GESTIÓN DE CONTRATOS

La gestión de contratos en RR.HH.

Dentro de la administración de RR.HH. un software de gestión de contratos que permita seguir el ciclo de vida de un acuerdo laboral resulta imprescindible.

Además de las múltiples formas de contratación laboral existentes, un solo contrato se puede ver sometido a importantes variaciones cada mes. Incidencias que, como las horas extras, están sujetas a unas condiciones específicas y tienen su reflejo en otros documentos y gestiones. 

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¿Qué es la gestión de contratos laborales? 

Un contrato es todo pacto, acuerdo o convenio que regula una relación entre dos o más partes, estableciendo los términos por los que se va a regir la misma. En el terreno laboral, este acuerdo regula las características de la prestación del trabajo establecidas entre la empresa y el empleado. 

La gestión de los contratos laborales consiste en la administración de todos los procesos que intervienen en la vida de este y que se derivan de su existencia. Desde su nacimiento, con el acuerdo y la firma, pasando por sus posibles renovaciones y transformaciones, hasta su extinción. 

Sin embargo, desde el contrato y sus términos tienen lugar toda una serie de subprocesos que afectan a otros departamentos de la empresa. A su vez, nos topamos con la misma situación con los organismos oficiales, incluso con otros agentes externos.

Todos estos aspectos han de ser perfectamente controlados y administrados desde nuestros departamentos de RR.HH. 

Una buena gestión de contratos laborales es aquella que acomete todas estas funciones con la mayor eficacia, precisión y economía de tiempos. 

Una de las claves para comprender cómo funciona el mantenimiento predictivo es conocer cómo utiliza los datos para predecir fallos y planificar intervenciones. Se vale de los registros que recaba de sensores y sistemas a partir del funcionamiento de la maquinaria.

Estos datos incluyen mediciones como, por ejemplo, temperatura, vibración y flujo. Por ejemplo, técnicas como termografía infrarroja, monitoreo acústico y análisis de vibraciones. 

A través de su operatividad se detectan tendencias que indican posibles fallos. Estos insights son los que posibilitan programar intervenciones preventivas antes de que se presenten problemas mayores.

Al aprovechar la información en tiempo real, este sistema es la herramienta idónea para optimizar la eficiencia operativa y prolongar los recursos industriales. 

Claves de la gestión de contratos en RR.HH. 

Riguroso cumplimiento de la legalidad

El riguroso cumplimiento de la legalidad es un pilar fundamental en la gestión de contratos en el ámbito de Recursos Humanos. La observancia de las normativas que rigen las relaciones laborales es esencial, ya que cualquier desviación puede acarrear consecuencias perjudiciales para la empresa, como multas económicas y, con frecuencia, insatisfacción entre los trabajadores, lo que puede desencadenar conflictos. 

Este escenario se complica por la dificultad de verificar información rutinaria de manera manual. Errores comunes incluyen la falta de renovación de contratos en el plazo adecuado, el no respeto de los tiempos de descanso obligatorios, exceder los límites de horas extraordinarias y la confusión entre horas complementarias y extraordinarias. Asimismo, la falta de comunicación oportuna sobre altas, bajas o modificaciones a los organismos oficiales y Servicios Públicos de Empleo agrava estos desafíos. 

Precisión

La clave en la gestión de contratos laborales esla precisión. A diferencia de lo que acontece con otro tipo de contratos, en los que determinadas prestaciones pueden quedar más abiertas, en los contratos laborales todo debe ser definido desde su nacimiento. 

Este rigor, que a priori nos puede parecer una desventaja, se convierte en su principal beneficio. El estar todo establecido desde el inicio, favorece la automatización de todos los procesos involucrados en su existencia. Y es aquí donde el software para contratos nos sirve como herramienta decisiva para maximizar nuestra competitividad. 

La exactitud del cumplimiento de sus condiciones atañe a todos los departamentos de la empresa. Los programas para la gestión de contratos convierten sus estipulaciones en información útil. 

Información

El contrato establece las bases de las condiciones laborales del empleado en la empresa, definiendo salario, jornadas, duración, descansos, vacaciones, horas complementarias y extraordinarias. Esta información es vital para la gestión de recursos humanos y afecta a múltiples departamentos. El proceso inicial es la elaboración de nóminas, que considera condiciones contractuales y cambios en contraprestaciones por situaciones como enfermedad o horas extras. 

El software de gestión de contratos registra incidencias que impactan en la remuneración y la organización. Por ejemplo, horas extras limitan la disponibilidad, y bajas temporales influyen en la optimización de recursos. Estos indicadores proporcionan a RR.HH. un conocimiento preciso de las necesidades de contratación. Esto facilita identificar áreas con exceso o falta de personal, impulsando decisiones estratégicas informadas. 

Transparencia

Esta información tan útil para la empresa no deja de serlo también para el trabajador. La accesibilidad de los empleados a sus contratos, condiciones, características e incidencias se traduce en transparencia. Además, la empresa tiene el deber de informar a los trabajadores de todos los aspectos que afectan a sus contratos y a la prestación de su trabajo. 

Disponer de un sistema accesible por los empleados mejora las comunicaciones y las relaciones laborales, creando un clima de trabajo basado en la confianza. Esa misma claridad resulta determinante para las relaciones con los organismos oficiales. Disponer de toda la documentación perfectamente organizada y cumplimentada al día facilita cualquier proceso, incluidos los de inspección. 

Retos de la gestión de contratos en una empresa 

En este contexto, la gestión de contratos en una empresa ha de ser ágil, precisa, eficaz y transparente. De igual manera, debe ser capaz de aportar información relevante para la correcta administración de los recursos humanos. Por último, ha de asegurar el cumplimiento de la legalidad vigente, tanto entre las partes como de cara a las responsabilidades contraídas con los organismos públicos. 

 Sin embargo, acometer el proceso de digitalización de esta área suele ser la solución más conveniente y eficaz para numerosas entidades. Así, la empresa se beneficia de: 

Disponibilidad
Disponibilidad de los diferentes modelos de contrato actualizados en cada momento. 

Almacenaje y accesibilidad
El correcto almacenaje de los documentos y su accesibilidad inmediata. 

Agilidad en comunicaciones
Comunicaciones internas y externas ágiles y con firma electrónica. 

Seguimiento personalizado
Seguimiento de cada contrato, de las fechas de vencimiento de los periodos de prueba, de vigencia, de renovación o de transformación o extinción. 

Cumplimiento de los plazos
Comunicaciones en plazo a los organismos oficiales de todas las incidencias exigidas.

Acceso inmediato a infomes
Disponibilidad inmediata de informes con múltiples indicadores.

Automatización
Gestión automática de las nóminas, órdenes de pago y contabilización.

Generación de información legal
Un programa para contratos genera toda la información requerida para una correcta administración de los recursos

Dependiendo del tamaño de la empresa y de su complejidad o carga laboral, estos servicios pueden ser externalizados.

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¿Qué beneficios aporta el software de RR.HH. en la gestión de contratos? 

Gestión y digitalización de RRHH

El software de gestión de contratos es un elemento crucial en la gestión integral y digitalizada de los Recursos Humanos en las organizaciones. Aunque el software para contratos desempeña un papel central en la creación de la base documental, su funcionalidad es considerablemente más amplia, entrelazándose intrincadamente con una administración efectiva de los recursos humanos. 

Nóminas e informes

El contrato refleja acuerdos cambiantes que influyen en las contraprestaciones laborales actuales. A través de diversos procesos y departamentos, el sistema recopila información pertinente a la prestación laboral, incluyendo horas de trabajo, descansos y horas extras. Esta información se coteja con las condiciones contractuales, lo que permite la generación precisa de nóminas e informes para optimizar la gestión de los recursos. 

Múltiples beneficios

Los beneficios derivados del software de contratos son palpables: automatización de tareas repetitivas, optimización del tiempo, confiabilidad en los registros, recopilación precisa de información y la habilidad de enfocar los esfuerzos en aspectos estratégicos. No obstante, el software de gestión de contratos no opera en un vacío; se integra esencialmente con la gestión global de recursos humanos, siendo un factor fundamental para un funcionamiento cohesivo y eficaz.

Automatización de aspectos contractuales

La automatización de los aspectos contractuales posibilita que los equipos se concentren en estrategias de mejora, mientras se asegura la exactitud y el cumplimiento en la administración laboral, mejorando la eficiencia y el rendimiento de toda la organización. En última instancia, este software no solo simplifica las operaciones, sino que también capacita a las empresas para tomar decisiones informadas y estratégicas en su enfoque de gestión de recursos humanos. 

Cómo elegir un buen software de RR.HH. para la gestión de contratos 

 

Con todo lo expuesto hasta ahora, parece evidente que el mejor software para la gestión de contratos es el que aúna las siguientes características: La integración completa del sistema permite una automatización fluida de los inputs y su procesamiento.

Esto se complementa con una interfaz intuitiva y amigable diseñada para cumplir con los requerimientos de información de todos los usuarios. El servicio de mantenimiento y actualización es preventivo y proactivo, asegurando un rendimiento óptimo. 

El programa para la gestión de los contratos también satisface las necesidades de comunicación interna y ofrece la capacidad de realizar firmas electrónicas en documentos. Además, puede gestionar comunicaciones con entidades oficiales y cuenta con modelos parametrizables que permiten la generación de informes útiles para diversos departamentos. 

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Con las soluciones laborales de Cegid puedes gestionar los contratos de forma sencilla y ágil  

Los departamentos de RRHH tienen que hacer frente a numerosas gestiones administrativas relacionadas con la contratación del personal. Gran parte de estas tareas pueden ser automatizadas por tu software laboral, permitiendo así que las personas de Recursos Humanos tengan más tiempo para labores más estratégicas para la empresa. No todas las empresas cuentan con la misma estructura de RRHH ni las mismas necesidades. Por ello, con las soluciones de Cegid puedes elegir el software que necesites y que te permitirá desarrollar la estrategia de Recursos Humanos que tu empresa quiera alcanzar.  

¿Cuál es la característica fundamental en la gestión de contratos laborales?

Los contratos laborales tienen como característica fundamental que han de ser respetados en todos sus términos. De ellos se derivan toda una serie de obligaciones, no solo entre las partes, sino frente a distintos órganos de la administración. Por último, hablamos de recursos empresariales, de capital humano y de talento, y esto significa que de su correcta administración va a depender vuestra competitividad. 

Un programa para la gestión de los contratos va a automatizar todos los procesos: las comunicaciones entre partes, las renovaciones, las transformaciones, la finalización, etc. Además, lo va a hacer sin errores, teniendo en cuenta los requisitos legales específicos de cada tipo, las firmas y las notificaciones exigidas por los organismos oficiales. 

¿Por qué es esencial tener un enfoque eficiente en la gestión de contratos laborales?

Es imprescindible para cumplir con la legalidad vigente en todos sus aspectos, pero también para optimizar la administración de los recursos. Un buen software de administración de contratos nos permite eliminar las tareas repetitivas y centrarnos en la gestión del talento. 

¿Cómo puede el software de RR.HH. mejorar la gestión y seguimiento de contratos?

El software de RR.HH. integrado incluye, como uno de sus módulos esenciales, el programa para contratos. La digitalización de estos documentos automatiza operaciones relacionadas y complementarias en el sistema, agilizando procesos vinculados a la contratación de manera efectiva y eficiente.

Esta solución integral garantiza una administración laboral cohesionada y simplificada. 

¿Puede el software ayudar en la generación de contratos personalizados y documentos legales?

El software para contratos consta de modelos legales y actualizados, completamente personalizables.

Desde esta base, todas las comunicaciones exigidas por los organismos oficiales se generan y llevan a cabo de forma automática por vía telemática.

Igualmente, se crean las nóminas, las liquidaciones de seguros sociales, los libros de registro y todos los documentos legales pertinentes. 

¿Puede el software integrarse con los sistemas existentes en mi empresa?

Lo idóneo es que el software de administración de contratos esté integrado con todos los sistemas de la empresa o que esté integrado en un ERP. No solo con los que atañen directamente al departamento de RR.HH.

Lo adecuado, en este punto, es que esté vinculado con producción, contabilidad y con todas las áreas desde las que se puedan producir los inputs requeridos. 

¿Qué tipos de empresas y organizaciones pueden beneficiarse del software de gestión de contratos?

El software para la gestión de contratos y RR.HH. resulta beneficioso para todo tipo de empresas.

Sin embargo, los programas para la gestión de contratos especialmente indicado para aquellas que tienen ya una cantidad de trabajadores considerable, para las empresas con una alta estacionalidad y para las que deben recurrir con asiduidad a contrataciones estacionales o por obras. 

¿Cómo se adapta el software a los cambios normativos y legales en materia de contratación?

Los programas de gestión de contratos se mantienen en constante actualización, permitiéndoles ajustarse ágilmente a cambios normativos y legales en materia de contratación.

Estas actualizaciones no solo son reactivas, sino también proactivas, lo que significa que el software se anticipa a las nuevas normativas, asegurando que la empresa esté siempre en cumplimiento y evitando posibles penalizaciones. 

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