Control de presencia laboral: ¿qué sistemas existen?

A pesar de que puede tener connotaciones negativas, lo cierto es que una adecuada gestión del control de presencia puede fomentar la productividad real y la manera en que los trabajadores gestionan su tiempo.

Además, la legislación española exige que todas las empresas lleven un registro de las horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador y lo conserven durante al menos 4 años. Todas las empresas deben contar, por lo tanto, con un sistema de control de presencia que permita a los trabajadores detallar las horas que pasan en el trabajo y a las empresas guardar esta información de una manera segura y fiable.

¿Qué es el control de presencia?

Cuando hablamos de control de presencia en realidad podemos estar haciendo referencia a:

• El control y registro de las horas de trabajo de cada empleado.
• Los sistemas que hacen posible este registro de una manera cómoda y efectiva.

El control de presencia es un área de gran importancia para el departamento de recursos humanos de cualquier empresa, ya sea una gran corporación o una pequeña empresa con 5 empleados. Consiste en la acción de contabilizar las horas ordinarias y extraordinarias que ha trabajado cada empleado, detallando las horas de entrada y salida del puesto laboral. Tanto el propio registro como su conservación están regulados por la legislación española desde el año 2019.

¿Es obligatorio el control de presencia laboral?

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, establece que todas las empresas deben garantizar la recogida de las horas de entrada y salida del puesto laboral de cada trabajador. Por lo tanto, las empresas deben facilitar que cada trabajador realice un control horario que, además, debe ser de libre disposición tanto para los trabajadores como para los sindicatos, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Con la obligatoriedad de controlar los tiempos que los empleados pasan en su lugar de trabajo, esta ley busca garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, crear un marco de seguridad jurídica tanto para los empleados como para las propias organizaciones y hacer posible el control por parte de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. Legalmente, por lo tanto, sí es obligatorio realizar un control de presencia y un registro de las horas de trabajo, pero no se hace referencia a los sistemas de control de presencia laboral que han de emplearse, dejando así que esta decisión responda a las características y necesidades de cada empresa.

Control de presencia versus registro de tiempo de trabajo efectivo

El control de presencia de trabajo obligatorio tiene como finalidad combatir la precariedad laboral y regular las horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador. Sin embargo, sin una gestión adecuada puede adquirir connotaciones negativas: no ayuda a conocer la productividad laboral real y fomenta el presentismo innecesario.

Uno de los grandes errores que las empresas suelen cometer cuando hablamos de control de horas de trabajo es no registrar los descansos que realizan sus empleados. Aquí es donde radica la diferencia entre implantar un control de presencia que puede dar cierta rigidez a la organización o complementarlo con una política eficaz de gestión del tiempo que ayude a incrementar la productividad real.

En una política de gestión del tiempo debemos hablar del tiempo de trabajo efectivo, es decir, las horas que un empleado dedica a cada una de las tareas que debe desempeñar. Dicho de otra manera, el tiempo que está en su lugar de trabajo desarrollando su actividad. Fuera de este tiempo quedan, por lo tanto, las pausas para el café o los descansos de la comida, por ejemplo. El control de presencia en Excel o manual no tiene en cuenta el tiempo de descanso, por lo que puede generar un exceso de horas extra. Por eso es importante que, además del momento de entrada y salida de la jornada laboral, el empleado registre el momento en que sale para su descanso para la comida, por ejemplo, y el momento en que vuelve a su puesto de trabajo.

Sistemas de control de presencia: ¿qué tipos existen?

Los sistemas de control de presencia laboral son aquellos dispositivos o metodologías para el registro de las horas de trabajo pensados para facilitar tanto el fichaje como la conservación adecuada de los datos y así asegurar que las empresas cumplen con la normativa vigente.

El control de horas de trabajo puede realizarse mediante algún dispositivo creado específicamente para ello como a través de un software de gestión de recursos humanos o un simple fichero Excel. Son muchos los sistemas de control de presencia que existen en la actualidad, y cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes.

Los sistemas de control horario pueden clasificarse en tres tipos principales:

• Los dispositivos para controlar la presencia de los trabajadores, tanto sistemas de control biométricos como máquinas de fichaje, entre otros.
• Las plantillas Excel, tanto físicas como digitales, son una solución práctica y económica pero tiene inconvenientes. Por ejemplo: la dificultad de su conservación durante los 4 años que estipula la ley o la necesidad de revisión constante de las fórmulas para evitar errores.

• Softwares de control horario, es decir, programas informáticos a los que se puede acceder a través de un ordenador, una tablet o un smartphone. El control se realiza de forma automatizada por lo que la veracidad del registro y la rapidez de su gestión son máximas.

Dispositivos de control de presencia

Una de las grandes opciones entre los sistemas de control de presencia es hacer uso de los dispositivos creados específicamente para ello o que se integran en otros dispositivos como, por ejemplo, los TPVs de los comercios y empresas de restauración.

En este sentido, los lectores de tarjetas o llaveros son muy usados en empresas donde el trabajo es presencial. Estas tarjetas o llaveros están personalizados para cada trabajador a través de una codificación, de forma que cada empleado tendrá el suyo propio. Además, su diseño facilita que puedan tenerlo siempre al alcance. El empleado solo tendrá que pasar su tarjeta o llavero por un dispositivo y los datos quedarán guardados para que se puedan visualizar en un ordenador.

Otro tipo de dispositivos son los sistemas de control de presencia biométricos que funcionan mediante la huella dactilar, el rostro, el iris o la pupila de cada trabajador, reconociendo su identidad de una manera inequívoca y no dejando lugar a falsificaciones. Este es tal vez el sistema de fichaje más sofisticado entre los que existen y son especialmente útiles en empresas en que la seguridad es muy importante. Como contrapartida, su instalación tiene un evidente coste elevado. Asimismo, existen también las llamadas máquinas de fichaje, que están cada vez más en desuso. ¿Por qué? Principalmente debido a que requieren una instalación física y una inversión económica que hoy en día es innecesaria gracias a la existencia de otras alternativas. Además, son totalmente incompatibles con modalidades de trabajo como el teletrabajo o el modelo híbrido dado que requieren que el empleado fiche presencialmente en la propia máquina.

Software para control de presencia laboral

Existen softwares de control de presencia digital que facilitan a los empleados registrar las horas de entrada y de salida. Además, suelen ofrecer funcionalidades adicionales que permiten acceder a información relevante y realizar estadísticas que ayudarán a tomar decisiones estratégicas dentro de las empresas.

Una de las grandes ventajas de utilizar este tipo de sistemas de control de presencia es que los empleados pueden tener acceso, además, a información relevante relacionada con su jornada, sus vacaciones, sus días libres, las horas extra que han trabajado… con gran comodidad y flexibilidad. Este tipo de apps son especialmente útiles para empresas donde está implantado el modelo híbrido o el teletrabajo.

Los softwares de control de presencia son uno de los sistemas más cómodos y fáciles de usar y, además, suelen estar integrados dentro de apps de gestión de recursos humanos con muchas más funcionalidades. Por ejemplo, Cegid Visualtime es un software de gestión del tiempo que permite realizar un control horario, gestionar las vacaciones y muchas otras funcionalidades para la planificación, optimización y automatización de procesos dentro de los departamentos de recursos humanos. Además, cuenta con un portal del empleado para que cada trabajador tenga acceso a toda su información personal. Si quieres ver todo su potencial, solicita una demo gratuita y comprueba si es lo que buscas para la gestión de los recursos humanos de tu empresa.