El arte de delegar tareas dentro de la empresa: ¿qué es y qué beneficios tiene?

Una de las habilidades de liderazgo que sin duda debe tener cualquier manager para gestionar adecuadamente su equipo y los proyectos es delegar tareas. Sin embargo, en ocasiones confundimos este concepto con el de asignar tareas.

Delegar trabajos, proyectos o tareas va mucho más allá que el simple hecho de encargar a alguien que se ocupe de algo. Se trata de una transferencia de responsabilidad desde una persona con cierto cargo a uno de sus colaboradores. Y en este proceso, el líder debe acompañar a su delegado para asegurarse de que comprende lo que tiene que hacer y obtiene los resultados esperados.

Es precisamente esta dedicación por parte del manager la que hace que ponga objeciones a la hora de delegar. Pensamientos como “para tener que perder tiempo en formar me ocupo yo”, “nadie lo sabe hacer mejor que yo” o “no quiero perder el control de todo” no hacen otra cosa que, en última instancia, cargar a los managers de trabajos que bien podría hacer otra persona por ellos.

Aunque pueda suponer una inversión inicial de tiempo y esfuerzo, delegar tareas puede reportar muchísimas cosas positivas.

¿Qué es delegar tareas y qué beneficios tiene para el manager, para el delegado y para la empresa en su conjunto? Hablemos de ello.

¿Qué es delegar tareas?

Según la Real Academia Española, delegar es “dicho de una persona, dar la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra, para que haga sus veces o para conferirle su representación”.

Es el arte que puede tener un líder para reasignar funciones o trabajos a otras personas o miembros del equipo. Aprender cómo delegar tareas de forma eficaz es una habilidad de liderazgo y, como tal, puede entrenarse. Va mucho más allá del simple traspaso de tareas: implica dar a las personas en quienes se delega los recursos, herramientas, instrucciones y el apoyo necesarios que permitan obtener los resultados esperados.

En definitiva, no se trata solo de dar órdenes, sino de crear un compromiso. Delegar no es solo asignar tareas a los colaboradores sino, en especial, asegurarse de que las realizan con la calidad y en el tiempo deseables, necesitando cada vez menos la ayuda del mánager.

Delegar responsabilidades en una empresa permite, por un lado, liberar la carga de trabajo del manager y, por otro, fomentar un clima de confianza y aprendizaje que motiva a la persona o equipos en quien delega. Al traspasar tareas se reconoce la capacidad y valía profesional de los empleados y, de esta manera, la delegación funciona como un estímulo poderoso para los trabajadores.

Delegar tareas no es lo mismo que asignar

Y esto es algo en lo que suele existir confusión y conviene aclarar. Muchos managers confunden delegar con asignar o repartir tareas a una persona o equipo, pero son conceptos que no están necesariamente relacionados.

Se puede repartir tareas sin delegar. 

Porque delegar implica dar nuevas responsabilidades, y supone por lo tanto dar un reconocimiento a un empleado sobre el resto del equipo. Y si bien en fases tempranas la supervisión y aprobación del manager será necesaria, con el tiempo el trabajador en el que se ha delegado deberá tomar decisiones de manera autónoma e incluso dirigir las tareas del resto del equipo.

En definitiva, cuando un líder delega, reparte las tareas de supervisión y dirección con la persona en quien delega. Y aquí es donde radica la principal diferencia entre delegación y asignación.

Los múltiples beneficios de delegar

Delegar tiene múltiples beneficios que ayudan tanto al mánager como al conjunto del equipo de trabajo. No en vano es una de las herramientas más eficaces e imprescindibles a la hora de liderar un equipo y un proyecto.

A pesar de las objeciones que los managers suelen poner a la hora de delegar (no tengo tiempo, no puedo perder el control de todo, acabo antes haciéndolo que explicándolo, yo lo hago mejor…) lo cierto es que hay muchos buenos motivos para delegar tareas.

Y es que ya lo dice el refrán: dos ojos ven más que uno. Un equipo de personas puede ser mucho más efectivo que una sola, por lo que delegar de forma eficaz ayudará a conseguir como equipo mucho más que lo que podría conseguir cada persona por su cuenta. Se trata de aprovechar los puntos fuertes de cada persona a la vez que se fomenta su motivación personal. Así que delegar tareas tiene muchos beneficios de cara al aumento de la productividad laboral.

Delegar también será muy beneficioso para los trabajadores y colaboradores, que verán cómo la empresa y sus líderes confían en ellos para realizar tareas importantes. De esta manera, tendrán la oportunidad de involucrarse en proyectos interesantes que les ayudarán a seguir creciendo. Esto tendrá una clara repercusión en la capacidad de retener y fidelizar talento de la empresa. Cuando delegas de forma eficaz, mejoras las habilidades del equipo y les permites desarrollar nuevas fortalezas y destrezas.

Otra de las razones por las que delegar responsabilidades en una empresa es que ayuda a prevenir el agotamiento y la carga excesiva de trabajo que puede tener un mánager. Una persona no debe tener sobre sus espaldas toda la responsabilidad del trabajo: delegar funciones a diferentes miembros del equipo en función de sus habilidades y competencias ayudará a repartir esa carga mental y temporal.

Además, aprender a delegar de manera eficaz le permitirá tener más tiempo libre para centrarse en otras tareas que aporten más beneficios a las empresas.

En definitiva, existen muchos beneficios de delegar funciones en el trabajo:

• Facilita las sucesiones.
• Retiene el talento.
• Fomenta el compromiso con la empresa.
• Libera recursos, ya que facilita que el mánager pueda dedicar más tiempo y recursos a funciones que aporten más valor.
• Ayuda a gestionar el personal de una manera más eficiente gracias a la mayor implicación por parte de los trabajadores.
• Aumenta la productividad de la empresa, ya que todas las personas que la componen, tanto empleados como líderes, están más motivados.
• Reduce el estrés y el síndrome de burn out.
• Mejora el ambiente de trabajo.

Sí es cierto que delegar requiere una inversión de tiempo inicial para formar adecuadamente a la persona o personas que se van a ocupar de las tareas, además de una supervisión y apoyo por parte del responsable. Pero sus beneficios, sin duda, superan sus posibles inconvenientes.

Los elementos clave para aprovechar todos los beneficios de delegar de forma eficaz

No hay ninguna duda: una comunicación en la empresa efectiva es el elemento clave más importante a la hora de delegar. Que el líder sea capaz de expresar las necesidades, formas y objetivos de la tarea o proyecto, que el delegado pueda asimilarlas de manera adecuada y disponer de los canales de comunicación correctos son factores que pueden marcar el éxito o el fracaso de la delegación.

Por otra parte, para optimizar los beneficios de delegar es necesario tener las herramientas suficientes para ser capaz de relacionarse con las personas de forma productiva y, para ello, la confianza es un elemento esencial.

Además, existen otros factores que harán que el proceso de delegar tareas en una empresa sea el óptimo:

• Formar adecuadamente a la persona o equipo a quien se va a asignar la tarea.
• Conceder autoridad a la persona en la que se delega para que pueda cumplir con su función.
• El delegado debe aceptar la responsabilidad de cumplir con su función asignada de manera adecuada.
• Un compromiso claro entre el mánager y el colaborador, que deben tener una comunicación clara y eficaz.
• Fomentar la motivación y la recompensa para la persona en quien se delega, que no tiene por qué ser económica. Aquí entra en juego el llamado salario emocional.
• Determinar de manera adecuada las tareas a realizar, los objetivos a perseguir y la forma de medir los resultados.

Herramientas que pueden ayudar a delegar mejor

Aprovechar la potencialidad del mundo altamente tecnológico en el que vivimos es sin duda una decisión muy acertada para cualquier empresa, por muy analógica y tradicional que sea. En este sentido, existen herramientas como softwares de gestión de recursos humanos que ayudan a los managers a tomar mejores decisiones a la hora de delegar sus tareas.

Por ejemplo, con Cegid Visualtime tanto el departamento de recursos humanos como los mismos responsables de toda organización, independientemente de su tamaño, podrán ver el tiempo de trabajo efectivo de cada uno de los empleados y colaboradores, analizar en qué tareas están enfocados y quién será la persona que mejor pueda desempeñar la tarea cuya responsabilidad se quiere traspasar. Todo de una manera muy visual y desde cualquier punto, tanto en las propias oficinas como en lugares de teletrabajo o trabajo en remoto.

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