¿Que es optimizar el tiempo?

La optimización del tiempo puede sonar como un concepto bastante simple, pero que llevado a la práctica puede acarrear ciertos problemas. Y es que no sólo requiere un cambio de elementos técnicos, sino también de hábitos entre los propios miembros de una organización.

Porque el tiempo es oro, y mucho más en lo que respecta a una empresa. Cada minuto que el empleado no está realizando sus tareas, la productividad se resiente. Con la optimización y la gestión del tiempo adecuadas es posible conseguir revertir esta situación.

¿Qué es la optimización del tiempo?

Se trata de una estrategia o política de empresa en la que se busca maximizar la eficiencia y la eficacia de los empleados. Las tareas y proyectos no sólo deben realizarse en un tiempo específico, sino que también de forma inteligente. Porque más rápido no siempre significa mejor.

Esto significa que la optimización del tiempo va siempre relacionada con la productividad. Además, debe estar enmarcada dentro de las normativas que imponen los convenios colectivos y la legislación laboral correspondiente. Teniendo en cuenta estos mínimos y máximos, las organizaciones deben diseñar estrategias adaptativas.

Algunas de estas estrategias pueden ser la especificación de tareas en horas concretas dentro de la jornada laboral, como revisar el correo electrónico o realizar llamadas. Otras estrategias pasan por un cambio de forma del registro de entrada y salida del trabajo, o la tramitación de documentos a través de una plataforma digital.

Beneficios de la optimización del tiempo en una organización

En definitiva, si una empresa decide aplicar una política de gestión del tiempo adecuada, disfrutará de beneficios tales como:

• Aumentará el tiempo de trabajo efectivo al reducirse el tiempo que se dedica a tareas no productivas.
• Reducirá las horas extras al aprovechar al máximo la jornada laboral.
• Optimizará sus procesos con instrucciones específicas que evitan los errores y las confusiones.
• Creará una cultura organizacional enfocada a la eficiencia y a la eficacia.
• Mejorará la calidad de los servicios de cara al cliente.

¿Qué tener en cuenta para mejorar la optimización del tiempo?

Pero no todo es tan fácil: para aplicar una política de optimización del tiempo que realmente funcione se deben trabajar tres pilares esenciales: saber cómo funciona la empresa y mejorar tanto el control de tareas como el control de horarios.

Conocer el funcionamiento de la organización

Porque si no existen pautas para las diferentes tareas, los empleados las desarrollarán con hábitos que no favorecen la optimización del tiempo.

Es por ello que la realización de encuestas de RRHH, así como realizar analíticas internas, ayudará a tener datos objetivos sobre cómo está funcionando la gestión del tiempo. También servirá para conocer el impacto de las políticas que se apliquen.

Control de tareas

Brindar la información a un empleado sobre qué y cuándo tiene que hacer sus tareas, no sólo ayudará a aprovechar los picos productivos durante la jornada laboral, sino que facilitará el aprovechamiento de su talento, habilidades y competencias en su mejor momento.

Saber cómo van los empleados a través del control de tareas aporta información esencial a los superiores, que podrán realizar los ajustes necesarios para maximizar la productividad.

Control de horarios

Ajustar las horas de entrada y de salida, tener una dinámica de registro del horario laboral que sea fácil de implementar, y establecer en algunos tramos los tiempos de descanso es clave en la optimización del tiempo. Y es que es en los pequeños detalles donde se marca la diferencia.

Con el control de horarios correcto se pueden implementar medidas tan interesantes como las bolsas de horas para favorecer la flexibilidad, planificar las vacaciones sin que se resienta la productividad de un equipo de trabajo o tener una sustitución rápida en el caso de bajas o ausencias imprevistas.

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