manera genérica, las áreas principales a incluir en nuestra hoja de ruta para el cambio son:
- Tecnología: qué inversión es necesaria y en qué tipos de tecnologías digitales debemos invertir.
- Organización: qué cambios se necesitan en la gestión de los puestos de trabajo y de los equipos.
- Actores clave: quiénes son los principales miembros implicados y cuál es su reacción ante esta nueva perspectiva.
- Costes: qué inversión financiera se necesita y cuál es el retorno estimado de esa inversión.
- Marco de RRHH: qué cambios son necesarios en nuestros procesos de contratación, formación, evaluación y retribución en relación con esta nueva visión digital.
- Liderazgo: quiénes son los empleados más indicados para liderar esta transformación y qué rol debe adoptar cada uno de los miembros del equipo.
- Métricas: cómo debemos medir el éxito de las medidas tomadas.
4. Identifica líderes para el cambio: ¿Qué caracteriza al liderazgo digital?
Las diferencias son amplias, pues un líder digital necesita:
Son los directivos de RRHH quienes tendrán la responsabilidad de identificar estas capacidades de liderazgo y serán ellos, junto a sus equipos, los que proporcionen herramientas de evaluación y programas de desarrollo para hacerlas efectivas.
5. Implanta nueva tecnología: ¿Qué herramientas necesito para mejorar los procesos de trabajo?
Por ello, es recomendable que tus primeros esfuerzos económicos se enfoquen en softwares adecuados a tus necesidades. Las más prioritarias estarán relacionadas con agilizar procesos administrativos para mejorar la productividad de tu plantilla, por lo que podrías empezar con la digitalización de documentos, posibilitar procesos en bloque o empezar a trabajar en la nube Una vez asentados estos primeros pasos, puedes plantear implementaciones más complejas.
Ante todo, el cambio tiene que tener unos objetivos factibles y que supongan la digitalización gradual de la compañía. En el caso de los Recursos Humanos, la base de la transformación estaría en la gestión de empleados, el tratamiento de las nóminas y todo lo que entendemos por Core HR. Una vez digitalizadas estas áreas, se pueden diversificar los esfuerzos en otras ramas de talento.
¿Cuáles son las últimas tendencias tecnológicas para Recursos Humanos?
Consiste en almacenar una gran cantidad de datos relacionados y, sobre todo, saber cómo tratarlos para obtener conclusiones. La clave está en saber qué información se necesita y cómo esta puede facilitar la toma de decisiones. En el caso de Recursos Humanos, se pueden utilizar en ámbitos de formación o revisión del talento, pero no son las únicas alternativas. La productividad o los planes de sucesión dentro de la empresa también pueden beneficiarse del análisis de datos. pero ante todo se necesita una estrategia que indique qué merece la pena almacenar y para qué podemos utilizarlo.
Una vez recogidos los datos, el siguiente paso sería analizarlos y buscar patrones de comportamiento. Por ejemplo, esta tecnología puede discernir si una decisión se ha tomado por los motivos adecuados o entran en conflicto prejuicios. Evitando variables como el género o la procedencia del empleado, se puede mejorar la política de no discriminación y conseguir una cultura empresarial de imparcialidad. No es su único uso, hay otros aspectos en los que Recursos Humanos puede beneficiarse de la IA: realizar filtros en procesos de selección (recruiting), mejorar los cursos propuestos a perfiles profesionales específicos (learning) o incluso mejorar el ambiente laboral acercándote al llamado ONA (Organizational Network Analysis). Este consiste en analizar patrones de comportamiento entre empleados para conocer qué relaciones son las más efectivas y cómo es la comunicación entre ellos. De esta forma, puede extrapolarse a otras áreas de trabajo.
Incluido en la Inteligencia Artificial también estaría el Machine Learning: imita las conexiones neuronales de los humanos para establecer correlaciones entre los datos obtenidos y “aprender” cómo interpretarlos por sí mismo.¿Cómo puede tener cabida en Recursos Humanos? Un ejemplo podría ser el proceso de incorporación de un nuevo candidato, en el que se dan situaciones comunes (firma de contrato, alta en servicios al empleado…)y que podrían automatizarse para facilitar el proceso de acogida del nuevo empleado u Onboarding.
Otro de los avances más cercanos a RRHH es el del Natural Lenguage Processing (Procesamiento de Lenguaje Natural o NLP), pues el propio ordenador es capaz de interpretar preguntas formuladas por personas sin necesidad de traducirlo a lenguajes de programación más complejos. Esto podría aplicarse para facilitar la comunicación a través de ChatBots y reducir el tiempo de respuesta de RRHH a las consultas más comunes.
Si la Inteligencia Artificial fuese el cerebro, la robotización sería el brazo que ejecuta la acción. En Recursos Humanos, como en otros departamentos, los procesos reiterativos acaban ocupando un gran porcentaje del tiempo de los empleados. La robotización podría automatizar estas tareas y aumentar así la productividad. En RRHH, podría implementarse en los robots de nómina o liquidaciones.
Un Software de RRHH puede aumentar tu productividad,
¿pero sabes cómo demostrarlo?
6. Busca y atrae al Talento digital: ¿Qué es el talento digital y cómo lo encuentro?
Las capacidades técnicas y el conocimiento digital que tienen los empleados también son una parte esencial de la transformación de la compañía. Pero no solo se trata de saber manejar las nuevas tecnologías, el talento digital también incluye aptitudes de trabajo colaborativas y más horizontales, que encajan a la perfección con la cultura digital que tiene que asumir la empresa.Aunque estas personalidades se pueden identificar mayoritariamente en profesionales englobados en las generaciones Y y Z (también llamados Millennials y Centennialls), no es excluyente, pues la adaptación a los avances tecnológicos es algo común en todos los rangos de edad.
Antes de centrarse en buscar el talento digital fuera de las paredes de la organización, es recomendable contar con los datos de la auditoría interna para conocer cuáles son las capacidades digitales de los empleados y, sobre todo, cómo pueden amoldarse a los puestos de trabajo digitales que nacen de las nuevas necesidades del negocio.
Así que antes de lanzarte a atraer nuevo talento digital, echa un vistazo a lo que ya tienes en la casa y cómo este puede ayudar en tu proceso de Transformación Digital.
¿Qué es el GAP Digital?
Si hay que cubrir unas necesidades técnicas concretas, como por ejemplo, implantar una estrategia de Big Data, es probable que ninguno de tus empleados actuales pueda asumir esta función de primeras. Y esa diferencia entre lo que necesitas y lo que tienes a nivel tecnológico, entre requisitos y competencias adquiridas, sería el GAP Digital. Cuanto menor sea el GAP Digital de tu compañía, más facilidades tendrás de seguir avanzando en tu proceso de digitalización.
Ya conoces las capacidades de tu equipo, pero el GAP Digital sigue siendo amplio y necesitas incorporar nuevos empleados, así que la siguiente pregunta es: ¿cómo atraigo al talento digital? Los perfiles más demandados, como por ejemplo aquellos especializados en robotización o Inteligencia Artificial, es probable que tengan a su alcance muchas oportunidades laborales. Y, además, sus expectativas ya no se centran solo en la parte económica del contrato, si no en la cultura empresarial que caracterice a la empresa y la diferencie del resto de ofertas sobre la mesa. Pero, ¿cómo puede saber un candidato cómo haces las cosas en tu empresa? Es fácil: mostrándoselo. Es lo que se llamaría Employer Branding, o Marca de empleador, pero es tan sencillo (o complicado) como dar a conocer tu forma de trabajar a futuros empleados, creando en ellos un interés por formar parte de la empresa.
Si necesitas ampliar más información sobre cómo atraer el talento y los perfiles digitales más demandados a tu organización, accede a nuestro ebook “Inbound Recruiting” incluido en la serie de “Inbound Talent” dedicada a analizar todas las fases de relación de un empleado con su empresa.
¿Sabías que el 17% de los nuevos empleados no
permanecen más de 3 meses en la empresa?
7. Mide los resultados. ¿Y cuándo finalizo la transformación digital de mi empresa?
Establecer indicadores o KPIs es imprescindible para medir el estado de las competencias y habilidades adoptadas, comprobar la utilidad de los cursos de formación o comprobar la idoneidad de los cambios en puestos de trabajo.
Del mismo modo, hay que evaluar el estado de la tecnología para el cambio digital de la organización y no caer en el estancamiento. La utilización diaria de las nuevas herramientas puede provocar que no se les saque el máximo partido, y esto puede ir en contra del proceso de digitalización. Ya que como has podido ver en esta página, supone una inversión muy importante de activos y tiempo por lo que la amortización de la inversión es básica para su progreso. Para evitar este estancamiento, debemos tener en cuenta la necesidad de una actualización formativa constante sobre la herramienta y fomentar la predisposición a la evolución continua de la tecnología.