¿Realmente me afecta la Ley Antifraude? ¿Y Verifactu?

A qué obliga la ley Antifraude actualmente

• No se pueden usar programas que permitan llevar contabilidades diferenciadas, es decir, lo que se conoce comúnmente como doble contabilidad.
• Está prohibido que faciliten no reflejar algunas transacciones realizadas, no contabilizarlas o facturarlas, tanto de manera total como parcial.
• No está permitido que puedan registrar transacciones distintas a las reales.
• Es ilícito que puedan alterar, modificar o eliminar registros ya anotados sobre operaciones.

Esto significa que todas aquellas compañías y profesionales que emplean hojas de cálculo como Excel o similares estarían cometiendo una ilegalidad. Lo mismo sucede con las que utilizan otros programas que permiten cualquiera de estas acciones prohibidas. Es conveniente saber que contravenir cualquiera de estos puntos es considerado como una infracción tributaria grave y sancionado como tal. Además, es fundamental tener presente que, aunque otras disposiciones no obliguen a algunos sujetos, estas prohibiciones sí afectan a todos sin excepción.

¿Y Verifactu? ¿Cómo me afecta?

En el contexto de la ley Antifraude, se ha creado el nuevo sistema Verifactu que afectará a todas las empresas, pymes y autónomos, salvo que la actividad se desarrolle en alguno de los territorios excluidos que se comentarán. Tampoco, si ya están obligados a utilizar el sistema de suministro inmediato de información, SII, solo lo hará en parte. Se trata de sistema regulado para garantizar que estos documentos sean inalterables desde su emisión. Por último, indica que deben poder ser remitidas, una a una, a la AEAT, y todas han de cumplir con una serie de requisitos y formatos. Es decir, cada transacción que se haga ha de generar un registro que debe poder ser remitido de inmediato a la AEAT de forma electrónica. Pero, además, están obligados a contar con los medios tecnológicos y digitales, certificados, que garanticen su autenticidad e imposibiliten su modificación o alteración.

Verifactu desde el punto de vista de la obligatoriedad del software

Se ha explicado que, en principio, dentro del sistema Verifactu no se obliga a enviar los registros de las facturas a la AEAT a iniciativa propia. Desde esta premisa, cabría pensar que, si no es obligatorio, tampoco lo es poner al día los sistemas y programas que se utilizan. Nada más lejos de la realidad. Si bien no es obligatorio enviar las facturas de forma voluntaria, sí lo es en caso de que Hacienda lo requiera. Por tanto, podrás evitar requerimientos no deseados, si se envían los registros de la facturación.

¿Se puede esperar a la aprobación del reglamento para actualizar los programas?

Pese a que todavía no está aprobado el reglamento, cabe la posibilidad de que la AEAT requiera a una empresa, pyme o autónomo las facturas en cualquier formato, soporte magnético, archivo digital o físico, algo que ya se hace con el IVA. Si se da este caso y se detectan que los programas que se usan posibilitan llevar a cabo cualquiera de las acciones prohibidas, tendrán un problema.

A qué va a obligar el reglamento

El reglamento, cuyo borrador ya se conoce, establece con precisión una serie de requisitos que ha de cumplir el software antifraude. De igual manera, detalla las obligaciones de los sujetos pasivos en cuanto a la remisión a la AEAT de sus facturas, las cuales pueden resumirse en los siguientes puntos:

• Por cada factura se genera un registro de facturación que se deberá poder enviar a Hacienda en el momento de la transacción y de manera telemática.
• El archivo ha de ser perfectamente legible.
• La factura tiene que corresponder exactamente con la transacción realizada.
• Los documentos deben enviarse de forma continuada y correlativa, y han de incluir la referencia del anterior, para garantizar la trazabilidad.
• No se podrán alterar o modificar de ningún modo. En caso de errores, se habilita un sistema de anulación.
• Las facturas en papel/PDF tienen que incluir el código QR. Este QR sirve para que el cliente que recibe la factura proporcione voluntariamente información a la AEAT.
• Cada factura creará una huella digital única.

El software que las empresas tienen que utilizar debe ofrecer todas las garantías que conduzcan al cumplimiento de los puntos anteriores. Concretamente, han de contemplar las siguientes funcionalidades básicas:

• Garantizar la veracidad desde el origen de las facturas e impedir cualquier alteración posterior de los registros.
• Capacidad de incluir en cada documento un código QR.
• Enviar cada registro a la AEAT de manera automática por vía telemática.

Es decir, en cuanto entre en vigor la nueva normativa, el software tendrá que ajustarse a todos los requisitos del reglamento. No bastará con cubrir aquellos que se han visto en cuanto a las prohibiciones establecidas por la ley. Será preciso que contemple todas las funcionalidades que establezca la normativa completa y que esté certificado.

Afortunadamente, las compañías desarrolladoras conocen ya estos requerimientos y hace tiempo que están trabajando en los nuevos programas para adaptar su software al Sistema Verifactu. De esta forma, las empresas usuarias pueden adaptarse preventivamente y contar con un plazo razonable para familiarizarse con su manejo.

¿Qué puede ocurrir si se incumple la ley Antifraude ? Sanciones

Al tratarse de medidas contra el fraude fiscal, su incumplimiento puede conducir a la comisión de un delito en algunos casos. Aun así, lo más habitual es que se apliquen sanciones administrativas económicas que pueden llegar a ser muy importantes.

Las sanciones pueden ir de 50.000 a 150.000 euros. Afectan tanto a las empresas y profesionales, usuarios, como a los fabricantes de software que comercialicen programas no certificados:

• Tener y usar programas no certificados o alterar los certificados puede suponer multas de 50.000 euros por ejercicio.
• Los fabricantes, productores o comercializadores del software pueden recibir sanciones más duras, de hasta 150.000 euros por ejercicio. Asimismo, el conjunto de conductas consideradas sancionables es más amplio.
• Los que están obligados a certificar los programas y no cumplen con dicha prescripción se exponen a 1.000 euros de multa por cada licencia o programa comercializado.

Como hemos explicado, la ley ya está en vigor, pero el reglamento que establecerá los requisitos del “software antifraude” todavía no está publicado. Por ello, todos están obligados a las prescripciones que establece la ley.

¿Quiénes están obligados por la ley antifraude y quiénes a adaptarse a Verifactu?

Todas las empresas y profesionales están obligados a cumplir con la Ley Antifraude.

En el caso de Verifactu, la obligatoriedad del envío de facturas es relativa, dado que es voluntario en principio. Sin embargo, sí se deben adoptar los medios necesarios para cumplir con poder enviar los registros en caso de requerimiento. Tampoco los territorios forales, Canarias ni Ceuta y Melilla.

¿Qué sucede con los sujetos que no están obligados a facturar?

Existen determinados sujetos que no están obligados a emitir una factura. Por ejemplo, en todas las actividades no sujetas a IVA se emiten recibos. Es el caso del sector de seguros.

Es evidente que aquellos que no están obligados a facturar quedan exentos del cumplimiento de estas obligaciones que afectan a este documento específico. Sin embargo, no estarían dispensados del cumplimiento de otras obligaciones que marca la ley Antifraude. Y no lo están porque tienen que llevar una contabilidad de todas maneras y esta está sujeta a las mismas condiciones, requisitos y prohibiciones.

Quiénes desarrollan sus actividades en las comunidades forales, Canarias, Ceuta y Melilla

En lo referente a los territorios forales, en estos lugares ya se implementaron otros sistemas para la lucha contra el fraude fiscal. Es la situación que se da con el Ticketbai (País Vasco). En esta comunidad, TicketBAI funciona como software garante (que es el que cumple con los requisitos del reglamento) y además se remite la información a la Hacienda Foral correspondiente.

En el caso de Canarias, Ceuta y Melilla, la ley Antifraude afecta como al resto del territorio. Pero debido a sus especiales circunstancias tributarias, puesto que son comunidades en las que no se aplica el IVA, no les afecta el Sistema Veri*factu.

Los que están acogidos al sistema SII y Verifactu

El sistema de suministro inmediato de información habilita un canal telemático para las declaraciones del IVA con toda una serie de requerimientos y formalidades. Entre ellos, se incluye el registro digital de las facturas. Comenzó a implementarse en 2017 de una forma progresiva y hoy está vigente en todo su ámbito de aplicación.

En este sistema, hay sujetos obligados a seguirlo y otros que lo hacen voluntariamente. No obstante, si alguno de los que se adscribió de manera voluntaria abandonase este sistema, podría utilizar el sistema Verifactu.