Gestión de nóminas: Modelo TC1 y TC2 de la Seguridad Social

Las empresas que cuentan con trabajadores en nómina deben presentar de manera mensual los modelos TC1 y TC2 de la Seguridad Social. Estos modelos, sustituidos en 2015 por los modelos RLC y RNT, son documentos que detallan las cuotas que deben pagar a la Tesorería General de la Seguridad Social por sus empleados, indicando qué aportaciones corren a cuenta de la empresa y cuáles son por parte del trabajador. Su finalidad es la de controlar y abonar el pago mensual de los seguros sociales.

¿Qué indican los modelos TC1 y TC2?

A estas alturas, no es ninguna novedad que las empresas con trabajadores en nómina deben pagar ciertos impuestos como concepto de seguros sociales.

Estos seguros sociales, también denominados cotizaciones sociales, son los cargos que abonan tanto las empresas que tienen trabajadores contratados como los propios trabajadores, cada parte dentro de una horquilla determinada. Su finalidad es que las personas empleadas puedan acceder a prestaciones sociales como la del desempleo, la formación profesional, la baja por enfermedad o laboral, las pensiones…

Los modelos TC1 y TC2 son los que se ocupan de intercambiar entre la empresa y la Tesorería General de la Seguridad Social la cuantía correspondiente en cuestión de seguros sociales que deben ingresar a las arcas tanto la empresa como los propios trabajadores.

Además, los modelos TC1 y TC2 de la Seguridad Social también indican las cotizaciones adicionales de cada empleado por las horas extras que haya trabajado.

Hay que presentarlos de forma obligatoria cada mes y sus siglas se corresponden a las palabras “Tesorería Cotización”. Como modelos que son, son unos documentos con una estructura predefinida que pretende facilitar la presentación de los impuestos.

Los nuevos modelos RLC y RNT que sustituyen al TC1 y el TC2

Aunque dentro de la jerga de los departamentos de Recursos Humanos el modelo TC1 y TC2 siga llamándose así (y probablemente lo harán durante mucho, mucho tiempo), es importante aclarar que en 2015 fueron sustituidos por el RLC y el RNT.

Fue en ese año cuando entró en vigor el servicio de presentación de información CRET@ (ahora SILTRA) de la Seguridad Social. El cambio de modelos TC1 y TC2 a RLC y RNT (respectivamente) afectó a la mayoría de los regímenes excepto a algunos especiales, como el del carbón, el agrario o el del mar, entre otros.

¿Y por qué se cambió del modelo TC1 y TC2 de la Seguridad Social a los modelos RLC y RNT?

La realidad es que fue para simplificar los procesos. Con el TC1 y el TC2, la empresa presentaba los modelos de forma telemática y luego la Tesorería generaba los documentos que la empresa debía pagar.
Esto suponía un retraso en los trámites, que fue precisamente el que se pretendió solventar con el cambio de modelos.

Ahora, con los nuevos modelos denominados RNT y RLC, es la TGSS quien los emite directamente en base a la información que le proporciona la empresa, quien debe confirmarlos y realizar el pago correspondiente. Estos dos modelos se presentan siempre de manera conjunta.

¿Qué es el TC1?

El TC1, ahora denominado RLC (Relación de Liquidación de Cotizaciones) indica el pago total que debe realizar la empresa por cuenta de sus trabajadores. Es decir, es el modelo que resume las cotizaciones sociales de todos los trabajadores.

Este modelo muestra un listado de todos los empleados de la empresa y la cantidad que liquida por cada uno de ellos en el mes al que hace referencia. El TC1 es una versión resumida con la cantidad total que la empresa debe pagar por cada uno de sus trabajadores.

En el TC1 se indica tanto lo que tiene que abonar la empresa como la parte que debe devengar de la nómina a cada trabajador.

Ya sabes que las cotizaciones a la Seguridad Social corren a cuenta tanto de la empresa (en torno a un 32 y un 38% de la base de cotización por contingencias comunes) como del trabajador (en torno a un 6 o 7% de su salario bruto). En este último sentido, la empresa funciona como un intermediario: retiene la parte de las nóminas correspondiente de cada trabajador y posteriormente las entrega a la TGSS.

Modelo TC1: los datos que incluye

El TC1, o RLC, comienza con los datos de identificación de la empresa: su razón social o el código de cuenta de cotización, es decir, un número que asigna la TGSS a las empresas que deben pagar cuotas de cotización.

Después contempla datos como el periodo al que se refiere el documento, el número de trabajadores, la cuota total a liquidar y los datos para la gestión del pago electrónico.

A continuación, el documento describe cada concepto de cotización que debe pagar la empresa por el conjunto de sus trabajadores. En este punto detalla tanto las bases sobre las que se calcula cada importe como el propio importe final, detallando la cotización total en relación a las horas extraordinarias, la cantidad a pagar por las contingencias comunes y las bonificaciones o subvenciones que se tengan en cada caso, siempre hablando de la suma total de todos los trabajadores en su conjunto.

Finalmente, en el pie de página encontrarás un código de barras para el pago electrónico.

Modelo RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones), que sustituye al antiguo modelo TC1 de la Seguridad Social

El TC2: ¿qué es?

Por su parte, en el TC2, ahora sustituido por el RNT (Relación Nominal de Trabajadores), se detallan las altas, las bajas y las bases de cotización de los empleados. Con este documento se realiza el abono de la nómina de los trabajadores.

Mientras que el TC1 es un resumen de todo lo que debe pagar la empresa por la suma de sus trabajadores, el modelo TC2 es un documento que detalla las cuotas por cada trabajador.

Modelo RNT (Relación Nominal de Trabajadores), antiguo TC2 de la Seguridad Social

En el TC2 de la Seguridad Social, o el actual RNT, se detallan datos que identifican a cada uno de los empleados por los que cotiza la empresa, así como la base de cotización de cada uno de ellos, las prestaciones abonadas por trabajador (en caso de que las haya) y las posibles bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social que la empresa pudiera estar recibiendo por contrataciones de ciertos colectivos que disminuyan las cuotas.

¿Cuándo y cómo se presentan los TC1 y TC2 en la Seguridad Social?

En ambos casos, desde el cambio del TC1 y TC2 a RLC y RNT, es la Seguridad Social quien envía el documento a los autónomos y empresas que tienen trabajadores contratados.

Sin embargo, para que la TGSS pueda hacer el cálculo de los seguros sociales de la empresa, esta puede o bien solicitar el borrador de la liquidación o bien comunicar un fichero de bases. Para ello, debe contar con un software como Cegid Visualtime que genere dicho fichero y después enviarlo a través de SILTRA a la Tesorería.

Una vez recibido, la empresa debe presentar su conformidad o modificar lo que considere oportuno en caso de que haya algún error o incongruencia.

Si no lo hace y la TGSS tiene que reclamar la deuda, la empresa tendrá un recargo del 20% si lo abona dentro del plazo establecido en la llamada acta de liquidación o del 35% si se abona fuera de dicho plazo. Además, se aplicarán también los intereses por retraso (que indicamos un poco más adelante).

Las cotizaciones sociales contempladas en TC1 y TC2 deben abonarse en el mes siguiente al de su devengo. Es decir, por ejemplo en mayo se pagará lo correspondiente a abril. La empresa deberá pagar el importe total como máximo el último día laborable de cada mes en caso de que se pague por transferencia bancaria. Si la empresa quiere domiciliar el pago, debe hacerlo hasta el día 20 de cada mes.

En caso de que se pase el plazo para pagar el importe establecido en los modelos TC1 y TC2, existe la posibilidad de pagar después, pero habrá posibles intereses de demora y sanciones por el retraso. El porcentaje adicional en este caso sería de:

• El 3% si se paga dentro del mes siguiente al del fin del plazo reglamentario.
• El 5% si se paga durante el segundo mes.
• El 10% si se abona durante el tercer mes.
• El 20% si de paga a partir del cuarto mes.

En caso de que la empresa no vaya a poder abonar los seguros sociales cuando corresponda, puede solicitar un aplazamiento. Sin embargo, no podrá aplazar las deudas correspondientes a las cuotas por accidentes de trabajo y enfermedad profesional y las aportaciones de los trabajadores de los regímenes general y asimilado.

¿Y qué pasa si en el modelo que presenta la Seguridad Social la empresa detecta incongruencias o algún error? En este caso, la empresa puede modificar los datos. Para ello debe hacerlo a través de SILTRA, la aplicación de la Seguridad Social dentro del Sistema RED.

La gestión de nóminas y los seguros sociales

Todos estos modelos tienen, en definitiva, gran relación con la gestión de nóminas, una tarea que puede resultar ardua para una empresa si no está correctamente automatizada. Controlar los horarios reales de cada trabajador, separar horas ordinarias de extraordinarias… Si además hay flexibilidad horaria o teletrabajo, puede ser aún más complicado.

Sin embargo, optimizar la gestión del tiempo puede ser sencillo con software de recursos humanos como Cegid Visualtime.

Con Cegid Visualtime, podrás centralizar la gestión de Recursos Humanos con un gestor documental que, entre otras funciones, permite distribuir las nóminas entre el personal de la empresa, pudiendo ver de un simple vistazo el número de horas ordinarias y extras que se han hecho. Además, puedes subir documentos de forma masiva y entregar a tus empleados sus nóminas de manera automática y segura.

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