La importancia de la ficha del trabajador en la gestión de personal

Para que los departamentos de RR.HH. puedan llevar adelante una correcta gestión de los empleados, el papel que cumple la ficha de trabajador es de suma importancia.

Es que en ella se detalla información relevante de cada empleado, como sus datos personales, del puesto de trabajo, documentación entregada y pendiente, informes de desempeño, entre muchos más.

La ficha del empleado también es una herramienta fundamental para gestionar permisos como cambios de turnos, vacaciones, absentismo, así como para volcar resultados de encuestas, por ejemplo, de clima o satisfacción laboral.

Su objetivo principal es crear una base de datos completa de cada miembro de la empresa, lo que ayuda a los responsables y líderes de equipo a acceder a la información de forma rápida, organizada y precisa.

¿Qué datos conforman una ficha de trabajador?

Si bien esta información puede variar dependiendo la empresa o el rubro en la que ésta opera, en líneas generales los datos que no pueden faltar en una ficha de trabajador son:

• Información personal

Tanto de la persona como de su puesto laboral. Se puede incluir, por ejemplo:

1. Nombre y apellido
2. Número de Identificación
3. Fecha de Nacimiento
4. Domicilio
5. Datos de contacto
6. Número de la Seguridad Social
7. Cargo en la empresa
8. Área de trabajo
9. Funciones y tareas

• Información técnica y académica

Estos datos son clave para su proyecto de carrera y desarrollo profesional en la empresa:

1. Estudios realizados (en curso, finalizados y/o abandonados)
2. Otros cursos y talleres que realice (dentro o fuera de la compañía)
3. Áreas de conocimiento de interés
4. Experiencias laborales previas
5. Otras observaciones

• Contactos ante una emergencia

La ficha de trabajador debe contar con datos de contacto actualizados de familiares y/o allegados:

1. Datos de la persona a contactar ante una emergencia
2. Teléfonos, domicilio y correo electrónico
3. Rango de parentesco o vínculo con el empleado

Ventajas de las fichas de empleados

Hoy en día es posible conectar la ficha del trabajador con otros documentos y datos importantes como los de control de fichajes y gestión del tiempo, documentos de altas y bajas, y registros de vacaciones, descansos, turnos, entre muchos otros.

De esta forma, los responsables de gestión del personal tienen toda la información del empleado centralizada en un mismo lugar. Esto es posible gracias a la tecnología aplicada a la gestión de personas del Expediente HR de Cegid Visualtime, un archivo completamente flexible y adaptable a las necesidades de cualquier organización.

Entre las ventajas de contar con un expediente ágil, dinámico y automatizado encontramos las siguientes:

• Seguridad

La información se puede distribuir a tus equipos asegurando la privacidad de los datos. Estos están disponibles 24/7 con permisos de acceso personalizables. Además, Cegid Visualtime es la única plataforma avalada por el certificado Gold Partner de Microsoft, la ISO 27.001 y Esquema Nacional de Seguridad. 

• Sin errores ni pérdida de tiempo

Es posible actualizar los datos de forma rápida y simple: situación familiar, días de vacaciones pendientes, novedades del convenio, formación, actualización del salario, etc.

Incluso automatizar los datos que contiene la ficha del empleado gracias a la centralización de solicitudes en la esta herramienta 360 que vuelva automáticamente dichas solicitudes también en el expediente

• Todas las funcionalidades en un solo lugar

Los responsables pueden crear campos personalizados dentro de la ficha, asignar permisos según el rol de los Managers, importar y exportar datos, generar informes automáticos y llevar una fluida comunicación interna. Todo, desde una única herramienta, Cegid Visualtime.