¿Se ha acabado el facturar con Excel? ¿Cómo puede facturar ahora un autónomo?

¿Qué es la Ley Antifraude?

España, al igual que el resto de países europeos, está adaptando en los últimos años su normativa a la exigida por la Unión Europea en materia de lucha contra el fraude fiscal Esta ley traslada la Directiva Europea 2016/1164 y cuenta con medidas de gran impacto en la operativa diaria de empresas y profesionales autónomos.

El objetivo de la ley 11/2021, de 9 de julio, es conseguir un mayor control sobre las formas de facturación y de llevar la contabilidad. Además, se espera que sirva para ayudar a que cualquier trabajador autónomo cumpla con todas sus obligaciones tributarias de una forma más sencilla.

Objetivo: evitar el fraude fiscal

Uno de los principales objetivos de la ley es acabar con el fraude fiscal. Según los datos del Sindicato de Técnicos de Hacienda, en 2021, la economía sumergida alcanzaba en ese momento una cifra cercana a los 240.000.000.000 €, casi el 17 % del Producto Interior Bruto del país. En 2023, las cifras son todavía más elevadas. Se estima que casi 300.000.000.000 € están al margen de la legalidad, el equivalente al 20 % del PIB del contjunto de España.

Ley Antifraude y sus principales medidas

Las formas de facturación de los autónomos se han visto afectadas por la entrada en vigor de esta normativa. A continuación, vamos a mostrarte cuáles son los cambios más relevantes.

Nuevo límite de transacciones en efectivo

Hasta el año 2021 se podían hacer operaciones comerciales de hasta 2.500 € con dinero en efectivo. Sin embargo, la nueva ley ha rebajado todavía más esa cantidad. Bruselas estableció un montante máximo de hasta 10.000 € para las compras en efectivo. No obstante, el Gobierno de España estimó que el límite debía quedar fijado en un total de 1.000 €. Esta cifra es mucho más baja que la recomendada por Europa, pero es totalmente legal, ya que la UE da margen de decisión a cada Estado.

¿Cómo afecta la Ley Antifraude a la facturación con Excel?

La Ley Antifraude deja fuera de la legalidad a cualquier herramienta que pueda manipular los registros por parte del usuario. Por tanto, formas de facturación como Microsoft Excel quedan prohibidas por lo que se conoce como «Restricción a la utilización de programas de doble uso«. La ley establece que cualquier software de facturación que sirva para modificar o eliminar los datos contables no podrá ser utilizado por las empresas.

Todavía es posible utilizar Excel para tareas administrativas, pero no para la contabilidad ni para la emisión de nuevas facturas. A partir de este momento, cualquier programa empleado para estos fines en el ámbito empresarial debe ser un software homologado por Hacienda.

Sanciones que pueden imponerse a los autónomos que utilicen programas de doble uso

Las multas por el uso de estos programas pueden ascender a los 50.000 €. No obstante, esta cifra puede ser todavía mayor. Siempre que la Agencia Tributaria sea capaz de probar que se han ocultado ingresos, el importe de las sanciones se puede triplicar para alcanzar un máximo de 150.000 €.

¿Cómo puede facturar ahora un autónomo?

Si eres autónomo y no utilizas un software homologado, tendrás que buscar otras formas de facturación para tu empresa ya que con la entrada en vigor de la Ley Antifraude ya no estará permitido facturar en Excel o PDF. No obstante, el camino para el cambio es sencillo y tan solo es requerido tener en cuenta algunos detalles.

Utilizar software de facturación homologado

La Ley Antifraude exige que los software de facturación, contabilidad y gestión garanticen en todo momento una serie de aspectos que evitan las desviaciones en contabilidad como son la “integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros”. El reglamento que establecerá los requisitos de estos software, todavía está en elaboración y previsiblemente, no esté disponible hasta finales de 2024, a partir de entonces comenzará en el plazo de adaptación de nueve meses.

Formación y conocimiento de la normativa

En muchas ocasiones, los autónomos tienen que haber malabares para poder atender a todos los aspectos de su negocio. Esto se complica si no tienen conocimientos de fiscalidad y contabilidad. Por ello, es fundamental mantenerse mínimamente informado a través de los asesores o de tu proveedor de software sobre los cambios que vas a tener que llevar a cabo.

¿Y la facturación electrónica?

La facturación electrónica obligatoria llega con otra ley. En este caso, la Ley Crea y Crece, que entre sus numerosas medidas introduce la facturación electrónica obligatoria entre profesionales.

Las empresas, pymes y autónomos deberán adaptarse según los plazos establecidos para no incurrir en la ilegalidad y recibir sanciones. Por tanto, tendrán que adaptar sus software de facturación a los requerimientos técnicos que establezca la ley para poder emitir y recibir facturas en el formato electrónico establecido. Para ello, las empresas y profesionales autónomos necesitarán igualmente un software para la facturación electrónica con el que poder generar archivos en formato electrónico estructurado. Por tanto, en este caso, tampoco será posible utilizar Excel.

No obstante, la incorporación de la  facturación electrónica ofrece importantes ventajas para las empresas. En una misma plataforma en línea se dispondrá de todas las facturas, tanto de las emitidas como de las recibidas. Además, si se tiene una carga de trabajo grande, el ahorro de tiempo, así como el asociado a los costes de envío postal y de papel, es significativo.

¿Cómo elegir el software adecuado para facturación para autónomos?

Hay algunos aspectos a los que conviene atender a la hora de seleccionar una herramienta para llevar a cabo la facturación. Vamos a mostrarte los más importantes.

Facilidad de uso

El programa informático que vaya a encargarse de la facturación debe ser sencillo de utilizar. Es muy importante que tenga una curva de aprendizaje rápida, ya que la transición se hace de forma drástica y todas las facturas deben estar emitidas correctamente y sin errores. Ten en cuenta que si alguna factura se genera por error, no queda otro remedio que rectificarla en una posterior. Por tanto, es vital que el manejo de la herramienta resulte intuitivo y que no haga dudar al usuario al utilizar los servicios de facturación.

Automatización de las tareas

Aunque la legislación no establece la obligatoriedad de que estos programas sean capaces de trabajar de forma autónoma, sí se automatizan las tareas rutinarias, se reducen los errores y se ahorra una importante cantidad de tiempo. Algunos de los trabajos más costosos para los autónomos tienen que ver con el cálculo de los impuestos y con el seguimiento de las facturas que están pendientes de cobrar. Todo esto puede hacerse sin necesidad de intervención humana y estará disponible con unos pocos clics.

Integración con la contabilidad del negocio

La duplicidad de programas informáticos puede producir un auténtico caos en cualquier negocio. Además, supone una notable pérdida de tiempo y de recursos. Sin embargo, si optas por un programa de facturación que también se integre con la contabilidad, gran parte del trabajo estará hecho de antemano.

Así, el control financiero será mucho más sencillo y tanto las facturas emitidas como todas las recibidas por los proveedores quedarán correctamente contabilizadas en los diferentes libros. Todo ello sin necesidad de hacer el trabajo de forma manual y sin errores por introducir datos de manera duplicada.

Seguridad de la información

La ciberseguridad es un aspecto que no deberías pasar por alto al decantarte por alguno de los múltiples servicios de facturación. Tanto los datos de los clientes como la información empresarial confidencial deben permanecer en todo momento a salvo de posibles problemas. Las vulneraciones de la privacidad implican cuantiosas multas y desde la entrada en vigor de la normativa RGPD han alcanzado una gran relevancia.

Es vital cerciorarse de que la plataforma seleccionada para almacenar la información consta de los más altos estándares de seguridad del mercado. Para garantizar estos niveles de seguridad, resulta prioritario contar con unos servicios de facturación que funcionen en la nube. Al no disponer de datos físicos en los discos duros de la empresa, es más complicado que se produzca una filtración. Igualmente, los servidores de las plataformas en línea deben disponer de protocolos de seguridad que impidan la pérdida de información en el caso de que se dañen los equipos.

Soporte técnico para el programa de facturación

Incluso los programas más sencillos requieren de una pequeña ayuda a sus usuarios para que aprendan a manejar las nuevas formas de facturación. Y es que no siempre las cosas se solucionan por sí mismas. Por tanto, es importante que el software de facturación elegido cuente con un buen equipo que se encargue de apoyar a los clientes en caso de mal funcionamiento o si se produce una incidencia.

Así, las dudas se solventan de una forma rápida y si surge un contratiempo se puede revertir sin que interfiera negativamente en el negocio del autónomo.

Aprovecha el Kit Digital

El Kit Digital fue aprobado por el Gobierno de España para facilitar a autónomos y pymes la transición hacia la digitalización de los negocios. Esta medida provee de importantes ayudas para implementar nuevos sistemas de venta a través de Internet, para crear páginas webs y también para la facturación digital.

El importe que se puede percibir oscila entre los 6.000 y los 12.000 €. Un dinero que se puede invertir en estos sistemas y que supone un ahorro de costes muy importante para el autónomo.