Planificación inteligente del tiempo con IA: cómo optimizar la gestión del tiempo en RRHH

La planificación inteligente del tiempo con IA es una de las grandes tendencias en el área de RRHH que debemos conocer para este 2024. El uso de sistemas y herramientas que utilizan la inteligencia artificial es ya frecuente para gestionar con eficacia procesos y tareas de RRHH como la asignación de turnos, vacaciones y ausencias y el registro de la jornada, entre otros.

La planificación del tiempo de los empleados con IA ofrece a las empresas la posibilidad de responder de manera rápida y eficaz a imprevistos del día a día y realizar un análisis basado al 100% en datos que permita una toma de decisiones óptima.

En última instancia, la IA contribuye a que el lugar de trabajo sea más inteligente y ofrece grandes ventajas en la gestión de RRHH transformando y mejorando aspectos de la gestión y el desarrollo del personal.

 

¿Qué es la inteligencia artificial?

Mucho se está hablando en estos días de la inteligencia artificial. Sin embargo, algunos estudios como el de 40dB para El País demuestra que muchas personas no tienen una idea clara de qué es. Según este informe, el 64% de las personas que creen no interactuar con la IA en realidad usan a diario navegadores de Internet que ya incorporan sistemas de IA.

Por eso consideramos importante iniciar este artículo aclarando qué es la inteligencia artificial. Una definición sencilla es aquella que la contempla como un campo de la informática que crea sistemas y herramientas que emulan tener inteligencia humana. Estas aplicaciones funcionan a través de algoritmos y modelos matemáticos que les confiere la capacidad de pensar, razonar, aprender, resolver problemas y tomar decisiones, características asociadas a la inteligencia humana.

Y sí, ya no cabe duda de que la IA ha llegado para quedarse en todos los ámbitos de nuestra vida y, especialmente, en el mundo laboral.

 

¿Cómo funciona la planificación inteligente con IA en RRHH?

La automatización de tareas y la planificación inteligente son unas de las últimas incorporaciones a los RRHH. Y, obviamente, están basados en la inteligencia artificial. ¿Cómo funciona?

A modo de resumen, la IA permite disponer de herramientas que planifican de modo inteligente, como podría hacer una persona, considerando determinados datos y variables previamente introducidos para realizar sugerencias que después servirán a las cabezas pensantes (esta vez sí, las humanas) para la toma de decisiones final.

Las herramientas de IA toman como base de conocimiento los datos históricos de la empresa y los empleados. Así, esta gran cantidad de datos almacenados en el histórico le servirán de aprendizaje para después identificar patrones, ofrecer sugerencias basadas al 100% en datos e incluso contribuir en la toma de decisiones óptimas en tiempo real.

De esta manera, ante cualquier consulta que necesitemos atender la planificación inteligente con IA ofrecerá una sugerencia en la que tomará como base no solo las experiencias anteriores sino, también, los recursos disponibles y las necesidades de la organización.

Gracias a ello las personas responsables de los recursos humanos podrán tener una capacidad de reacción inmediata ante los diferentes contratiempos que puedan producirse. Por ejemplo, ante la falta de un empleado que pueda ser clave en un momento dado, las herramientas de planificación inteligente con IA podrán analizar las diferentes soluciones y sugerir cuál puede ser la mejor.

Precisamente esa es la clave de las herramientas de planificación inteligente con IA para la gestión de personas: las sugerencias que es capaz de hacer. La toma de decisiones siempre debe ser realizada por personas y para ello las herramientas de IA pueden servir de gran ayuda al ofrecer estadísticas y datos reales en los que basarse.

 

La planificación del tiempo con IA

La gestión del tiempo de los empleados es una de las grandes áreas en las que trabaja el departamento de RRHH. Gestionar los sistemas de fichaje y las ausencias, dar respuesta a las solicitudes de vacaciones y días libres, organizar y planificar los turnos… Son muchas las tareas de las que el personal de RRHH debe ocuparse. Hacerlo con la ayuda de los algoritmos de IA puede optimizar los procesos y facilitar la toma de decisiones.

La IA permite automatizar y planificar de manera inteligente la gestión del tiempo de los empleados. En concreto, la planificación inteligente del tiempo con IA verá grandes avances en áreas como el control horario, la solicitud de ausencias y vacaciones y la gestión de turnos de trabajo.

 

La gestión de turnos

La planificación y asignación de turnos de trabajo es un aspecto crítico que puede afectar a la productividad y la satisfacción de los empleados. La inteligencia artificial y las herramientas de planificación inteligente del tiempo permiten optimizar y mejorar esta tarea.

Por ejemplo, gracias a la inteligencia artificial es posible predecir la demanda de personal en función de diferentes variables como la temporada del año, los días festivos, los eventos especiales… entre otros. Utilizando sus algoritmos, la IA puede analizar los datos y pronosticar de manera precisa la cantidad de personal necesario en cada turno y en cada momento, permitiendo realizar una planificación inteligente del tiempo y los turnos de trabajo necesarios en cada momento.

Por otra parte, la planificación del tiempo con IA puede ayudar al departamento de RRHH a asignar de una manera óptima los turnos de los empleados según la demanda, los días tipo, las vacaciones, las habilidades, las circunstancias concretas… de cada empleado, encontrando la combinación más adecuada de personal para cada turno.

Y, además, permite poner todo esto en relación con las diferentes restricciones políticas y laborales como convenios y categorías profesionales, restricciones corporativas o normas de equidad, e incluso con la política interna de gestión del tiempo de cada organización.

 

El control horario

Ya es bien sabido que la normativa obliga a que todos los empleados de cualquier empresa registren sus horarios de entrada y salida. Además, es muy interesante dejar un registro del tiempo de trabajo efectivo que permita mejorar la toma de decisiones a la hora de asignar tareas y gestionar horas extra de trabajo.

Con un sistema de planificación inteligente del tiempo con IA los responsables de gestionar el talento podrán ir un paso más allá. Los algoritmos permitirán automatizar la gestión de incidencias horarias y monitorear la actividad de los empleados, obteniendo datos sobre en qué invierten su tiempo que después podrán ser usados para la planificación de las tareas, los horarios y los turnos.

 

La solicitud de ausencias y vacaciones

Los sistemas de planificación inteligente con IA permiten reducir el tiempo invertido en la gestión de ausencias, vacaciones o incidencias de cualquier tipo y tomar las decisiones óptimas al respecto.

Por ejemplo, permiten hacer frente de manera rápida y eficaz a imprevistos como la ausencia inesperada de un trabajador clave, crear políticas de vacaciones, adaptar las vacaciones y festivos a la plantilla o controlar sin margen de error el saldo de días usados y disponibles por cada empleado.

Por otra parte, los sistemas de IA pueden analizar los patrones de ausencias y el rendimiento de los empleados, otorgando una información valiosa para detectar posibles problemas como altas tasas de absentismo y anticiparse a situaciones de escasez de personal.

 

Beneficios de usar un software de planificación inteligente del tiempo con IA

La inteligencia artificial ofrece a la gestión de RRHH en general y a la planificación del tiempo en particular una serie de ventajas que transformarán los procesos y tareas que se realizan desde este ámbito.

El uso de un software de gestión del tiempo que trabaja con inteligencia artificial como Cegid Visualtime permite automatizar tareas administrativas y repetitivas como la solicitud y confirmación de las vacaciones o días libres, por ejemplo.

Por otra parte, permite analizar grandes volúmenes de datos y acceder en tiempo real a información de gran valor basada en fuentes fiables, mejorando la toma de decisiones en áreas como la planificación de los turnos.

Asimismo, la planificación del tiempo con inteligencia artificial permite dar respuestas rápidas no solo a la demanda de los empleados sino, sobre todo, a los posibles imprevistos que puedan surgir.

No cabe duda de que utilizar herramientas de inteligencia artificial para la planificación del tiempo y otras tareas de RRHH es una decisión en sí inteligente. La IA ha llegado para quedarse en un camino en el que no hay fin, ya que cuanto más usemos estos planificadores inteligentes más aprenderán y, por lo tanto, mejor funcionarán. De esta manera, el departamento de RRHH acabará por tomar una posición central en la toma de decisiones estratégicas dentro de las empresas.