Cómo firmar una factura electrónica

¿Qué es la firma electrónica digital?

Las facturas físicas no siempre se firman, aunque es recomendable hacerlo. De este modo, garantiza la veracidad del documento, y la firma electrónica digital no es más que la rúbrica digital de esa misma factura. No obstante, a diferencia de las facturas en papel, el hecho de firmar una factura electrónica obliga a utilizar medios telemáticos.

Asimismo, el resultado no es una firma al uso, sino un conjunto de datos como el nombre, la fecha y la hora. En función del software elegido, la firma digital será diferente, ya que algunos permiten modificar algunas partes del texto.

¿Para qué sirve firmar factura electrónica?

Son muchas las ventajas que tiene llevar a cabo esta operación. Por ello, se va a hacer un repaso a los objetivos con los que se ha implantado y a las principales ventajas que tiene tanto para las empresas como para sus clientes.

Objetivos

Con la implantación de la firma de las facturas de forma digital, la Agencia Tributaria pretendía garantizar la veracidad del documento. Cuando un fichero se firma con un certificado digital válido y reconocido por la FNMT, se otorga validez a ese archivo, por lo que el emisor lo firma igual que si lo hiciera de manera física. Por otra parte, el cliente también logra una mayor tranquilidad al tener en su poder la factura firmada.

Beneficios de la firma electrónica digital en las facturas

Puesto que el emisor de la factura queda identificado al hacer el trámite de firmar el documento, tiene plena responsabilidad sobre su autenticidad. Así, si se produce cualquier irregularidad, al cliente le resultará mucho más sencillo demostrar la mala fe del firmante.

Por su parte, las empresas que emiten la factura se benefician de sus múltiples ventajas. La principal tiene que ver con ofrecer credibilidad a sus documentos.

Muchas veces, las facturas que se envían por correo electrónico o mediante cualquier plataforma de almacenamiento en la nube dejan dudas a sus destinatarios, porque los ficheros PDF son susceptibles de ser modificados. Sin embargo, una vez que el documento se firma, no se puede modificar, dado que, para ello, previamente se debe eliminar la firma anterior.

Esto es algo que hace casi imposible que un tercero pueda suplantar la identidad de una empresa concreta. Por eso es relevante que todos los autónomos y pymes tramiten todas sus facturas digitales de esta forma. Es la única manera de asegurar que el documento que se expide por el software de gestión es el mismo que se entrega al destinatario.

¿Cómo se firma una factura electrónica?

Para realizar la firma electrónica de uno de estos documentos, es indispensable disponer de un certificado para la factura electrónica. En el próximo apartado, se explicará con detalle en qué consiste este certificado, pero ahora se hará hincapié en cómo se lleva a cabo este trámite.

En las mejores soluciones de facturación tiene que ser posible introducir el certificado por lo que todas las facturas pueden firmarse de una forma muy sencilla con él. Otra opción, menos cómoda, a la hora de firmar cualquier factura emitida, existe un programa gratuito y desarrollado por la Administración Pública que resulta útil en casos puntuales.

Se trata de la AutoFirma. Esta herramienta almacena todos los certificados digitales incorporados y permite realizar la firma electrónica de cualquier documento.

Qué es el certificado digital

Cualquier certificado digital, o certificado electrónico, sirve para garantizar la identidad de un usuario concreto. Estos ficheros pueden ser utilizados a distintos niveles: dentro de una empresa, para identificar a una persona física o jurídica ante la administración, etc. Y cada uno de ellos tiene usos diferentes, como se comprobará en el siguiente apartado.

Para que el certificado para la factura electrónica tenga validez, debe contar con algunas características concretas de modo obligatorio:

• Identificación de su titular. Datos como el nombre o el número de identificación fiscal o la dirección tienen que estar presentes para llevar a cabo la firma virtual.
• Clave pública del titular. Se trata de una serie alfanumérica que identifica al titular del certificado y que puede ser vista por cualquier usuario.
• Número de serie. No debe confundirse con la clave pública, ya que, en este caso, consiste en un número entero que asigna la autoridad de certificación y que no puede ser compartido con ningún otro certificado.
• Fecha de validez y de emisión. Cada certificado tiene una fecha de expedición, fijada el día en el que se creó, y otra de validez. Esta última es variable en función de la autoridad de certificación que lo haya generado.

Tipos de certificado digital

Existen diversas clases de certificados, y cada uno de ellos tiene una función diferente. A continuación, se detallan los más comunes.

Certificado de persona física

Este es el más habitual y el que deben solicitar la mayoría de autónomos y profesionales para realizar la firma virtual de sus facturas electrónicas. Para conseguirlo, se tiene que asociar a un documento nacional de identidad que permita identificar al titular.

Una vez que el certificado digital está activo, ya se puede emplear para firmar cualquier documento o llevar a cabo trámites con las distintas administraciones con plenas garantías legales.

Certificado de representante de persona jurídica

En este caso, el certificado se expide a los miembros autorizados de una sociedad para que actúen en su nombre. Dado que las personas jurídicas necesitan a un tercero para que les represente, el certificado también va asociado a su número de identificación fiscal. La única diferencia es que no puede hacer trámites en su propio nombre, sino solo como representante legal de la empresa.

Dentro de las sociedades limitadas o anónimas hay otro tipo de certificado para la factura electrónica. En este caso, solo puede ser tramitado para empresas con un administrador único.

Certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica

Las sociedades civiles, las comunidades de bienes o las comunidades de vecinos no tienen personalidad jurídica propia. Aun así, precisan, asimismo, un representante para tramitar cualquier firma virtual. Por eso se han creado este tipo de certificados. En el resto de aspectos funcionan igual que los de representación de una sociedad.

Certificado de representante de entidad sin ánimo de lucro

Estos ficheros son idénticos al del resto de entidades. Su única diferencia es que están destinados a entidades como ONG o asociaciones.

Hay muchas otras clases de certificados digitales, pero no tienen ninguna utilidad en la firma para factura electrónica, por lo que no se tendrán en cuenta en esta guía. A continuación, se mostrará cómo se puede conseguir el certificado.

Cómo se consigue

En España, la entidad encargada de tramitar los certificados digitales es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Esta es la única autoridad de certificación del país y tiene un proceso muy sencillo para la obtención de los certificados digitales. A continuación, se enumera el paso a paso.

Lo primero que se debe hacer es acceder a la página web de la FNMT. Una vez allí hay que hacer scroll hasta la sección de «Tecnología» y hacer clic sobre el botón «Ceres» bajo el encabezado de «Certificados». En esta página, se puede ver un listado con todos los certificados que pueden obtenerse:

• Persona física.
• Certificado de representante:
• Representante de Administrador Único o Solidario.
• Representante de Persona Jurídica.
• Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica.

Una vez que se encuentra el que interesa a cada usuario, tan solo hay que pulsar sobre el hipervínculo.

Para concretar, se explicará la obtención del de persona física. Hay cuatro maneras de obtenerlo: de forma presencial, por medio del DNIe, mediante video identificación o con el móvil. La más sencilla es a través del dispositivo móvil junto al DNI, dado que, gracias a la tecnología NFC, se puede conseguir en el momento.

Tan solo es necesario descargar una aplicación gratuita que pone a disposición de todos los usuarios la FNMT y en la que hay que completar varios pasos, aunque la propia app los va explicando uno a uno, por lo que no es preciso hacer un tutorial para ello. Tras finalizar el proceso, ya se puede descargar el certificado. No tiene ningún coste y tiene una validez de cuatro años.

No obstante, los certificados de representación sí tienen un coste de entre 14 y 24 euros, y su validez es inferior, porque solo tiene 24 meses de vigencia.

Paso a paso para firmar la factura electrónica

Ahora se verá cómo firmar una factura electrónica. En las aplicaciones de facturación, debes contar con una interfaz sencilla en la que puedas localizar rápidamente un botón para seleccionar el fichero a firmar.

Tras hacer una búsqueda en el equipo, hay que seleccionar el escogido para la firma para factura electrónica. Esa factura quedará firmada electrónicamente y de manera válida.

Habitualmente, existen opciones que permiten que no aparezca la firma digital sobre el propio documento, pero no cambia el resultado final. Eso sí, es posible que los clientes prefieran ese formato que brinda un parecido mayor con las firmas tradicionales.

En caso de que se desee firmar el documento PDF de forma visible, es posible modificar el tipo, tamaño y estilo de letra. Además, se puede modificar el texto de la firma, o si se prefiere, añadir una firma para factura electrónica escaneada mediante una imagen.

Para firmar, ya solo es necesario confirmar la firma seleccionando el certificado digital guardado en el dispositivo. En esta lista pueden observarse datos interesantes como el emisor del certificado o su caducidad. Tras seleccionar el correcto, solo hay que pulsar en aceptar y el documento se firmará. Una vez firmado, se debe guardar el archivo resultante.

Firmar facturas con Cegid

Las aplicaciones Cegid también permiten la firma de estos documentos. En Cegid Contasimple, por ejemplo, se proporciona un pequeño tutorial para que los usuarios conozcan en profundidad cómo pueden llevarla a cabo si deciden emplear nuestro software.

En resumen, firmar una factura electrónica no es difícil. Lo único que se debe tener en cuenta es el programa que se va a emplear para ello y disponer de un certificado para la factura electrónica válido, porque, de lo contrario, no es posible verificar la identidad del emisor y el sistema no permite la firma.

En Cegid somos conscientes de todos los cambios que trae consigo la nueva normativa de emisión de facturas electrónicas. Por ello, hemos adaptado nuestro software para que permita realizar la firma electrónica digital sin problemas. No esperes a que entre en vigor la obligatoriedad de la nueva legislación y contacta con nosotros. Te ofreceremos una solución a tu medida para que des el salto a la digitalización de tu contabilidad.