¿Cómo se relacionan la facturación electrónica, Verifactu y TicketBAI?

¿Qué es TicketBai?

Es un sistema común establecido por el Gobierno Vasco y las Haciendas Forales que basado en estrategias de transformación digital se orienta al control de la facturación.

Su objetivo es establecer toda una serie de obligaciones legales para los contribuyentes que afectan a la transparencia de las facturas y a su control. Para conseguirlo se apoya en las tecnologías emergentes, estableciendo unos requisitos técnicos imprescindibles en el software de facturación. Asociado a la utilización de estos programas y sus características, se detalla todo un proceso de comunicación de facturas a la Administración de obligado cumplimiento.

De esta manera, la Administración tributaria pretende perfeccionar el control sobre los ingresos de nuestras actividades económicas y, en especial, de aquellas enmarcadas en sectores que realizan entregas de bienes o prestaciones de servicios a consumidores finales, cobrados en su mayor parte en efectivo.

Cuál es su operativa

El fin último de este sistema de facturación electrónica y física es el control exhaustivo de las transacciones. Asegurar la declaración de todas las operaciones de venta realizadas por las personas y entidades que desarrollan actividades económicas. Además, que esta declaración original no pueda ser alterada en ningún punto o, mucho menos, anulada.

El procedimiento impone toda una serie de características a incorporar en los formatos de factura y en sus formas y medios de emisión. Tanto en la imagen electrónica como en la física. Estos modelos se orientan a establecer identificadores inequívocos y únicos para la trazabilidad de cada documento. Por ejemplo, la incorporación de un código QR, de un identificador TBAI o formatos de numeración específicos que aseguren la correlación exacta de las diferentes facturas. Del mismo modo, cada dispositivo desde el que se emite la factura ha de quedar identificado individualmente en cada documento.

Bien se emitan en papel los documentos o en formato electrónico, el sistema ha de ser capaz de generar un archivo XML para cada factura. Estos archivos son los que el contribuyente está obligado a remitir en línea a la Administración tributaria. Lo hará a través de la plataforma de facturación electrónica y los canales habilitados para ello por cada Administración.

Por tanto, no se trata solo de un software de digitalización de facturas físicas. Son verdaderos sistemas de automatización de procesos contables que permiten, a su vez, imprimir en formato papel los documentos y generar un archivo electrónico. Además, la Administración vasca impone la obligatoriedad de que los programas desarrollados a este fin o comercializados, tengan una licencia TBAI.

Dónde se aplica

Como ya hemos expresado anteriormente, cada Comunidad Autónoma tiene diferentes competencias en materia fiscal y tributaria. Esto ha posibilitado que el Gobierno vasco se haya anticipado, en parte, a otras comunidades al regular este procedimiento. Incluso se ha adelantado respecto a las iniciativas tomadas por el Gobierno central.

En línea con sus estrategias de transformación digital, el Gobierno vasco comenzó a implantar este sistema en el año 2021, alcanzando a todas las Haciendas forales: Álava, Guipúzcoa y Vizcaya.

A quién afecta

Pero todas las estrategias de transformación digital han de obedecer a un plan, ya que requieren normalmente de importantes inversiones para los afectados. Es por ello por lo que el máximo organismo vasco estableció una implantación progresiva por sectores de actividad con un calendario para cada Hacienda foral.

El plazo para su obligatoriedad total, acabado el periodo de incorporación voluntaria desde 2021, era el de junio de 2023 en Álava y Guipúzcoa. Es obligada su aplicación para todas las empresas, profesionales y autónomos que realicen actividades económicas en los territorios de las provincias referidas. Sin embargo, para la provincia de Vizcaya el proceso se extiende de forma escalonada hasta el año 2026.

Se establece una sola excepción. En Álava y Guipúzcoa quedan exoneradas de la obligación TicketBAI las personas que tuvieran más de 60 años a 31 de diciembre de 2021 y ejercieran una actividad económica.

¿Qué es Verifactu?

Cuando ya el Gobierno vasco llevaba un tiempo implementando su propio sistema de verificación de facturas, llega, para todo el ámbito nacional, la que conocemos como ley antifraude.

Con ella, además de de regularse otros asuntos, se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que incidan en el mercado interior como es la obligatoriedad de utilizar en programas que impidan la posibilidad de manipular la contabilidad. Es decir, se prohibe el uso de software de doble uso.

Y en este contexto, se introduce la implementación de un sistema para la verificación de facturas con unos requisitos para facturación electrónica y física muy precisos.

Este último punto es el que conocemos como VeriFactu. Un sistema de verificación de facturas, apoyado en las tecnologías emergentes, que permita asegurar en estos documentos:

• Su legibilidad: que los documentos respondan a unas características concretas y sean fácilmente legibles e identificables.
• Su exhaustividad: que se declare cada documento correspondiente a una transacción.
• Su accesibilidad: que sean comunicados en un formato estándar y en línea.
• Su veracidad: que cada factura se corresponda con fidelidad a la operación realizada.
• Su integridad: que evite su manipulación, impidiendo cualquier alteración, modificación o anulación.
• Su trazabilidad: que permita un seguimiento fiable desde su origen hasta su fin.

Cómo funciona VeriFactu

La forma de funcionamiento es simple. Cada factura ha de emitirse por cada operación con unas características formales concretas. A continuación, debe remitirse a la AEAT un archivo electrónico por cada documento.

Sin embargo, cabe destacar que remitir estos archivos electrónicos a la AEAT se establece como voluntario. Es decir, no hay una obligación, a priori, por parte de los contribuyentes de hacerlo.

A lo que sí están obligados todos los afectados es a adoptar soluciones de digitalización de facturas que permitan cumplir con el requerimiento de Hacienda si se produce.

De esta manera, la normativa incide en la obligatoriedad de que los sistemas de automatización de procesos contables satisfagan los requisitos para facturación electrónica y física establecidos. Del mismo modo que los programas han de garantizar la imposibilidad de alterar los datos contables o llevar contabilidades diferenciadas.

Importancia de la automatización de procesos contables adaptados al proceso

Hemos señalado que la comunicación de facturas a la AEAT es algo que queda a voluntad del contribuyente, puede hacerlo a iniciativa propia o no. Sin embargo, la Administración puede requerirle para que lo haga en cualquier momento. En este caso, sí estará obligado a cumplir con la comunicación en la forma establecida.

Es evidente que, para cumplir con este deber, vuestras estrategias de transformación digital han de contemplar el cumplimiento de estos requisitos. Es decir, vuestros programas de automatización de procesos contables y digitalización de facturas han de estar adaptados a la nueva normativa. De otra manera, no podríais responder ante un requerimiento de estas características de la AEAT. Esto podría conllevar importantes sanciones, no solo por el incumplimiento de la orden, sino por no tener vuestros sistemas ajustados a la legalidad.

Cuál es el ámbito geográfico de aplicación

En este punto hemos de diferenciar la ley del reglamento de desarrollo que afecta a VeriFactu. El ámbito de aplicación de la ley, en sus diferentes puntos, alcanza a todo el territorio nacional. Sin embargo, en lo tocante al sistema establecido para la verificación de facturas, quedan excluidos Álava, Guipúzcoa y Vizcaya, por tener ya un sistema propio en funcionamiento que se dirige a los mismos objetivos. En el caso de Navarra, también quedan fuera, pero al no tener todavía desarrollado un sistema, pueden acabar uniéndose a Verifactu.

A quién alcanza el sistema VeriFactu

El sistema de verificación de facturas es aplicable a todas las personas físicas o jurídicas que realicen una actividad económica. Como has podido ver, lo es de forma voluntaria, aunque será obligatorio en caso de ser requerido.

Sin embargo, quedan excluidos de su aplicación aquellos que ya están sujetos a algún sistema de verificación de facturas similar. Tal es el caso de TicketBai o del SII.

En qué se diferencian TicketBAI y Verifactu

A parte de algunas diferencias formales y respecto a la plataforma de facturación electrónica, podemos decir que su principal diferencia radica en la obligatoriedad.

Mientras que, como hemos visto, el cumplimiento con VeriFactu se establece como voluntario, el de TicketBAI es obligatorio en todo su ámbito. Es decir, sin necesidad de ser requerido para ello.

No obstante, al no estar plenamente desarrollado todavía el reglamento del sistema de verificación de facturas, podemos encontrarnos con otras diferencias cuando se apruebe. Por ejemplo, en cuanto al control e identificación de dispositivos emisores, algunos requisitos para facturación electrónica o la aprobación, certificación y licencia de programas. También, en el funcionamiento de la plataforma para facturación electrónica y los canales de comunicación con la Administración.

Cómo convivirán TicketBAI y Verifactu

Podemos definir la convivencia entre ambos sistemas como paralela. Al enfocarse a los mismos objetivos ni colaboran ni se mezclan. Un sistema se orienta a unos territorios concretos. El otro, pretende cubrir el vacío general en que se encuentran los sujetos que no están acogidos o afectados por otros sistemas similares ya.

Ambos aprovechan las nuevas tecnologías para conseguir una mayor transparencia fiscal y control sobre el fraude. Pero, al mismo tiempo, facilitan la labor de los contribuyentes en todo el conjunto de sus declaraciones.

Su convivencia se establece desde el desarrollo de las directivas europeas. Igualmente, desde el marco de los aspectos comunes de la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Siempre desde el respeto de las competencias que tiene atribuidas cada Comunidad Autónoma en materia fiscal dentro del marco constitucional y los Estatutos de autonomía.

¿Cómo se relacionan la facturación electrónica, Verifactu y TicketBAI?

En realidad, no podemos hablar de que exista ningún tipo de unión como tal entre estos sistemas de verificación de facturas. TicketBai y Verifactu funcionan de manera completamente independiente sin que exista interacción o conexión entre ambos.

Al contrario. Si podemos establecer algún tipo de relación, esta será excluyente, ya que los afectados por un sistema no pueden adoptar el otro. Además, no son alternativos a voluntad del sujeto pasivo.

Sus principales similitudes están en los objetivos y contexto. Como aprovechar estrategias de transformación digital globales que conducen a una modernización de la organización empresarial. También, como hemos visto, por objetivos o fines, como el control y transparencia fiscal o facilitar la gestión de los contribuyentes.

En el caso de la facturación electrónica estructurada afecta a todo el ámbito nacional cuando entre en vigor, ya que no es un tema de fiscalidad.

De igual manera, las hay formales, como la de establecer requisitos para facturación electrónica muy similares y formatos casi iguales. Y ambos sistemas inciden en la obligatoriedad de adoptar programas de automatización de procesos contables ajustados a la ley.

Pero aparte de su afinidad por objetivos no hay mucha más relación. Salvo, quizás, la de un esfuerzo común para establecer las necesarias condiciones para que las correctas estrategias de transformación digital conduzcan a su aplicación fluida.

La perfecta automatización de procesos contables, ajustados a la ley, es la piedra angular de todas estas nuevas obligaciones. Sin una adaptación precisa y fiable de vuestros sistemas, el cumplimiento con la nueva normativa se hace difícilmente viable en cualquiera de los dos mecanismos. Desde Cegid os invitamos a contar con nuestra guía y asesoramiento en este proceso.