Comunicación efectiva para mejorar el compromiso con la empresa

Una correcta comunicación interna también significa transparencia. En la gestión de personas resulta complicado establecer una comunicación bidireccional que sea siempre positiva. La transparencia ayuda en cualquier caso a desarrollar un ambiente más saludable y mayor confianza entre empleado y empresa. La comunicación efectiva pasa por un compromiso de la empresa por mejorar en cercanía y transparencia. 

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva se refiere al proceso mediante el cual la información se transmite de una manera clara, precisa y comprensible entre las partes involucradas. Es una comunicación que va más allá de la mera transmisión del mensaje: también trata de asegurarse de que el receptor lo entienda tal y como el emisor pretende.

Una comunicación efectiva y asertiva implica un intercambio bidireccional en el que se fomenta la retroalimentación y se asegura que ambas partes tengan una comprensión mutua del contenido y el contexto del mensaje.

En el contexto empresarial, este estilo de comunicación es crucial para el funcionamiento adecuado de la organización. Involucra a todos los niveles de la empresa, desde la alta dirección hasta los empleados de base, y abarca una variedad de medios y canales de comunicación.

El objetivo de la comunicación efectiva en el trabajo es facilitar un flujo de información que permita a todos los miembros de la organización trabajar de manera coherente y alineada con los objetivos y valores de la empresa.

Importancia de la comunicación efectiva en el entorno laboral

La comunicación efectiva en la empresa adquiere una gran importancia. Una comunicación clara y precisa puede mejorar significativamente la eficiencia operativa, fortalecer las relaciones laborales y aumentar el compromiso y la motivación de los empleados.

Su objetivo es que cada empleado entienda claramente sus roles y responsabilidades, así como las expectativas que sus managers tienen sobre ellos. Cuando esto sucede, los empleados están mejor preparados para desempeñar sus tareas de forma eficaz y contribuir así al éxito de la organización.

Además, la comunicación efectiva en el trabajo facilita la resolución de conflictos y la toma de decisiones informadas. Cuando la información se comparte de manera abierta y transparente, los empleados se sienten más valorados y respetados, lo que al mismo tiempo facilita un ambiente de trabajo positivo y colaborativo.

¿Qué diferencia la comunicación efectiva de la no efectiva?

Las palabras no solo son capaces de transmitir información, sino que pueden inspirar, motivar e incluso aumentar la productividad. Es aquí donde la comunicación efectiva hace acto de presencia, con el propósito de fusionar el contenido de un mensaje con la capacidad de crear una emoción en el receptor.

La principal diferencia entre la comunicación efectiva y la no efectiva radica en el resultado del proceso de comunicación. En una comunicación efectiva, el mensaje se transmite de manera que el receptor lo entiende completamente y puede actuar en consecuencia. Para ello será necesario no solo prestar atención a la manera en que se transmite el mensaje sino también al contexto y las necesidades del receptor.

Por otro lado, en una comunicación no efectiva se producen malentendidos, el mensaje no es claro y hay una brecha en la comprensión entre el emisor y el receptor. En este tipo de comunicación se suele descuidar el lenguaje, utilizando un lenguaje confuso o técnico sin las explicaciones necesarias. Asimismo, suele haber falta de atención al feedback y se tiende a omitir detalles importantes. Esto puede llevar a errores, conflictos y una disminución notable de la productividad.

Para evitar los problemas de la comunicación no efectiva es esencial que los comunicadores se esfuercen por ser claros y concisos, empleen un lenguaje adecuado para su audiencia y fomenten un ambiente donde la retroalimentación sea bienvenida y valorada.

También es importante que el emisor se asegure de que el mensaje llega a su receptor en el momento adecuado y a través del canal más apropiado.

Beneficios de la comunicación efectiva en el trabajo

La comunicación efectiva en el trabajo no solo facilita el flujo de información dentro de la organización sino que también tiene un impacto positivo significativo en varios aspectos del entorno laboral.

Incrementa el compromiso de los empelados

Uno de los beneficios de la comunicación efectiva en la empresa más importantes es el aumento del compromiso de los empleados.

Una comunicación abierta y transparente también permite a los empleados expresar sus opiniones, ideas y preocupaciones, lo que les hace sentir valorados y respetados.

Además, cuando los trabajadores sienten que están bien informados sobre los objetivos de la empresa, sus roles y responsabilidades y las expectativas que sobre ellos tienen sus líderes y managers, se sienten más conectados con la organización.

Y esta conexión, inevitablemente, fomenta un sentido de pertenencia y lealtad hacia la empresa, funcionando como una buena estrategia para la retención del talento y la disminución de las tasas de rotación.

Mejora la productividad y la eficiencia

La comunicación efectiva y asertiva es clave para la productividad y la eficiencia de los empleados. Un empleado que entiende claramente las tareas que debe desempeñar y cómo éstas se alinean con los objetivos generales de la organización tiene un propósito claro, lo que le lleva a trabajar de una manera más eficiente y aumenta su productividad.

Por el contrario, una comunicación no efectiva puede generar malentendidos y errores, lo que se traduce en una reducción de su efectividad.

Por otra parte, una comunicación fluida y efectiva entre los diferentes departamentos y equipos de la organización facilita la colaboración y la coordinación, lo que tiene un impacto muy positivo en proyectos transversales.

Reduce conflictos y malentendidos

Una comunicación deficiente es un caldo de cultivo para los conflictos y malentendidos en el trabajo. Si la información no se transmite de manera clara o, directamente, se omite, los empleados pueden tener diferentes interpretaciones de las mismas instrucciones, lo que producirá confusión y frustración entre la plantilla.

La comunicación efectiva en el trabajo asegura que todos los miembros del equipo tengan una comprensión profunda y compartida de los objetivos y procedimientos. Al saber qué se espera de ellos y tener acceso a la información que necesitan en cada momento, es menos probable que surjan conflictos.

Además, una comunicación clara, respetuosa y empática ayuda a resolver los desacuerdos de una manera constructiva, antes de que se conviertan en problemas de mayor alcance.

Fomenta la innovación y la creatividad

Cuando los empleados se sienten cómodos compartiendo sus ideas y sugerencias y sienten que estas son bienvenidas y escuchadas están más predispuestos a contribuir con soluciones innovadoras y enfoques creativos a los problemas. En un entorno de trabajo como este, en el que se valora y se promueve la comunicación abierta, la innovación y la creatividad prosperan y surgen las mejores ideas.

Las reuniones regulares de braimstorming, los fotos de discusión y las plataformas de comunicación digital son herramientas muy útiles para capturar y evaluar nuevas ideas.

¿Qué se necesita para conseguir una comunicación efectiva?

El rasgo principal que debe tener la comunicación para que sea efectiva es que no haga perder el tiempo, es decir, que no se requiera más de un mensaje para transmitir el contenido que se desea.

Las palabras no solo son capaces de transmitir información, sino que pueden inspirar, motivar e incluso aumentar la productividad. Es aquí donde la comunicación efectiva hace acto de presencia, con el propósito de fusionar el contenido de un mensaje con la capacidad de crear una emoción en el receptor.

Esto puede lograrse a través de un estilo corporativo con unas características concretas:

• Tenga claridad, que se utilice un lenguaje sencillo.
• Sea preciso, que transmita el contenido sin dar rodeos innecesarios.
• Aporte transparencia, ofreciendo un mensaje sincero y honesto.
• Oportuno, que esté fomentado por una razón específica
• Que ofrezca interés, que los receptores quieran leerlo y entender el mensaje.

Además de ello, es esencial tratar de solventar todas las dudas que puedan surgir sin que el receptor tenga que emitir un feedback, es decir, que el mensaje ya aporte toda la información con concreción y detalle. De todas maneras, siempre debe existir algún canal para que los receptores del mensaje puedan resolver sus preguntas.

Componentes clave de la comunicación efectiva

Para lograr una comunicación efectiva en la empresa es fundamental considerar varios componentes que facilitan un intercambio de información claro y comprensible:

• Mensajes claros y concisos. Directos y al grano, evitando ambigüedades y un lenguaje difícilmente comprensible, excesivamente técnico o enrevesado.
• Escucha activa. La comunicación no es solo hablar: también es escuchar. La escucha activa implica prestar atención plena al interlocutor, mostrando interés en lo que dice e intentando comprender el mensaje desde su perspectiva.
• Ofrecer un feedback constructivo. Dar y recibir retroalimentación de manera constructiva ayuda a mejorar la comunicación y ajustar los mensajes para futuras interacciones.
• Empatía y comprensión. También resulta fundamental ponerse en el lugar del otro y entender sus emociones y puntos de vista: esto fortalece la conexión y asegura la efectividad de la comunicación.

¿Es posible automatizar la comunicación interna sin renunciar al estilo propio?

Es imprescindible que los destinatarios de estas comunicaciones sientan que esos comunicados les acercan al responsable que los envía. Por este motivo, es fundamental que dichas comunicaciones sean fácilmente “personalizables”.

Además, es necesario que la comunicación sea bidireccional con el objetivo de favorecer que se aporten ideas o mejoras y sobre todo para que los empleados se sientan escuchados.

Cabe por lo tanto preguntarnos ¿es posible automatizar la comunicación interna sin que ello signifique renunciar al estilo propio y a un estilo de comunicación que resulte efectivo?

Beneficios y desafíos de la automatización en la comunicación interna

La automatización de la comunicación interna en las empresas ha ganado popularidad en los últimos años debido a los avances tecnológicos y la necesidad de gestionar grandes volúmenes de información de manera diferente. Gracias a esta automatización, las empresas obtienen beneficios como:

• Una mejora en la eficiencia y el ahorro de tiempo que suponen las tareas repetitivas y rutinarias como el envío de correos electrónicos, la programación de reuniones y la distribución de información.
• Una consistencia en la comunicación interna, gracias a que la posibilidad de programar el envío de mensajes importantes garantiza que todos los empleados reciban la misma información al mismo tiempo.
• Una mejora en la accesibilidad a la información y la rapidez de respuesta debido a que los empleados pueden acceder a los recursos y documentos necesarios en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto, a su vez, facilita el trabajo en remoto y la flexibilidad laboral.
• Un seguimiento y análisis de datos en tiempo real. Las herramientas de comunicación interna automatizadas pueden recopilar y analizar el feedback de los empleados de manera continua, proporcionando insights valiosos sobre su nivel de satisfacción, sus necesidades y sus áreas de mejora.

Asimismo, la implementación de herramientas automatizadas para una comunicación interna efectiva enfrenta determinados desafíos, tales como:

• Se pierde el toque personal en la comunicación, que puede volverse mecánica, lo que afecta negativamente a la conexión emocional entre los empleados y la empresa. Es por lo tanto esencial encontrar un equilibrio entre la eficiencia de la automatización y la calidez de la comunicación humana con el objetivo de mantener el compromiso y la satisfacción de los empleados.
• Puede conllevar una dependencia excesiva hacia la tecnología, algo que puede resultar problemático en caso de fallos técnicos. Para contrarrestarlo, es importante contar con planes de contingencia y asegurarse de que los empleados están capacitados para manejar situaciones en las que las herramientas automatizadas no estén disponibles. En definitiva, contar con un plan B.
• Asimismo, la implementación de estos sistemas automatizados puede ser compleja y costosa y requiere una inversión inicial significativa en términos de tiempo, dinero y recursos humanos.
• También es posible, en el momento de la implementación, encontrar ciertas resistencias por parte de los empleados que están acostumbrados a métodos más tradicionales. Con el fin de facilitar la transición, es esencial proporcionar una capacitación adecuada y comunicar claramente los beneficios de la automatización.
• Por último, la automatización de la comunicación interna implica el manejo de grandes cantidades de datos, lo que puede presentar ciertos riesgos de seguridad y privacidad. Es necesario, por tanto, implementar medidas de seguridad robustas para proteger la información sensible y garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos.

¿Cuál es el modo de comunicación más valorado en el s.XXI?

Las app de mensajería instantánea son las aplicaciones más utilizadas, las más valoradas, y su forma de comunicación la más integrada en la sociedad del siglo XIX.

¿Es posible aprovechar esta tendencia en beneficio de las empresas? No solo es posible sino que es la mejor opción. Sin embargo, lo más productivo para las empresas es copiar la cercanía, no el propio sistema de mensajería en sí.

Los mejores canales para una comunicación efectiva

Es más fácil transmitir un mensaje cara a cara, por ello el teletrabajo y el distanciamiento social se han convertido en grandes obstáculos para que la comunicación efectiva funcione. No obstante, existen muy buenos canales que favorecen la productividad si se utilizan de la forma correcta.

Correos electrónicos

Un canal clásico que bien utilizado es muy efectivo. Se pueden revisar los hilos de e-mails para confirmar la información enviada todas las veces que sean necesarias. Aun así, no es el canal más ágil cuando se necesita contactar con diferentes receptores o enviar cierta información.

La comunicación empresarial interna y masiva se suele resumir en emails corporativos a todo el personal. Estas comunicaciones absolutamente necesarias para comunicar objetivos, felicitar las fiestas o anunciar nuevas incorporaciones no cubren todas las necesidades comunicativas de las empresas.

En la actualidad, debe ser posible enviar mensajes a grupos de trabajo, áreas, integrantes de un proyecto, o simplemente un empleado, pero sin necesidad de que intervenga el departamento de comunicación. La solución para mostrar cercanía en estas comunicaciones es una app que no solo incluya el envío de comunicados. Los directores de proyecto, mandos medios, o responsables de un área necesitan comunicarse con los empleados a golpe de clic, pero con estilo.

Videollamadas o videoconferencias

Perfecto para emitir un mensaje claro y directo, además de cercano, ya que se pueden utilizar los gestos y expresiones para facilitar la comunicación. Aun así, requiere que todos estén presentes a la misma hora y dispongan de los medios físicos adecuados. La información obtenida no puede revisarse una vez concluida la videollamada a no ser que esta sea grabada.

Aplicaciones de mensajería

Muchas organizaciones optan por ellas al siempre tenerlas a manos y estar la mayoría de los miembros familiarizados. Ahora bien, su uso puede acabar quemando a los usuarios al no ser capaces de desconectar de su jornada laboral o funciones.

Además, es muy importante respetar la reciente legislación sobre desconexión digital y garantizar el derecho de los empleados a desconectar del trabajo.

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