¿Qué son los ladrones de tiempo?

Tipos de ladrones de tiempo  

En el trabajo puede haber ladrones del tiempo de muchos tipos, ya que el origen de las interrupciones y/o distracciones pueden ser muy diferentes. No obstante, desde Profiture creemos interesante clasificar a estos ladrones de tiempo en función de si su origen es debido a nuestro comportamiento, o por lo contrario se debe a un fenómeno extrínseco. Por lo tanto, hablaremos de ladrones de tiempo internos y externos.

Ladrones internos

Cuando hablamos de ladrones de tiempo internos nos referimos a todos aquellos factores que tienen su origen en nuestro desempeño profesional. Con esto nos referimos a que nosotros mismos los generamos y debemos ser capaces de gestionarlos y erradicarlos sin cambiar ningún elemento de la organización o depender de otras personas.

Entre los más habituales destacan: una planificación deficiente de la jornada; trabajar en modo multitarea; el estrés; falta de orden, la procrastinación, etc. En definitiva los ladrones de tiempo internos dependen de nosotros, aunque esto no quiera decir que sean sencillos de subsanar.

En muchas ocasiones es necesario pararse un momento a pensar cómo podemos mejorar nuestra productividad. Si los eliminamos mejoraremos los resultados de la empresa, y también estaremos más focalizados y seremos más eficientes a la hora de realizar nuestro trabajo. Estaremos más satisfechos profesionalmente y podremos aprovechar mejor nuestro tiempo libre y así conciliar mejor.

Ladrones externos

Por otra parte los ladrones de tiempo externos como su propio nombre indica, son todos aquellos fenómenos ajenos a nuestra persona, pero que de alguna manera nos afectan en nuestra actividad profesional diaria. Los más habituales pueden ser, llamadas telefónicas no indispensables, urgencias, la gestión del correo electrónico a deshora, la asistencia a reuniones no optimizadas, ya sea por la orientación o extensión de las mismas, la gestión del móvil, etc.

Cómo se pueden detectar los ladrones de tiempo 

Es relativamente sencillo identificar a estos ladrones de tiempo. Tan solo debemos hacer una retrospección sincera y crítica de nuestra jornada de trabajo y los resultados que ofrece e identificar tanto nuestras pautas de comportamiento como los fenómenos que nos rodean. Si sabemos dónde perdemos el tiempo será más fácil subsanar la situación.

Cómo evitar los ladrones de tiempo 

Sin duda el primer paso para solucionar o mejorar cualquier situación es identificar el problema. Una vez tengamos identificados los ladrones de tiempo en el trabajo, incluso clasificados en internos y externos, ya habremos dado el primer paso para solucionarlo. El segundo paso sería diseñar un plan de choque para evitar la situación.

La planificación es nuestra aliada.

Es fundamental organizar bien el trabajo, la priorización y ordenación de tareas es lo que debe marcarte el día a día. Recuerda que tus responsabilidades en tu puesto son muy concretas y la mayoría de ladrones externos, aunque en determinadas ocasiones son ineludibles, pueden preverse y solventarse con una buena planificación.

Tenemos que aprender a decir no y a delegar cuando así la situación lo requiera. También a atender a esas pequeñas tareas de menor valor añadido dentro del tiempo que tú elijas.

Pero recuerda que no trabajas solo, comunica a las demás personas integrantes de tu equipo esta planificación para asegurar el éxito en la ejecución de la misma.

Ahora bien, no sólo existen ladrones de tiempo externos, los ladrones de tiempo internos existen también.

Son más difíciles de identificar pero es fundamental hacerlo si realmente queremos conseguir mejorar nuestra gestión del tiempo.

Ejemplos de ladrones de tiempo

Una vez hemos hablado de qué son los ladrones de tiempo en la oficina, los tipos y a grandes trazos cuál es la estrategia a para evitarlos veamos en detalle cuáles son los principales y cómo afrontar cada caso particular.

Reuniones

La reuniones siempre han sido un tema controvertido dentro de la empresa, si bien es cierto que son necesarias para planificar y compartir puntos de vista distintos, en muchas ocasiones en las organizaciones se tiende a no orientarlas de una manera efectiva, incluso llegando a derivar en un mero presencialismo para algunos trabajadores, lo que supone un consumo de tiempo considerable, por no hablar de derroche.

No obstante esto va más allá del fenómeno de ladrones de tiempo en la oficina. Ha sido a raíz del teletrabajo que este problema ha tomado nuevas dimensiones. Durante la pandemia las soluciones de conferencias en línea se convirtieron en el día a día de todos nosotros.

Fue algo que posibilitó seguir trabajando de una manera más o menos normal, pero a su vez fue la puerta de entrada de los Ladrones de Tiempo en el Teletrabajo, en mayúsculas, ya que en muchas ocasiones se convocaban e incluían a los participantes simplemente por inercia.

Para afrontar este problema, se hace indispensable listar previamente los puntos a tratar en la reunión, pensar y definir el grupo de trabajo que realmente es indispensable convocar, y por último y no menos importante, establecer y cumplir un tiempo determinado.

Porque recordemos que, aunque sean reuniones de trabajo, en muchas ocasiones la reunión no realiza el trabajo propiamente dicho, tan solo valida o establece las directrices a seguir para la realización del propio trabajo a posteriori.

Urgencias

La llegada súbita de urgencias laborales es algo habitual en el día a día de muchos trabajadores; y a decir verdad la gran mayoría de veces suele ser fruto de la desorganización o errores completamente ajenos a la persona que se le exige atender a dicha urgencia. Pero eso no influye en que dicha persona tenga que adaptar su agenda para poder dar respuesta a esa necesidad inaplazable.

Para evitar esas situaciones, siempre que sea posible, se recomienda aplicar una visión transversal. Deben revisarse todos los procedimientos y las responsabilidades individuales de todos los miembros implicados para identificar y subsanar la causa de esa urgencia para que no vuelva a repetirse y partir de la idea que debemos distinguir lo urgente de lo realmente importante.

Procrastinación

La procrastinación es uno de ladrones más comunes en la mayoría de empresas, muchas veces no tiene que ver con no realizar el trabajo, sino en no cumplir el orden y prioridad prestablecido. Es especialmente crítico procrastinar ciertas tareas cuando de ellas dependen varias personas y/o forman parte de un proceso de mayor envergadura que la tarea en sí.

Programa objetivos a corto y medio plazo, y prioriza sabiamente la inversión de tiempo en cada una de tus tareas. No dejes para mañana lo que puedas y debas hacer hoy.

No decir no

La falta de asertividad en el ámbito laboral, independientemente que sea motivada por las ganas de ayudar o por el rango profesional, puede traducirse en una significativa merma de nuestro tiempo y eficiencia.

No saber decir que no también alimenta a los ladrones del tiempo en el trabajo, ya que las personas terminan recargándose de responsabilidades ajenas, lo que sumado a las propias, conlleva a un lapso de estrés o sencillamente a no ser capaz de cumplir con sus propias obligaciones. Ayudar está bien y se debe fomentar, pero siempre aplicando una lógica en el establecimiento de prioridades.

Interrupciones

Uno de los ladrones de tiempo externos por excelencia son las interrupciones. Las interrupciones nos hacen perder la concentración y, además del tiempo que nos roban en función de su duración, también nos hacen perder esos entre seis y nueve minutos que, de media, el cerebro tarda en volver a retomar el nivel de actividad y concentración que se tenía antes de ser interrumpido.

Estrés

El estrés es uno de los problemas de salud que más afectación tiene en la población actualmente; y lo más importante es que puede ser el precursor de problemas mentales aún más graves. Se presenta como un ladrón de tiempo, ya que sufrir estrés de manera continuada produce a las personas, en el mejor de los casos fatiga, la cual lastra nuestro rendimiento en el trabajo; sin contar el coste que tiene para nuestra salud.

Para evitar este problema, tanto las personas como las propias empresas, deben priorizar la salud física y mental y establecer y dotar de protocolos y herramientas a los profesionales para paliar esta problemática.

Desorganización

¿Cuántas veces hemos oído eso de yo tengo mi propio orden? La realidad es que la desorganización es un tema que está profundamente ligado a los hábitos individuales de cada persona, pero a la hora de establecer procedimientos en pos de la optimización del tiempo laboral no hay lugar para la desorganización. La planificación diaria, así como el establecimiento de unas prioridades bien marcadas serán elementos críticos para evitar este ladrón de tiempo.

El móvil

El móvil seguramente sea un caso curioso de ladrones de tiempo en el trabajo; lo podemos considerar tanto un ladrón de tiempo interno como externo. Muchas veces contestamos instintivamente a cualquier llamada, cuando es importante filtrar y acortar las llamadas profesionales que no nos aportan nada.

Y si hablamos de Apps de mensajería, no hace falta añadir nada más. Intenta concentrarte en tu trabajo y configura tu teléfono para que solo recibas notificaciones de aquello que es realmente indispensable.

Multitasking

Si bien es cierto que los perfiles polivalentes están muy valorados y pueden aportar mucho valor a las organizaciones, la realidad es que absolutamente nadie es capaz de rendir al 100% cuando tiene que enfocarse en varios temas en el mismo lapso de tiempo, además puede inducir a errores. Listar tareas, planificar el tiempo que se dedicará a cada una de ellas, y sobre todo cumplirlo resultarán indispensables para no incurrir en esta situación. La multitarea mal entendida y realizada es uno más de los ladrones de tiempo en el trabajo