Control de horas de trabajadores y registro del tiempo de trabajo efectivo

El registro horario ayuda en términos de cumplimiento y, a la vez, facilita a tu empresa que rentabilice más las horas extra y que se pueda ofrecer a los empleados flexibilidad, para una conciliación más efectiva. Para un correcto control de horas de los trabajadores conviene recurrir a un sistema que no solo registre la presencia en el puesto de trabajo, sino el tiempo de trabajo efectivo. No es lo mismo estar frente al ordenador en horario laboral, que estar dedicándose a las tareas asignadas.

¿Qué es el tiempo de trabajo efectivo?

El tiempo de trabajo efectivo son todas las horas que el trabajador se encuentra en su lugar de trabajo y a disposición de su organización para el desarrollo de su actividad.

Para entender mejor qué es el tiempo de trabajo efectivo, hay que saber lo que no es:

• No incluye, tiempos de descanso como, el descanso para almorzar, las pausas para fumar o para tomar el café.
• Además, tampoco están considerados como tiempo de trabajo efectivo los minutos dedicados a la entrada y salida del trabajo, los dedicados al acto de fichar, o los que se necesitan para la higiene o el cambio de vestuario.
• Como puedes imaginar, no toda la jornada laboral es tiempo de trabajo efectivo. Y, por eso, es importante conocer cuántos minutos se dedican a actividades que no podrían contabilizarse como tal. Mantener la productividad laboral depende de ello.

Definición del tiempo de jornada efectiva

El tiempo efectivo de trabajo se refiere al periodo durante el cual un empleado está realmente realizando sus tareas y responsabilidades laborales.

Dicho de otra manera, es el tiempo que un trabajador dedica de manera productiva a sus funciones, excluyendo cualquier tipo de interrupción o pausa no relacionada con el trabajo. Esto incluye actividades como reuniones, llamadas telefónicas relacionadas con el trabajo y cualquier tarea que no contribuya de manera directa a los objetivos de la organización.

En este sentido, el tiempo de trabajo efectivo difiere del tiempo de presencia, el cual se define como el periodo de tiempo durante el cual un empleado está físicamente presente en el lugar de trabajo o a disposición de la empresa.

Conocer cuál es el tiempo de jornada efectiva permite tener una visión clara del rendimiento de los empleados y medir de manera fehaciente su desempeño y productividad.

En términos legales, el control horario es crucial para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales que regulan aspectos como las horas de trabajo, las horas extras y los descansos obligatorios.

Registrar con precisión el tiempo de trabajo productivo permite a las empresas garantizar que sus empleados están cumpliendo con sus obligaciones laborales y que se respeten sus derechos.

¿Por qué es importante diferenciar el tiempo efectivo del tiempo no productivo?

Como ya hemos comentado, diferenciar entre el tiempo de trabajo efectivo y el tiempo no productivo permite a las organizaciones medir con precisión la productividad de sus empleados. Saber cuánto tiempo dedica cada empleado a realizar tareas productivas y cuánto a pausas no planificadas proporciona una información muy valiosa sobre la eficiencia del equipo y las áreas que necesitan mejora.

Además, diferenciar entre tiempo de trabajo productivo y no productivo ayuda a identificar y gestionar las interrupciones y distracciones que afectan al rendimiento y la productividad. Al comprenderlo, las empresas pueden implementar estrategias para minimizarlas, como mejorar la gestión del tiempo, ajustar los procesos de trabajo o proporcionar herramientas que faciliten la concentración y la eficiencia.

Por otra parte, desde una perspectiva legal es obligatorio realizar una declaración de la jornada laboral que registre las horas de entrada y salida de los empleados. Más allá de cumplir con esta normativa a fin de medir la productividad y el rendimiento de los trabajadores.

¿Qué sucede si no se registran las interrupciones?

Si no se registran las interrupciones, se puede presumir que el tiempo de trabajo efectivo es todo el tiempo transcurrido entre la hora de inicio y fin de la jornada de trabajo registrada.

De hecho, no sería válido el argumento de que los trabajadores fichan fuera de su horario voluntariamente, pero que esas horas no han sido autorizadas. El motivo es que es deber del empresario revisar estos registros y dirigir a todas las personas que tiene en plantilla.

Además, sin un registro horario de trabajo adecuado es difícil evaluar la verdadera productividad de los empleados, lo que puede llevar a una sobreestimulación de la eficiencia del equipo, ocultando problemas que necesitan ser abordados con el fin de mejorar el rendimiento general.

Por último, sin un registro preciso de las interrupciones y pausas laborales, las empresas pierden la oportunidad de mejorar sus procesos internos. Identificar cuándo y por qué ocurren las interrupciones permite a las organizaciones implementar cambios para reducirlas, como ajustar el flujo de trabajo, mejorar la comunicación interna o proporcionar un entorno de trabajo más adecuado.

En definitiva, registrar el tiempo de trabajo real y el tiempo no productivo no solo es crucial para el cumplimiento legal sino que, también, es una herramienta esencial para mejorar la eficiencia y la satisfacción laboral.

¿Qué beneficios tiene llevar un control horario real?

Las ventajas de contar con un sistema confiable para el control de horas de los trabajadores son muchas. El registro del trabajo efectivo refuerza la cultura de empresa al aportar transparencia a la gestión y evitar malentendidos. El resultado es un lugar de trabajo donde se disfruta de un clima laboral más saludable que propicia la productividad a la par que favorece la conciliación.

Entre los beneficios del registro del trabajo efectivo destacan los siguientes:

• Reeducar a los trabajadores en el trabajo efectivo, y así evitar el presentismo.
• Reducir el uso innecesario de horas extra, que perjudican la conciliación familiar y laboral y suponen un coste importante para la organización.
• Garantizar una mayor flexibilidad horaria tanto para el trabajador, como para el empresario. Se pueden utilizar las horas para el tiempo de trabajo realmente necesario (mediante distribución irregular de la jornada).
• Facilitar arreglos de teletrabajo.
• Mejorar la organización y planificación a nivel de gerencia y propiciar un reparto más equitativo de cargas de trabajo entre los empleados.

El registro del tiempo de trabajo efectivo, por lo tanto, ofrece múltiples beneficios tanto a las empresas como a los empleados.

Beneficios de llevar un registro horario de trabajo para las empresas

Uno de los beneficios más significativos del registro del tiempo de trabajo efectivo es que permite mejorar de manera notable la productividad. Al tener una visión clara de cómo se distribuye el tiempo de trabajo, las empresas pueden identificar las áreas de ineficiencia y tomar medidas para optimizarlas.

Por otra parte, el control horario también promueve la transparencia y la confianza en el entorno laboral. Cuando los empleados saben que su tiempo de trabajo es registrado y valorado, sienten que sus esfuerzos son reconocidos y que se les trata de una manera justa. Esta transparencia reduce la percepción de favoritismo y garantiza que todos los empleados sean evaluados según los mismos criterios objetivos.

Además, para los gerentes tener datos precisos sobre el tiempo de trabajo les permitirá basar sus evaluaciones y recomendaciones en datos concretos y dar un feedback constructivo a sus empleados, construyendo una relación de confianza y respeto mutuo.

Asimismo, al disponer de información sobre el tiempo efectivo de trabajo de sus empleados las empresas podrán optimizar el uso de recursos y planificar de una manera más efectiva, ajustando la carga de trabajo según las necesidades reales. Igualmente, a la hora de planificar los proyectos las empresas podrán estimar con mayor precisión el tiempo necesario para completar tareas similares en el futuro.

Por último, la disponibilidad de datos precisos sobre el tiempo de trabajo contribuye a mejorar la toma de decisiones a todos los niveles:

• Los managers podrán usar estos datos para identificar tendencias, hacer pronósticos y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la planificación de proyectos y las políticas de personal.
• Por su parte, los empleados podrán utilizar la información sobre su propio tiempo de trabajo para identificar en qué áreas pueden mejorar y ser más productivos. Esto fomenta una política de autoevaluación y desarrollo continuo que beneficia tanto a los individuos como a la organización en su conjunto.

Impacto del control de horas y el registro del tiempo en el bienestar de los empleados

Por otra parte, el control horario y el registro del tiempo de trabajo efectivo no solo benefician a la organización en términos de productividad y cumplimiento normativo sino que, además, tienen un impacto significativo en el bienestar de los empleados.

Ayuda a la conciliación

Uno de los beneficios más importantes del control de horas es la promoción de un equilibrio saludable entre la vida laboral, personal y familiar. Al registrar de manera precisa las horas de trabajo, las empresas pueden garantizar que los empleados no tengan que trabajar horas de más y que se respeten sus tiempos de descanso.

Esto es esencial para prevenir el agotamiento y el estrés laboral, permitiendo a los empleados disfrutar de su tiempo libre y garantizando la conciliación. Además, aumenta su motivación, su productividad y su grado de satisfacción y compromiso con la empresa.

Fomenta un ambiente laboral saludable

El registro del tiempo de trabajo real contribuye a crear un ambiente laboral más saludable y justo en el que no existe percepción de favoritismo y se promueve un sentido de justicia y transparencia.

Además, un sistema de registro de horas bien implementado asegura que todos los empleados sean compensados de manera justa por su tiempo y esfuerzo, no solo mediante el pago de horas extras sino también a través del reconocimiento de las contribuciones individuales y el ajuste de la carga de trabajo según sea necesario.

Previene el burnout y la sobrecarga de trabajo

El registro del tiempo de jornada efectiva permite a las empresas monitorear las horas trabajadas por cada empleado y detectar signos tempranos de sobrecarga y burnout, actuando en consecuencia para ajustar su carga de trabajo y ofrecer apoyo.

La prevención del burnout es crucial para la salud mental y física de los empleados, también para la sostenibilidad del rendimiento a largo plazo. Los empleados que no están sobrecargados tienen más probabilidades de mantenerse comprometidos y productivos, lo que reducirá, a su vez, las tasas de rotación y el ausentismo.

Permite personalizar políticas de bienestar

Con un sistema de control de horas y registro del tiempo bien implementado, las empresas pueden crear políticas de bienestar personalizadas que satisfagan mejor las necesidades individuales de sus empleados.

Por ejemplo, los datos sobre el registro de la jornada laboral pueden revelar que ciertos empleados prefieren horarios flexibles o necesitan más descansos durante el día para mantener su nivel de productividad.

Cumplimiento y control de horas de trabajadores

La obligatoriedad del registro de la jornada laboral entró en vigor el pasado 12 de mayo de 2019, gracias a la publicación del Real Decreto Ley 8/2019. Desde ese momento, no realizar un control de horas de los trabajadores está penado por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social y puede conllevar diversas multas, que pueden llegar hasta los 187.000 euros.

Control de horas de los trabajadores: responsabilidad de la organización, por Ley

En relación con el cumplimiento regulatorio, habría que mencionar otra ventaja del control de horas de los trabajadores. Y es que en la actualidad ya han aparecido algunas sanciones relacionadas como:

Inexistencia de registro horario

En caso de inexistencia de registro horario, se traslada a la empresa la carga de probar si un trabajador lo es a tiempo parcial o a jornada completa. La falta de prueba genera una presunción de que la jornada es completa.

TSJ Valladolid 24-5-19, EDJ 612298

En este caso, la inexistencia de registro fue una pieza clave para dirimir que sin registro no puede demostrarse que un trabajador es a tiempo parcial y, por lo tanto, se le presupone jornada completa. 

El control de horas de los trabajadores es una obligación legal de la organización. Pero, además, la correcta gestión del tiempo que permite registrar solo las horas de trabajo efectivo demuestra ser una política interna muy beneficiosa para ganar visibilidad sobre el tiempo real que los empleados dedican a su actividad, así como evitar horas extra y presentismo.

Obtener dicha visibilidad solo es posible con una herramienta centralizada, adaptativa y que permita gestionar el tiempo de una forma sencilla, como Cegid Visualtime.