Cómo presentar una factura electrónica

¿Qué es la factura electrónica y qué tipos hay?

Las facturas digitales o electrónicas no tienen ninguna diferencia legal respecto a sus variantes en papel. Simplemente, se trata de documentos que no han sido impresos, sino que se envían de manera telemática, ya sea por correo electrónico o mediante cualquiera de las plataformas oficiales de transmisión de facturas electrónicas.

El reglamento que regula estos documentos, al igual que sucede con los físicos, es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. En especial, hay que prestar atención al apartado 2 y a lo indicado en el artículo 9.

Las únicas dos condiciones que se dictan aquí en relación con estos documentos tienen que ver con la obligación de que tanto la emisión como la recepción se lleven a cabo de forma electrónica, y con que el destinatario dé su consentimiento para su tramitación. Es decir, si una factura se imprime y posteriormente se escanea y se envía, no sería considerada electrónica.

Autenticidad de las facturas digitales

Una de las mayores preocupaciones de los clientes cuando reciben facturas electrónicas tiene que ver con su autenticidad. Esto es algo que genera dudas, puesto que modificar un fichero PDF es una tarea relativamente sencilla con los conocimientos apropiados. No obstante, el artículo 10 de la normativa anterior explica cómo debe garantizarse la veracidad de estos documentos.

Y para ello es necesario la firma digital. Esta rúbrica tiene el mismo valor que la hecha sobre el papel y hace a quien la firma responsable de la autenticidad del documento.

En España, es preciso disponer de un certificado digital válido, ya sea para un autónomo o para una sociedad o entidad sin personalidad jurídica. Este siempre tiene que ser obtenido en la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Con las soluciones Cegid de facturación electrónica también se puede realizar este proceso por medio del certificado digital de la propia plataforma.

Tipos de facturas electrónicas

La estructura de una factura electrónica puede ser de dos clases. Por un lado, están las que se conocen como facturas en formato estructurado. Son las más usadas, porque permiten que tanto el programa emisor como el receptor interpreten el fichero sin intervención manual. Suelen presentarse en formato XML y cumplen con todos los requisitos de la plataforma FacturaE.

Por otro lado, está la estructura de una factura electrónica sin formato estructurado. Aquí entran todas las que se exportan en formato PDF. Este tipo de documentos, al contrario que los anteriores, tienen que ser interpretados y contabilizados de modo manual. Pronto este formato en PDF dejarán de tener validez como factura electrónica.

Partes de la factura electrónica

Aunque más adelante se mostrará un ejemplo de factura electrónica, en él no se apreciarán todos los metadatos que componen uno de estos ficheros.

La estructura a la hora de presentar una factura electrónica ha de tener presente unos parámetros que deben seguirse de forma obligatoria, pero que difieren ligeramente entre las hechas en formato estructurado y las emitidas sin estructurar. Se irá aclarando este aspecto punto por punto para que no queden dudas al respecto.

Cabecera de la factura

Esta parte es obligatoria y en el caso de las facturas con datos estructurados debe contar con la siguiente información:

• Versión de FacturaE.
• Modalidad.
• Tipo de emisor.
• Lote:
• Identificador del lote.
• Número de la factura. (Este dato también tiene que reflejarse en las facturas sin datos estructurados).
• Importe total de la factura.
• Total a pagar.
• Total a ejecutar.
• Código moneda de la factura. (Euros, dólares, etc.).
• Emisor y receptor

Estos apartados son asimismo obligatorios al presentar una factura electrónica y tienen que contemplar toda la información relativa a la persona o entidad que emite el documento, y los datos del cliente. Pese a que son apartados separados, la información a incorporar tiene los mismos campos:

• Identificación fiscal:
• Tipo de persona. (Jurídica o física).
• Residencia.
• Código de identificación. El número de identificación fiscal tiene que aparecer en todas las facturas electrónicas.
• Datos personales. Todos ellos son obligatorios si no se dispone de datos estructurados.
• Razón social o nombre completo.
• Nombre comercial. Dato opcional.
• Domicilio:
• Dirección.
• Código postal.
• Población.
• Provincia.
• País.
• Bloque de factura

Esta es la parte más extensa, puesto que aquí se deben añadir todos los datos relativos a los distintos conceptos incluidos al presentar una factura electrónica y todos los impuestos repercutidos, así como las posibles retenciones que debe realizar el cliente. A su vez, está dividido en varios bloques que muestran cada uno de los subapartados.

• Cabecera de la factura:
• Número de factura.
• Número de serie.
• Tipo documento.
• Clase factura.
• Rectificativa. Indicar sí o no.
• Datos de la factura:
• Fecha de emisión.
• Fecha de la operación.
• Lugar de expedición.
• Periodo de facturación.
• Moneda de la factura.
• Tipo de cambio.
• Moneda impuesto.
• Lengua.
• Impuestos repercutidos.
• Impuestos retenidos.
• Total facturado.
• Líneas de detalle.
• Datos de pago.
• Literales legales.
• Datos adicionales.

¿Qué datos debe incluir una factura electrónica?

Los datos que deben reflejarse al presentar una factura electrónica son los mismos que en las tradicionales, pues son documentos idénticos. Por tanto, se va a hacer un repaso en orden a todo lo que se debe añadir.

• Número de la factura. Este es un aspecto fundamental, dado que no puede haber dos documentos con un mismo número. De igual forma, todos ellos deben ser consecutivos, sin saltos. En caso necesario, también tiene que reflejarse la serie de la factura.
• Fecha de emisión. El día en el que se ha creado el documento ha de aparecer y debe mantener una concordancia con los documentos tanto anteriores como posteriores. Por consiguiente, no puede haber una factura 101 con fecha de 1 de marzo y una 102 con fecha de 28 de febrero.
• Fecha de la operación. Solo si la fecha de emisión es diferente a cuando se llevó a cabo el trabajo. Como muy tarde se puede expedir la factura hasta el día 16 del mes siguiente al que se realizó.
• Datos identificativos del emisor. Aquí hay que incluir tanto el NIF o CIF como el nombre y apellidos o la denominación social.
• Datos del cliente. Salvo en el caso de las facturas simplificadas, hay que reflejar toda la información del cliente.
• Detalles de la transacción. Es vital que aparezca una relación de todos los bienes que se han entregado al cliente o de los servicios que se han hecho.
• Impuestos. El impuesto sobre el valor añadido y su tipo impositivo han de aparecer en la factura. En caso de que haya tipos diferentes, deben contabilizarse por separado.
• Contraprestación total. En la estructura de una factura electrónica, también debe aparecer el precio final que el cliente abona una vez sumado el IVA y descontadas las posibles retenciones de IRPF

Si se trata de una factura rectificativa, hay que hacer referencia a la factura original que se ha modificado.

Por último, aunque no es obligatorio, sí es muy recomendable incorporar la firma electrónica y otros datos como las condiciones de pago.

Como se ha podido comprobar, la fecha de vencimiento no aparece, y es que por ley no es obligatoria, pero sí se pondrá más adelante para que se pueda ver dónde incluirla. Lo más relevante es saber que, salvo acuerdo contrario, son 30 días naturales los que hay para que venza. Todo esto quedará más claro en el ejemplo de factura electronica.

¿Cómo se firma una factura electrónica?

Para realizar la firma electrónica de uno de estos documentos, es indispensable disponer de un certificado para la factura electrónica. En el próximo apartado, se explicará con detalle en qué consiste este certificado, pero ahora se hará hincapié en cómo se lleva a cabo este trámite.

En las mejores soluciones de facturación tiene que ser posible introducir el certificado por lo que todas las facturas pueden firmarse de una forma muy sencilla con él. Otra opción, menos cómoda, a la hora de firmar cualquier factura emitida, existe un programa gratuito y desarrollado por la Administración Pública que resulta útil en casos puntiales.

Se trata de la AutoFirma. Esta herramienta almacena todos los certificados digitales incorporados y permite realizar la firma electrónica de cualquier documento.

Qué es el certificado digital

Cualquier certificado digital, o certificado electrónico, sirve para garantizar la identidad de un usuario concreto. Estos ficheros pueden ser utilizados a distintos niveles: dentro de una empresa, para identificar a una persona física o jurídica ante la administración, etc. Y cada uno de ellos tiene usos diferentes, como se comprobará en el siguiente apartado.

• Para que el certificado para la factura electrónica tenga validez, debe contar con algunas características concretas de modo obligatorio:
• Identificación de su titular. Datos como el nombre o el número de identificación fiscal o la dirección tienen que estar presentes para llevar a cabo la firma virtual.
• Clave pública del titular. Se trata de una serie alfanumérica que identifica al titular del certificado y que puede ser vista por cualquier usuario.
• Número de serie. No debe confundirse con la clave pública, ya que, en este caso, consiste en un número entero que asigna la autoridad de certificación y que no puede ser compartido con ningún otro certificado.
• Fecha de validez y de emisión. Cada certificado tiene una fecha de expedición, fijada el día en el que se creó, y otra de validez. Esta última es variable en función de la autoridad de certificación que lo haya generado.

Tipos de certificado digital

Existen diversas clases de certificados, y cada uno de ellos tiene una función diferente. A continuación, se detallan los más comunes.

Certificado de persona física

Este es el más habitual y el que deben solicitar la mayoría de autónomos y profesionales para realizar la firma virtual de sus facturas electrónicas. Para conseguirlo, se tiene que asociar a un documento nacional de identidad que permita identificar al titular.

Una vez que el certificado digital está activo, ya se puede emplear para firmar cualquier documento o llevar a cabo trámites con las distintas administraciones con plenas garantías legales.

Certificado de representante de persona jurídica

En este caso, el certificado se expide a los miembros autorizados de una sociedad para que actúen en su nombre. Dado que las personas jurídicas necesitan a un tercero para que les represente, el certificado también va asociado a su número de identificación fiscal. La única diferencia es que no puede hacer trámites en su propio nombre, sino solo como representante legal de la empresa.

Dentro de las sociedades limitadas o anónimas hay otro tipo de certificado para la factura electrónica. En este caso, solo puede ser tramitado para empresas con un administrador único.

Certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica

Las sociedades civiles, las comunidades de bienes o las comunidades de vecinos no tienen personalidad jurídica propia. Aun así, precisan, asimismo, un representante para tramitar cualquier firma virtual. Por eso se han creado este tipo de certificados. En el resto de aspectos funcionan igual que los de representación de una sociedad.

Certificado de representante de entidad sin ánimo de lucro

Estos ficheros son idénticos al del resto de entidades. Su única diferencia es que están destinados a entidades como ONG o asociaciones.

Hay muchas otras clases de certificados digitales, pero no tienen ninguna utilidad en la firma para factura electronica, por lo que no se tendrán en cuenta en esta guía. A continuación, se mostrará cómo se puede conseguir el certificado.

Cómo se consigue

En España, la entidad encargada de tramitar los certificados digitales es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Esta es la única autoridad de certificación del país y tiene un proceso muy sencillo para la obtención de los certificados digitales. A continuación, se enumera el paso a paso.

Lo primero que se debe hacer es acceder a la página web de la FNMT. Una vez allí hay que hacer scroll hasta la sección de «Tecnología» y hacer clic sobre el botón «Ceres» bajo el encabezado de «Certificados». En esta página, se puede ver un listado con todos los certificados que pueden obtenerse:

• Persona física.
• Certificado de representante:
• Representante de Administrador Único o Solidario.
• Representante de Persona Jurídica.
• Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica.

Una vez que se encuentra el que interesa a cada usuario, tan solo hay que pulsar sobre el hipervínculo.

Para concretar, se explicará la obtención del de persona física. Hay cuatro maneras de obtenerlo: de forma presencial, por medio del DNIe, mediante video identificación o con el móvil. La más sencilla es a través del dispositivo móvil junto al DNI, dado que, gracias a la tecnología NFC, se puede conseguir en el momento.

Tan solo es necesario descargar una aplicación gratuita que pone a disposición de todos los usuarios la FNMT y en la que hay que completar varios pasos, aunque la propia app los va explicando uno a uno, por lo que no es preciso hacer un tutorial para ello. Tras finalizar el proceso, ya se puede descargar el certificado. No tiene ningún coste y tiene una validez de cuatro años.

No obstante, los certificados de representación sí tienen un coste de entre 14 y 24 euros, y su validez es inferior, porque solo tiene 24 meses de vigencia.

¿Cómo se envía una factura electrónica?

El primer paso antes de llevar a cabo el envío es emitir el documento, algo que se debe hacer con el programa de facturación. Por ejemplo, si se utiliza Cegid Contasimple, el proceso es muy fácil e intuitivo, pues, tras rellenar todos los campos de la factura, tan solo hay que hacer clic en «Exportar FacturaE». A continuación, hay que decantarse por una de las dos opciones disponibles:

• Entidad privada.
• Administración pública.

Y es que cada una de ellas debe seguir un procedimiento distinto al presentar una factura electrónica.

Enviar FacturaE a entidades privadas

Antes de hacer el envío a cualquier receptor, es imprescindible solicitar su consentimiento. Tras obtenerlo, se puede optar por diversos métodos de envío, aunque el más habitual es el correo electrónico.

Eso sí, para garantizar su autenticidad y ofrecer una mayor tranquilidad al cliente, es aconsejable firmarla. A continuación, tan solo hay que adjuntar el fichero ya firmado al correo electrónico que haya facilitado el receptor. Cuando abra el archivo en su sistema con cualquier lector de PDF, ya le aparecerá como firmado y encontrará todos los datos relativos al certificado digital con el que se ha efectuado la operación.

Administraciones Públicas

En este caso, antes de exportar el fichero, hay que rellenar todos los campos de la Administración correspondiente, y tras este procedimiento, se ha de acceder a la plataforma FacturaE.

Una vez allí tan solo hay que hacer clic sobre la opción «Remitir factura» y en la siguiente pantalla aparecerá un recuadro en blanco con un botón. Al hacer clic se puede examinar el equipo en busca de la factura y hay que seleccionarla. Por último, se ha de pulsar sobre «Remitir factura» de nuevo y quedará enviada.

Ejemplo de factura electrónica

En este apartado, se proporciona un ejemplo del aspecto que ha de tener cualquier factura electrónica. Los datos estructurados no se muestran de modo físico, por lo que no se añadirán al documento. Sin embargo, sí se podrá comprobar todo lo que resulta obligatorio y cómo se debe reflejar:

Número de la factura: 105.

Fecha de expedición: 4 de febrero de 2024.

Fecha de la operación: 1 de febrero de 2024.

Fecha de vencimiento: 1 de marzo de 2024.

Emisor:

CIF-BXXXXXXX

Venta de periféricos S.L.

C/El Guindo, 1. Zamora. CP 49003.

Datos del cliente:

NIF:XXXXXXXXT

Pedro Martín Martín.

C/Aranjuez, 4, Zamora. CP 49006.

Detalles de la transacción:

Montaje de ratón y teclado para ordenador. PVP 30 €.

Ratón Prémium. PVP 10 €.

Teclado Prémium. PVP 20 €

Impuestos:

Impuesto sobre el valor añadido. IVA 21 %. – 12,6 €.

Total facturado IVA Incluido – 72,6 €.

Firma digital:

Documento firmado electrónicamente por Diego García Sánchez con DNI XXXXXXXXJ en representación de Venta de Periféricos S.L. con CIF: BXXXXXXX el día 4 de febrero de 2024 a las 12:05.

Otros datos:

Condiciones de pago. Abono en cheque bancario.

Ahora ya se ha visto un ejemplo de factura electrónica y cómo se puede completar cada uno de los campos de estos documentos. Asimismo, se ha explicado con detalle en qué consiste la fecha de vencimiento y otros datos relevantes de estos documentos como las condiciones de pago. Por suerte, la mayoría de la información se proporciona de modo automático por los programas homologados por la Agencia Tributaria para la emisión de estos ficheros, por lo que se reduce el riesgo de cometer cualquier tipo de error durante su tramitación.

En Cegid, sabemos lo importante que resulta para cualquier empresa tener aplicaciones en las que poder confiar. La nueva ley Crea y Crece multiplica las obligaciones de los negocios con relación a la factura electrónica, las cuales son muy exigentes. No obstante, con nuestra ayuda no tendrás que preocuparte por nada, ya que disponemos de herramientas como Contasimple que posibilitan realizar cualquier trámite de facturación y contabilidad. Ponte en contacto con nosotros para que te ofrezcamos una solución a tu medida.