Control horario de los trabajadores con modelo mixto de fichaje: un modelo flexible y adaptable para registrar la jornada laboral

No hay duda de que una de las tendencias en RRHH para 2024 es la flexibilidad. Flexibilidad horaria, en el lugar de trabajo… Las empresas son entes únicos con necesidades propias que también requieren flexibilidad en los modelos de control horario de sus trabajadores.

¿Por qué una organización debe adaptarse a una sola opción de registro de jornada?

Una excelente solución son los modelos mixtos de fichaje, a medio camino entre la declaración y el registro de jornada. Este tipo de modelos permiten elegir entre un registro in situ y una declaración de jornada a posteriori según las necesidades de cada empleado y departamento.

 

¿Qué es el control horario?

El control horario, también conocido como fichaje, es la acción de contabilizar las horas de trabajo de los empleados.

Además de la necesidad de cumplir con la normativa de control horario vigente, que obliga a las empresas a que todos sus trabajadores declaren su jornada, ayuda a gestionar el tiempo de trabajo efectivo y las horas extraordinarias realizadas.

De esta manera, las empresas podrán hacer una mejor gestión de los horarios laborales de sus empleados y, consecuentemente, optimizar sus recursos.

Por otra parte, es necesario recordar que el Real Decreto-Ley 8/2019, también conocido como ley del control horario, introdujo la obligatoriedad de que las empresas registren la jornada laboral de sus empleados.

Las empresas deben llevar un cómputo mensual de las horas ordinarias y extraordinarias que refleje las horas de entradas y salidas de sus empleados, independientemente de su lugar de trabajo (presencial, a distancia o teletrabajo) y su modalidad de contrato.

 

¿Qué es un modelo de fichaje de la jornada laboral?

Un modelo de fichaje de la jornada laboral es la forma en la que cada trabajador realiza su control horario. No conviene confundir el término con un sistema de fichaje, que es la herramienta que utiliza para registrar su jornada.

Básicamente existen tres modelos diferentes:

• El registro de jornada.
• La declaración de la jornada laboral.
• El modelo mixto de fichaje.

Veámoslos por partes.

 

El registro de jornada laboral

El registro de jornada consiste en fichar la entrada cuando comienza el tiempo de trabajo y la salida cuando termina.

Es el modelo de fichaje más adecuado para los siguientes escenarios:

• En áreas en las que la puntualidad es indispensable, con horarios de entrada y salidas muy marcados o cambios de turno que deben respetarse.
• En puestos en los que hay horarios rígidos o estáticos y escasa flexibilidad horaria, como por ejemplo los relacionados con atención al cliente.
• En puestos que se desempeñan a distancia con reglas de disponibilidad.
• Cuando el tiempo de presencia difiere del tiempo de trabajo efectivo.

La principal ventaja del registro de jornada in situ es su veracidad: el tiempo lo marca el reloj y no la declaración posterior del trabajador.

 

La declaración de jornada laboral

Cuando se sigue este modelo de control horario, el trabajador refleja a posteriori las horas durante las cuales estuvo trabajando. En este caso es importante no posponer más allá del final del día o el día siguiente la realización del fichaje para tener claros los registros a introducir.

Además, el tiempo límite para declarar la jornada debe estar reflejado en la política interna de Gestión del Tiempo y los trabajadores deben estar debidamente informados. También resultará útil contar con una solución de fichaje que emita avisos de olvido si el empleado no introduce su declaración.

En el caso de la declaración de jornada, además, debe contar con la aprobación del manager, cosa que no sucede en el modelo de registro de jornada.

La declaración de jornada es el modelo de fichaje más recomendable especialmente para empleados que tienen flexibilidad horaria.

También para aquellos que, aunque tengan un horario de trabajo habitual, deban adaptar sus jornadas por ejemplo para reuniones con proveedores y/o clientes o que deben realizar guardias extensas.

Este tipo de empleados no pueden estar pendientes de fichar a la entrada y la salida cada vez que comienzan su tiempo de trabajo. Hacerlo convertiría el registro de jornada en un lastre en la gestión de su tiempo.

 

El modelo mixto de fichaje

El registro de jornada y la llamada Declaración de la Jornada Laboral parecen modelos opuestos para realizar el control del registro horario en las empresas.

Sin embargo, la realidad es que no lo son: se trata de modelos totalmente compatibles dentro de una misma organización.

Por lo tanto, lo ideal es apostar por soluciones mixtas que permitan adaptar el control horario al registro o declaración de jornada según lo que se adapte mejor a cada organización y cada empleado.

 

¿En qué consiste el modelo mixto de control de jornada laboral?

Si dentro de las organizaciones también tenemos distintas áreas o departamentos y personas con tareas, disponibilidades y responsabilidades diferentes, la imposición de un estándar para la gestión del tiempo complica más las cosas.

Las empresas necesitan soluciones de gestión del tiempo que se adapten a ellas y que, al mismo tiempo, las permita cumplir con la normativa.

Entre ellas destaca el modelo mixto de fichaje de jornada laboral.

El modelo mixto de fichaje es el más adaptativo de los modelos de gestión de jornada laboral que existen. Esta característica lo convierte en el más adecuado, prácticamente necesario, en organizaciones con departamentos y empleados con diferentes tareas y horarios.

Se trata de un modelo que permite fichar de dos formas, ya sea registrando la jornada en el momento o declarando la jornada a posteriori. En definitiva, en un modelo mixto de fichaje es el empleado quien determina cuándo informa de su jornada.

 

Ventajas del Modelo Mixto de fichaje

Entre las ventajas más destacadas del modelo mixto de fichaje podemos encontrar:

• Ofrece el tipo de fichaje más apropiado a cada empleado.
• Ayuda a reducir el olvido de fichajes, notificaciones por desviaciones, retrasos…
• Centraliza en los managers las labores propias de la validación de las jornadas declaradas y las horas extraordinarias.
• Contribuye en la retención del talento ya que permite reducir el tiempo no productivo dedicado a un modelo inadecuado de fichaje y ofrecer una opción adaptada a cada empleado.

 

¿Qué hay que tener en cuenta para implementar un modelo de control horario?

Un modelo de control horario no debe ser un lastre para los empleados. Es importante que sea ágil, eficiente y fácil de usar. Y, por supuesto, que se adapte a las necesidades de los trabajadores y la empresa.

A la hora de apostar por un modelo de control horario u otro, lo ideal es que sean los managers y el departamento de RRHH, de forma conjunta, quienes determinen cuál se adapta mejor a cada área o cada empleado.

Por eso los modelos mixtos de fichaje son la solución más adecuada: porque permiten que cada persona tenga el sistema de fichaje que mejor se adapte a su puesto de trabajo e, incluso, a sus circunstancias determinadas.

Esta es la máxima del modelo mixto de fichaje para el control horario: una empresa, varias opciones de fichaje.

 

¿Cómo debe ser una herramienta de fichaje con modelo mixto?

Gestionar varios modelos de fichaje diferentes en una única organización puede ser algo complejo.

Sin embargo, seleccionar una herramienta adecuada para gestionar los fichajes puede facilitar considerablemente esta tarea.

Para ello, un software de fichaje con modelo mixto debe contar con funcionalidades como:

• Debe permitir que los empleados fichen desde cualquier lugar independientemente del sistema, diferenciando si ha sido registro o declaración.
• Debe contar con una alerta para las desviaciones horarias.
• Debe tener un portal del empleado que avise de fichajes no realizados, informe sobre las bolsas de horas y permita aprobar automáticamente la declaración cuando se cumplen los requisitos previamente fijados.
• Debe poder gestionar la solicitud de permisos y vacaciones y la notificación de ausencias.

Asimismo, también es deseable que la aplicación para fichar según un modelo mixto disponga de otras características como un organizador de turnos o un canal para la comunicación interna. A través de este, los empleados podrán pedir cambios en la jornada y recibir aprobaciones o denegaciones en el móvil, ver sus calendarios…

 

Cegid Visualtime: un software de gestión horaria con modelo mixto de fichaje

Desde 2019 se ha impuesto la adaptabilidad en las soluciones de gestión del tiempo en España y, aunque han surgido opciones tan básicas como poco adaptativas, Cegid Visualtime ha seguido apostando por la adaptabilidad.

Por eso ha desarrollado un sistema único, con modelo mixto de fichaje y aquellas funcionalidades que RRHH necesita ahora y necesitará en un futuro no muy lejano.

El software de gestión horaria de Cegid Visualtime es el único del mercado que permite realizar un modelo mixto de fichaje y aprovechar los beneficios del registro o la declaración de jornada según sea necesario.

Un software de gestión horaria como Cegid Visualtime no solo proporciona una herramienta que cumple con todos los requisitos legales sino que, además, permite que sean los propios empleados los responsables de su gestión del tiempo de trabajo, ya sea con un modelo de registro o de declaración de jornada.

Se trata de una herramienta intuitiva y muy fácil de usar, accesible desde cualquier teléfono móvil y que sirve tanto a los empleados que trabajan presencialmente como para registrar la jornada en el teletrabajo.

Además, este tipo de softwares que permiten el modelo mixto de fichaje permiten centralizar la información, lo que facilita extraer los datos necesarios para mejorar los procesos productivos.