¿Qué es la factura electrónica? Respuesta a todas las dudas

¿Qué es la factura electrónica? ¿Cuándo es obligatoria?

Como indica el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se trata, simplemente, de una factura idéntica a la que podemos generar habitualmente en papel. La diferencia está en que se emite por medios informáticos. También cuenta con una firma electrónica y se autentifica utilizando herramientas electrónicas, especialmente softwares específicos.

Además, este tipo de recibos están también sujetos a normativa legal. Concretamente, se rigen por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Al igual que el resto de las facturas, deben cumplir con una serie de garantías de legibilidad, autenticidad e integridad.

Desde el año 2015 ya es obligatorio emitir facturas electrónicas en las relaciones con la Administración pública para más de 5000 €. Con la aprobación de la ley crea y crece, los empresarios y autónomos tendrán que generarlas también en el caso de intercambios económicos con otras compañías.

Para la implantación definitiva, todavía es necesario el desarrollo del reglamento correspondiente, en el que se especifique cómo se va a llevar a cabo esta cuestión. Desde que se apruebe el reglamento, las empresas tendrán entre uno y dos años para adoptar el sistema, dependiendo de su facturación. Así, las compañías o negocios que facturen de forma anual más de 8 millones de euros, tendrán un año de plazo. Para el resto, se dilata hasta los dos años.

¿Quién está obligado a la factura electrónica?

La nueva ley obliga a usar este novedoso modelo de facturación a pymes, grandes empresas y autónomos. Según su artículo número 12, deberán utilizar este sistema para todas sus relaciones comerciales con otras compañías.

Por el contrario, no están obligadas aquellas empresas que solo tengan relación comercial con el consumidor final. Para este tipo de intercambios económicos, se seguirá utilizando el sistema implantado actualmente.

Las únicas empresas y trabajadores por cuenta propia que no están obligados a emitir este tipo de facturas son los que trabajan con el cliente final. Es decir, si vuestra actividad consiste en vender servicios directamente a un particular y no a otro negocio, no es necesario que la utilicéis.

Ahora bien, la mayoría de las compañías establecen relaciones con proveedores o directamente lo son. En este caso, es decir, en el de las relaciones llamadas B2B (business to business), sí es obligatoria.

¿Cuáles son sus ventajas frente a la factura tradicional?

Muchos empresarios creen que la factura electrónica va a conllevar problemas de adaptación, pero la realidad es que tiene muchas ventajas. Os contamos aquí las más importantes.

Ahorro en costes

Aunque es cierto que el ahorro depende del sector y del volumen de facturación, también lo es que puede llegar a ser importante. Ya no será necesario utilizar papel, sobres y otros materiales asociados a la facturación.

Según ha informado el SERES en su estudio anual, las compañías han ahorrado más de dos millones de euros en costes de gestión y de emisión de facturas.

Transacciones económicas más seguras

Con este nuevo formato de facturación, la información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Esta tecnología funciona como una especie de identidad en línea, que queda asociada a determinados documentos. Con ella podemos realizar una firma digital informática, de plena validez legal.

Además, es imposible manipular una factura de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están protegidas en caso de conflicto.

Lucha contra la morosidad

La lucha contra la morosidad es uno de los principales objetivos de la ley crea y crece. En este sentido, buscando que los pagadores cumplan con los plazos establecidos por ley, se implanta la e-factura.

Además, tal y como indica el Ministerio de Hacienda y Función Pública, la factura electrónica pretende también erradicar la morosidad por parte de las Administraciones. Esto es posible gracias a contar con información real relacionada con el estado de los pagos y los plazos para cumplirlos.

Automatización de procesos

La digitalización de las empresas en este sentido permitirá automatizar multitud de procesos. Generalmente, a la hora de generar recibos de este tipo, se evitan errores humanos gracias a la automatización.

Esta automatización permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos.

Los diferentes formatos de factura electrónica y cómo elegir el adecuado para tu negocio

No existe un único modelo de factura electrónica. Ahora mismo existen dos tipos diferentes de e-factura:

• En formato estructurado: Son las que se generan siguiendo el formato de archivo electrónico específico para tal fin. Por ejemplo, hablamos de los archivos del tipo XML o EDIFACT. Se crean directamente mediante software.
• En formato no estructurado: Es necesario escanearlas porque se encuentran en papel. También incluyen ficheros PDF. Es mucho más complejo darle un tratamiento informático a la hora de convertirlas en facturas electrónicas. Por ejemplo, un PDF documento de comunicación del IVA.

¿Cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica?

Es habitual preguntarse cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica. Lo cierto es que una factura digital se refiere a lo que la Administración denomina facturas en formato no estructurado.
En este sentido, quedarían englobadas las facturas en PDF o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. Es decir, la factura digital se ha generado en papel, pero después se ha digitalizado por diversos medios.
En cambio, una factura electrónica hace referencia a lo que las Administraciones denominan facturas de formato estructurado. En estos casos, la factura se genera mediante medios informáticos, y se emite en formatos tipo de e-factura, como XML o EDI.
La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital. En este sentido, es imposible procesarlas mediante software o herramientas similares. A pesar de ello, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede lograr un procesado eficiente en ocasiones, en función de la calidad del documento

¿Cómo implementar un sistema de facturación electrónica en tu empresa paso a paso?

Todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para digitalizar correctamente la compañía es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación.

Escoged el software más adecuado

El primer paso es escoger la herramienta informática que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un software de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos.

De esta manera, ahorraréis tiempo de gestión y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos:

• Interfaz intuitiva.
• Fácil de utilizar para el usuario.
• Específico e interconectable con otros softwares.
• Flexible y escalable.

Lleva a cabo una formación adecuada

Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo procesos de enseñanza y aprendizaje sobre el software.

En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados.

Establece una transición digital progresiva

Es imposible digitalizar una empresa de golpe. Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva.

El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un calendario de pasos escalables hasta alcanzar la digitalización completa.