¿Cómo la factura electrónica transformará tu día a día?
La factura electrónica es una versión digital de la tradicional factura en papel, que se utiliza para documentar transacciones de venta de bienes o servicios. Este tipo de factura, al igual que su versión en papel, contiene información vital como el nombre y los detalles del proveedor, el cliente, la descripción del producto o servicio, el precio, la cantidad, los impuestos y el total a pagar.
En lugar de enviar facturas impresas por correo postal, se envían archivos electrónicos que contienen toda la información necesaria. Esto agiliza el proceso de intercambio de facturas y reduce los errores y pérdidas de información. Pero no solo mejora la eficiencia y la seguridad, sino que también puede ayudar a las empresas a administrar mejor sus finanzas.
Requisitos de la factura electrónica
Para poder emitir una factura electrónica la empresa o profesional debe contar con el consentimiento del destinatario y contar con un programa para hacer facturas electrónicas. Además, tendrá que cumplir con los requisitos de las facturas que se establece en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre:
- Legibilidad: esto quiere decir que la factura electrónica pueda ser leída por humanos, esto lo garantiza el programa de facturación electrónica que se utilice para la emisión de facturas electrónicas.
- Autenticidad: se refiere a que se debe garantizar la identidad del emisor de la factura.
- Integridad: garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
- Capacidad de almacenar las facturas de manera digital y garantizar el acceso a a las facturas. Esto es sencillo gracias a los sistema de facturación electrónica.
Tipos de factura electrónica
Hasta ahora están vigentes dos tipos de formatos de facturas
- Estructuradas: Son aquellas que pueden ser emitidas por el emisor a través de un programa de facturación electrónica, y tramitadas de forma automatizada por un programa informático. Utilizan lenguajes como XML o Edifact.
- No estructuradas: Son aquellas en PDF o en imagen que permiten ser enviadas por medios electrónicos, pero que el receptor necesita introducirlas en un sistema de un modo menos automatizado, como un lector de reconocimiento de facturas.
Ahora, las nuevas legislaciones introducen nuevas obligaciones de facturación electrónica para pymes y autónomos:
- Obligación de facturar electrónicamente entre profesionales.
- Obligación de contar con un sistema de emisión de facturas verificables para todas las empresas y profesionales que emitan facturas.
Por tanto, para poder emitir facturas electrónicas, empresas y autónomos necesitan contar con un software de facturación electrónica con el que crear y enviar facturas y garantizar los requisitos legales necesarios.
La firma electrónica para poder emitir facturas electrónicas A la hora de trabajar con la facturación electrónica para empresas, contar con firma electrónica es la manera más sencilla de poder garantizar la autenticidad del origen de la factura y la integridad del contenido. Este mecanismo tecnológico permite firmar digitalmente un documento, garantizando la misma validez legal que una firma manual en papel.
En el contexto de las facturas electrónicas, la firma electrónica sirve para validar la autenticidad de la factura y confirmar su emisión y aceptación. Además, la firma electrónica aporta una dimensión de seguridad y protección en el entorno digital: una vez que se ha firmado digitalmente una factura electrónica, cualquier modificación en el documento deja un rastro, asegurando la integridad de la información. Este aspecto es especialmente relevante para cumplir con las obligaciones legales y fiscales, ya que facilita la verificación de la emisión y recepción de la factura.
¿Por qué utilizar un software de facturación electrónica?
Ventajas de la Facturación Electrónica
Para los emisores de la factura
Para los receptores de las facturas y para la sociedad
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ContáctanosTransformando la Facturación: un vistazo a la Ley Crea y Crece y Verifactu
La Ley Crea y Crece marca un cambio significativo en las prácticas de facturación para las pequeñas y medianas empresas, así como para los autónomos. Este nuevo mandato requiere que todas las empresas y profesionales emitan facturas electrónicas en todas sus transacciones comerciales, independientemente del importe.
Este cambio significa una ampliación significativa de la normativa anterior, que solo obligaba a las empresas que suministraban a la Administración Pública a emitir facturas electrónicas desde el año 2015. Con ello se pretende reducir la morosidad, modernizar y optimizar las transacciones entre empresas, mejorando la eficiencia, reduciendo el uso de papel y facilitando la trazabilidad y transparencia de las operaciones financieras.
Además, en este contexto de cambio, la obligación de contar con un sistema Verifactu se presenta como un aliado esencial para facilitar la transición hacia la facturación electrónica. Con su implantación, además de permitir el envío de manera electrónica de todos los registros de facturación a Hacienda tal y como recoge la Ley Antifraude, se ayudará a las empresas emitir facturas electrónicas de manera simple y rápida.
El sistema Verifactu garantiza la autenticidad y exactitud de los registros de facturación, evitando que puedan ser alterados por los usuarios o terceros. Para poder adaptarse a esta nueva normativa, las empresas deberán contar con una solución que cumpla con todos los requisitos que recoja el reglamento correspondiente.
Con las soluciones Cegid para factura electrónica podrás tener siempre la tranquilidad de cumplir con las normativas vigentes
Son numerosos los cambios en factura electrónica que están por llegar. Tanto la Ley Antifraude como la Ley Crea y Crece traen novedades normativas que van a afectar a todas las empresas y profesionales españoles. En estos momentos, por tanto, es totalmente indiscutible que las organizaciones necesitan contar con un aliado tecnológico que les ayude a adaptarse con facilidad y seguridad a todas las novedades que están por llegar en los próximos meses. Confía en las soluciones Cegid para cumplir con las nuevas normativas. Así, solo tendrás que preocuparte de continuar trabajando en las tareas de valor de tu negocio, en lugar de estar pensando en cómo adaptarte a la factura electrónica o cómo implementar Verifactu.
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