Gestión de horarios laborales: cómo organizar los turnos de trabajo de manera eficiente

¿Qué es la gestión de horarios de trabajo?

La gestión de horarios laborales es el proceso por el que se organiza, mide y coordina el tiempo de trabajo que dedican los empleados de una empresa.

Dicho de otra manera, organizar turnos de trabajo significa planificar con antelación y gestionar las horas y los días en los que una persona o un equipo realizará sus actividades laborales.

A la hora de hacer horarios de trabajo se puede tener en cuenta también el dónde: es decir, el lugar desde el que se desempeñará esa función (presencial, teletrabajo o híbrido).

Asimismo, cuando hablamos de gestionar horarios de los empleados conviene implantar un sistema que permita medir el tiempo de trabajo efectivo de los empleados. De esta manera, luego contaremos con información valiosa para analizar que nos permitirá optimizar los tiempos de trabajo, coordinar turnos y asignar tareas de una manera eficiente.

¿Cómo hacer horarios de trabajo?

A priori puede parecer sencillo organizar turnos de trabajo, pero la realidad es que hay algunos factores que lo condicionan: los turnos rotativos, o diferentes turnos y jornadas, la gestión de vacaciones, ausencias imprevistas, solicitudes de cambio de turno entre profesionales…

Por eso, a la hora de hacer horarios de trabajo es importante considerar las diferentes idiosincrasias a las que están sujetos. Por ejemplo, las medidas que facilitan la conciliación laboral y familiar y la flexibilidad horaria o la coexistencia de empleos con turnos fijos, rotativos u horarios estancos.

Por otra parte, el lugar desde el que se trabaja también incide en la gestión y planificación de los horarios laborales. No es lo mismo trabajar desde la oficina que hacerlo en remoto o bajo modalidad de trabajo híbrida.

Por este motivo, el departamento de RRHH debe utilizar soluciones para la gestión del tiempo de los empleados que sean totalmente adaptativas a las diferentes idiosincrasias que se producen dentro de una misma empresa.

Gestionar horarios de empleados con diferentes jornadas laborales

El tipo de jornada laboral es posiblemente uno de los factores que más influyen a la hora de hacer horarios de trabajo y para ello es necesario conocer en profundidad las más frecuentes.

Jornada laboral a tiempo completo o parcial

Las jornadas laborales a tiempo completo son aquellas que se distribuyen en 40 horas semanales. Generalmente, los empleados trabajan un número fijo de horas al día y una cantidad concreta de días a la semana, habitualmente 5 días durante 8 horas al día.

Por su parte, una jornada a tiempo parcial es aquella en la que se pacta la prestación de servicios por un número determinado de horas o días inferior a la jornada completa. Por ejemplo, puede ser una jornada en la que trabaje 3 días a la semana durante 8 horas cada día o 5 días a la semana 4 horas cada día (u otras combinaciones).

En este tipo de jornadas la organización de horarios debe adaptarse a la disponibilidad de cada empleado y requiere o bien una programación de horarios más cortos o una distribución eficiente de tareas.

Jornada fija o jornada con turnos de trabajo rotativos

Un empleado con jornada fija trabaja siempre el mismo número de horas al día y los mismos días a la semana. Al ser siempre igual, la planificación de horarios resulta más sencilla a corto y largo plazo.

En cambio, una jornada laboral en turnos de trabajo rotativos implica que la jornada va cambiando a lo largo del tiempo, aunque por norma general y para facilitar la gestión y la conciliación tienden a tener patrones repetitivos. Este tipo de jornadas deben organizarse con suficiente antelación para que todas las funciones y horarios de trabajo queden completos.

Jornada partida o jornada intensiva

La jornada intensiva o jornada continua es la jornada laboral diaria que realiza un empleado de forma ininterrumpida, sin pausa salvo la excepción de los 15 minutos de descanso obligatorios por ley para jornadas superiores a 6 horas. En este caso, la totalidad del tiempo que el empleado está en su puesto es considerado tiempo de trabajo efectivo.

Por su parte, en la jornada partida suele haber un tiempo mayor de descanso, generalmente una o dos horas. En este caso, los descansos no cuentan como tiempo de trabajo efectivo. La gestión de los horarios de los trabajadores puede complicarse al necesitar tener cuenta las horas de descanso en el caso de que el puesto no pueda quedar vacío.

Jornada laboral con horarios flexibles

Como medida de conciliación, algunas empresas ofrecen a los empleados cierta flexibilidad horaria sin reducir la jornada. Esto supone que el empleado puede controlar la manera en que distribuye el tiempo de ejecución de sus tareas a lo largo de su jornada de trabajo.

En este caso se complica la organización de horarios, puesto que se hace necesario coordinar las preferencias de los empleados para garantizar la ejecución de las tareas.

Jornada a distancia

Con la popularización del teletrabajo y en especial los modelos de trabajo híbridos la organización de horarios también debe tener en cuenta la ubicación desde la que se realiza el trabajo.

El lugar desde el que se desempeñe el trabajo no debe afectar a plazos y horarios, que siempre deben ser los mismos. Sí se debe tener en cuenta de cara a la organización, en especial en trabajos que requieran cierta proporción de presencialidad.

También es necesario tener en cuenta que, según la Ley de Desconexión Digital, se deben establecer horarios concretos para la comunicación, respetando siempre el derecho al descanso de los trabajadores.