Gestión horaria: cumpliendo la ley y mejorando la organización

La gestión horaria es la capacidad de transformar todas las obligaciones legislativas en una oportunidad de crecimiento para la organización a través de su gestión del tiempo. El registro del tiempo de trabajo permite conocer cuánto trabajan los empleados, facilitando aplicar medidas que incentiven el tiempo de trabajo efectivo, así como la flexibilidad laboral y una buena experiencia de empleado.

Es por ello que con un sistema adecuado, como un software especializado, es posible conseguir lo mejor de la gestión horaria sin tener que complicarse con las normas laborales.

¿Pero cómo realizar una gestión horaria adecuada? ¿Qué momentos de la jornada laboral se deben tener en cuenta en el registro? ¿Qué beneficios aporta el registro del tiempo de trabajo efectivo?

Lo que dice la ley respecto a la gestión horaria de los trabajadores

Comenzando por lo más básico, el mínimo que cualquier método de gestión horaria debe tener en cuenta es el registro de inicio y fin de jornada laboral. El propósito de esta ley es asegurar que no se hacen horas extraordinarias sin registrar, situación irregular que se daba en muchas organizaciones. Ahora bien, la legislación no especifica nada respecto a los descansos e interrupciones dentro de la jornada laboral.

También da alas a que la flexibilidad horaria sea una realidad, siempre acorde a la ley. El problema está en que si no se dispone de una herramienta de gestión horaria adecuada, sencilla de utilizar y automatizada, encajarlo todo es un dilema para los managers y responsables de RRHH.

Los tiempos de descanso y las interrupciones, un periodo olvidado en la ley

Pero para realmente aprovechar la transformación que ofrece la gestión horaria, es indispensable que no sólo se registre el inicio y fin de la jornada laboral, sino también las pausas, descansos e interrupciones dentro de la misma.

Existen gran cantidad de situaciones durante la jornada que hacen que el empleado no esté concentrado en ser productivo. Por lo que, registrarlas en un solo clic ayudará a conocer el tiempo de trabajo efectivo real de cada persona trabajadora.

No tenerlas en cuenta, hace que se asuma que toda la jornada laboral es productiva, cuando no es cierto, y por ello se disparan las horas extra. Tampoco existiría constancia sobre el compliance de los descansos obligatorios, siendo responsabilidad de la empresa que los trabajadores los respeten.

5 Beneficios de una gestión horaria centralizada y automatizada

Contar con un método centralizado y automatizado para la gestión horaria, que pueda medir el tiempo de trabajo efectivo, aporta una gran cantidad de beneficios para la organización. Tanto en la reducción de costes, como en el impacto en la productividad y la experiencia de empleado.

1. Evita el presentismo

Estar en el puesto de trabajo no es sinónimo de trabajar, por lo que es necesaria una herramienta capaz de analizar el comportamiento de los empleados, el logro de objetivos y sus procesos productivos, clave para reducir el presentismo.

2. Reducción de horas extra

Ya no sólo por cumplir con la ley, sino para saber qué procesos productivos son los menos eficientes y necesitan una revisión. Tener un registro de las horas extra permitirá optimizar el funcionamiento de la organización a la par que incentiva la conciliación laboral, y reducir las horas extra innecesarias.

3. Flexibilidad horaria

No hay nada más conciliador que brindar la oportunidad a los trabajadores de adaptarse ellos mismos los horarios. La flexibilidad horaria mejora la satisfacción del empleado, que tendrá un mayor tiempo de trabajo efectivo al poder concentrarse en sus funciones.

4. Compliance laboral

Ya sea tanto aquellos dentro de la jornada, como los 15 minutos de descanso obligatorio cada 6 horas, como entre diferentes días. Esto es especialmente importante en equipos mixtos y empleados que teletrabajan, debiéndose cumplir la normativa laboral aunque sea desde casa.

5. Análisis y mejora de los procesos productivos

Permitirá conocer aquellas tareas y funciones que consumen mayor tiempo de trabajo efectivo, así como las que se tarda más en alcanzar las metas establecidas, KPI o OKR.

¿Cómo puede facilitar mi empresa la gestión horaria?

Con VisualTime, la herramienta de Recursos Humanos que combina innovación, sencillez y adaptabilidad. Gracias a estas tres características, se ha convertido en una solución eficaz para muchas organizaciones, en especial en el control de horario.

Los empleados, a través de cualquier dispositivo, podrán registrar la jornada laboral, los descansos, pausas e interrupciones. También permite la aplicación de marcos temporales en los horarios (o horarios flexibles de entrada y salida). Fomentando una flexibilidad horaria beneficiosa para empleado y organización. Respeta los acuerdos y los convenios, y avisa de las desviaciones.

VisualTime facilitará el crecimiento organizacional, y mejorará el control a la vez que ofrece una mejor experiencia de empleado. En conclusión, VisualTime no sólo cumple con los requisitos legales de la normativa laboral, sino que ayuda a transformar a las empresas para alcanzar el éxito.