¿Qué es el registro horario de los trabajadores y cuándo hay que hacerlo?

La ley del registro o control horario

El 12 de marzo de 2019 se publicaba la Ley del Registro Horario Obligatorio en el BOE. Un Real Decreto Ley 8/2019 que daba respuesta a las denuncias de jornadas más extensas de lo acordado sin la retribución que estas horas extras suponen, y el incumplimiento en general de los horarios del trabajador.

Esta normativa implica fichar en el trabajo, obligando de esta forma a las empresas a tener un registro diario de jornada en trabajadores a tiempo completo o parcial, sea cual sea su contrato. Así, se establece un control horario laboral ajeno a la posible flexibilidad del trabajador. Además, la información extraída del registro debe ser guardada durante cuatro años, y estar en disposición de los trabajadores y sus representantes (sindicatos) e inspectores laborales.

Asimismo, desde la publicación de la nueva ley de control horario de los trabajadores, los empleados también deben conocer la distribución y duración de su jornada ordinaria.

¿Cuál ha sido el objetivo de esta ley?

El objetivo principal del Real Decreto Ley de Control Horario es lograr el cumplimiento de las horas laborales y, consecuentemente, evitar abusos en el trabajo o fraudes al no compensar o pagar de la forma acordada las horas extras.

Por otro lado, también pretende infundir en las empresas la importancia de respetar los horarios de los trabajadores optimizar la organización de los diversos departamentos de una empresa, evitar el presentismo y fomentar la conciliación

¿Cuándo se debe llevar un control horario?

A pesar de las dudas iniciales sobre qué trabajadores deberían fichar tras la implantación de la nueva normativa, la ley supone un cambio claro respecto a la regulación anterior. Si bien antes sólo aquellos trabajadores a jornada completa estaban sujetos a un registro horario laboral, ahora todos los empleados deben constar en la plantilla de control horario de los trabajadores, independientemente de su tipo contrato, actividad o departamento.

¿Cuánto tiempo se conserva el registro horario? 

De acuerdo con la ley, la información almacenada del registro horario de los trabajadores debe conservarse durante cuatro años, a lo largo de los cuales podrá ser consultada por los empleados, sindicatos e inspectores de trabajo

Sanciones por no cumplir el control horario

Debido al apoyo de campañas específicas de la Inspección de Trabajo, la normativa de control horario ha sido capaz de localizar más de 9.000 infracciones desde 2019, todas ellas sancionadas económicamente.

Las sanciones más habituales son aquellas en las que no se implementa un sistema eficiente para cumplir con la normativa o aquellas en las que se presentan informes incompletos y de vaga información, y se dividen por una jerarquía que las ordena de mayor a menor gravedad.

Tipos de sanciones

Todas las infracciones son consideradas graves en materia laboral, pero su penalización económica dependerá del tipo de sanción:

• Sanciones muy graves: suceden en caso de problemas como la superación de horas extras anuales sin remunerar, y pueden llegar a ser de hasta 187.515 euros.
• Sanciones graves: suceden cuando existen errores en el registro, hay horas que no han sido computadas, etc. Están entre los 626 y los 6.250 euros.
• Sanciones leves: no ofrecer a los empleados el registro de horas o privarles de información sobre sus condiciones laborales puede resultar en una sanción leve, de 60 a 625 euros.

¿Cómo se puede llevar el control horario de los trabajadores?

Dado que la ley de control horario no especifica una única forma en la que el registro debe ser llevado a cabo, cualquier sistema control horario que la empresa decida será correcto, mientras sea fiable y objetivo: papeles, Excels, tarjetas de fichaje e incluso huellas dactilares (antes de la pandemia) son solo algunos de los métodos más habituales.

Evidentemente, la manera seleccionada para realizar el registro de jornada obligatorio es gratuita para los trabajadores, sin que ella implique ningún coste para ellos. Sin embargo, recurrir a un programa para el registro horario puntero y contrastado, es un valor añadido para la empresa

De este modo, cabe destacar que existen ciertos métodos que han sido considerados no válidos por el Tribunal Supremo, como los datos del GPS o el dispositivo de teléfono móvil personal del trabajador, así como documentos como los calendarios laborales que se realizan antes de la jornada, a modo de previsión.

Asimismo, la pandemia ha generado la necesidad de métodos y de software control horario que funcionen en remoto, y que permitan un control horario de los empleados a distancia, porque el teletrabajo también está sujeto a la ley de control horario de trabajadores, y la hoja de control horario de trabajo debe cumplimentarse igualmente.

He aquí la importancia de programas de gestión de tiempo, softwares de control horario que no dependan de presencialidad y el uso correcto de hojas de control horario de trabajo para establecer un registro de la jornada laboral de los trabajadores.

El uso de programas para el control de los horarios

Cualquier empresa que quiera ser competitiva debe llevar un buen registro jornada laboral de sus trabajadores y utilizar un programa de control horario, que debe estar interconectado con la máquina de control horario por la que los profesionales acceden o fichan.

Más allá del hardware, las empresas recurren a soluciones como softwares o apps de control horario obligatorio que tienden a ser la opción óptima para las empresas y dejan atrás métodos de control horario de empleados en excel.

Estos softwares de control horario son la forma sencilla, eficaz y fiable de registrar la jornada laboral de los trabajadores y evitar sanciones por no fichar en el trabajo. Corresponde a los responsables de Recursos Humanos gestionar el control horario empresas, una función muy relevante.

Los programas de control horario software presentan una larga lista de funciones más allá de la de fichaje, como la configuración y el seguimiento de horarios que permiten una mejor organización del equipo y fomentan la productividad. Incluso en algunos casos permiten que sean los propios empleados los que se organicen las vacaciones o suban sus partes de baja o alta.

Este tipo de softwares ofrecen, además, la oportunidad de tener toda la información centralizada, esencial si tenemos en cuenta el requisito de guardar los datos de registro horario de trabajo durante cuatro años. Son el soporte perfecto para cumplir el registro de jornada obligatorio.

Conclusiones

Sobre el registro horarios de trabajadores, y teniendo en cuenta la Ley de Control Horario y las sanciones que puede suponer no acatarla, no hay duda de que las empresas deben mantener un registro horario de empresas y de sus trabajadores acorde a la ley y eficiente.

También deben buscar softwares que les permitan superar la clásica planilla de control horario de trabajadores y apostar por una app de control horario que utilicen la tecnología más moderna.

A la espera una posible nueva ley control horario de los trabajadores y los cambios que pueda comportar en los distintos métodos de registros horarios, las plantillas de registro de jornada laboral son una opción, pero el aumento de trabajo en remoto hace que los sistemas de control horario, como softwares o apps de control horario laboral sean el método óptimo y más indicado para mantener la productividad y transparencia.

Así conseguiremos superar el concepto de control laboral por el de la gestión del tiempo, reteniendo al activo más importante de las empresas que son las personas que las forman y el talento que aportan.