Cómo delegar tareas de forma eficaz: la clave para optimizar recursos y potenciar el éxito empresarial

En el complejo entramado empresarial de hoy en día, saber cómo delegar tareas de forma eficaz es probablemente una de las habilidades de liderazgo que mayores beneficios puede reportar no solo a las empresas sino, también, a managers y empleados.

Se trata de un pilar fundamental para el éxito de las empresas que permite orquestar los equipos y las personas de una manera eficaz, impulsando su motivación y liberando su propio potencial. Al mismo tiempo, aprender a delegar responsabilidades permitirá que el manager libere su tiempo para emplearlo en las tareas de alto impacto para las que está más cualificado.

Delegar funciones y responsabilidades es todo un arte que, afortunadamente, se puede entrenar. Decidir qué tareas se pueden delegar es el primer paso para iniciar el camino hacia una delegación efectiva y exitosa. Y aunque en un principio pueda suponer una inversión de tiempo y esfuerzo, los beneficios de delegar tareas son tales que sin duda merecerá la pena.

Cómo aprender a delegar

Delegar tareas es una habilidad de liderazgo que va mucho más allá de la simple asignación o traspaso de funciones. Se trata de que un cargo alto o intermedio de una empresa traspase a un colaborador o empleado la responsabilidad de realizar una tarea que previamente ejercía él. Y para ello, debe invertir tiempo en formar, dar continuidad y hacer un seguimiento de los resultados.

Saber cómo delegar de forma eficaz es una habilidad que todo mánager debe dominar para liderar adecuadamente. La buena noticia es que es una soft skill que se puede aprender y practicar para ser mejor cada día. Uno de los mayores retos a los que debe enfrentarse un responsable de equipo o un directivo es saber en qué momento delegar tareas en un equipo. Generalmente, este momento viene marcado por una de estas tres circunstancias:

• Se hace necesario distribuir la responsabilidad sobre una tarea o proyecto de una manera más equitativa.
• La tarea es más relevante para las prioridades, habilidades o intereses de otro miembro del equipo.
• El líder necesita quitarse tareas de encima para ganar tiempo que le permita enfocarse en actividades que requieran de su especialización.

Una vez detectada una de estas necesidades, llega el momento de plantearse cómo delegar tareas de forma eficaz para que todos los agentes involucrados ganen: mánager, persona en la que delega y proyecto global.

Pasos para delegar de forma eficaz

Cuando hablamos de delegar responsabilidades de forma eficaz debemos estudiar, como siempre, cada caso concreto para encontrar la mejor manera de hacerlo. Sin embargo, siempre hay una serie de pasos que pueden marcar el camino hacia una delegación exitosa.

 1. Decidir qué trabajo se puede delegar

El primer paso es plantearte si en cada ocasión particular es mejor delegar u ocuparte tú del asunto. ¿Y cómo saber cuándo delegar funciones y cuándo no?

Por norma general, un mánager podrá delegar el trabajo que es de rutina, actividades especializadas que algún colaborador pueda realizar mejor, asistencia a eventos, trabajos preparatorios como obtención del material, formulación de conclusiones primarias o redacción de proyectos… Sin embargo, habrá algunas tareas propias del líder de las que debería ocuparse siempre sin posibilidad de delegar en nadie, al menos no en su totalidad. Algunos ejemplos podrían ser:

• El establecimiento de las metas y objetivos de los proyectos.
• La decisión final sobre cuestiones estratégicas.
• El control de los resultados.
• El cuidado de la motivación de los empleados y colaboradores.
• Tareas confidenciales, de especial importancia o de alto grado de riesgo.
• Asuntos urgentes en los que no se puede dedicar tiempo a explicaciones o verificaciones.

En definitiva, serán mucho más susceptibles de delegación aquellas tareas que no se corresponden con las propias de un líder. Y esto será mucho más sencillo de entender si tenemos en cuenta que un líder es aquella persona que define la estrategia, los objetivos y los procesos. Por lo tanto, además de las tareas para las que un miembro del equipo esté mejor formado, generalmente se podrán delegar aquellas relacionadas con acciones concretas, la táctica y todo lo que sea mecánico.

Además, se pueden plantear una serie de cuestiones como:

• ¿Hay algún otro miembro del equipo cuyas habilidades, prioridades y competencias estén más alineadas con el trabajo en cuestión?
• ¿Hay alguien que tenga más información y contexto para realizar este trabajo?
• ¿El trabajo puede suponer a otra persona una oportunidad de crecimiento y desarrollo de nuevas habilidades? No conviene olvidar que delegar es también una herramienta clave para la gestión del talento, ya que incrementará la motivación, la dedicación y la fidelización de los empleados.
• ¿Será un trabajo que se repita en un futuro?
• ¿Hay tiempo para formar correctamente a otra persona en la realización de la tarea y supervisar lo que va haciendo?
• ¿Es crítico o de alto impacto para el negocio?
• ¿Cómo afectaría al éxito del proyecto el fracaso en esta tarea?
• ¿Hay tiempo para comenzar de nuevo si surge algún imprevisto o se comete algún error?

Haciéndolo es más sencillo darse cuenta de si es una tarea que se puede delegar fácilmente o no.

2. Definir claramente las prioridades y objetivos

Comprender las dificultades y prioridades que puede tener cada tarea hace que sea más fácil delegarlas. Por ejemplo, algo que sea de alta prioridad dificulta el estar enseñando y supervisando el trabajo que realiza la persona en la que se delega, por lo que tal vez sea buena idea que sea una tarea que realice el mánager.

¿Y cómo definir las prioridades? La mejor manera es relacionar la tarea en cuestión con los objetivos de la empresa. Que todo el equipo tenga bien claro qué se espera de ellos y qué determinará que la tarea se haya realizado con éxito. Por ejemplo, establecer una fecha de entrega para una tarea concreta o dividir el proyecto en varios objetivos que alcanzar durante todo el proceso de trabajo.

3. Conocer a cada miembro del equipo en profundidad.

Llega el momento de decidir con qué persona contar para delegar esa tarea. Y para ello será necesario conocer los puntos fuertes y débiles de cada persona, saber con qué habilidades y conocimientos cuentan y entender quién será la persona que mejor pueda ocuparse de ella.

Por supuesto, también es necesario comprender que el hecho de que una persona tenga la capacidad no significa que tenga la posibilidad. Si algún miembro del equipo puede ser muy bueno para una tarea pero está sobrecargado con otros trabajos, existe la posibilidad de elegir a otra persona o bien de liberarle carga para poder asignarle este nuevo proyecto.

4. Informar claramente sobre la tarea a delegar

Una vez escogida a la persona en la que se va a delegar la tarea será necesario darle toda la información y el contexto que le permita realizarla con éxito. Esto incluye los siguientes puntos:

1. Orientación. Información sobre cómo hacer el trabajo y cuáles son los resultados que se esperan de él. En definitiva: la prioridad del trabajo, las metas a obtener y las expectativas que se esperan.
2. Información y herramientas. Debe tener todos los documentos, informes y recursos que puedan resultarle de utilidad.
3. Posibles obstáculos y fortalezas. Siempre hay factores que pueden influir en la buena marcha de la tarea. La persona en quien se delega debe tener toda la información sobre estos posibles obstáculos. Pero también sobre las fortalezas, es decir, los factores que pueden contribuir a realizar la tarea con éxito.
4. Fechas y plazos. No solo la fecha límite para realizar la tarea sino, también, las posibles fechas intermedias de consecución de objetivos.

5. Invertir tiempo en formar y capacitar.

Una de las objeciones más frecuentes que ponen los managers a la hora de delegar tareas es que no hay nadie tan capacitado como ellos. Otra es que prefieren invertir el tiempo en hacerlos ellos mismos que en formar a otra persona. Sin embargo, ambos pensamientos son un error.

Es cierto que hay algunas tareas que solo un manager puede hacer. También es cierto que capacitar lleva un tiempo. Pero a la larga, la formación es una inversión tanto en las habilidades de los miembros del equipo como en la carga de trabajo y la gestión del tiempo de los directivos.

Dentro de este proceso de capacitación, la delegación de tareas pasará por varias fases en las que va aumentando la autonomía y capacidad de toma de decisiones del delegado:

• Fase 1. El manager debe explicar con detalle lo que su colaborador debe hacer y cómo debe hacerlo. El delegado no cuenta aún con ninguna experiencia.
• Fase 2. El colaborador ya domina la tarea, pero la decisión final es todavía del responsable, quien debe escuchar sus propuestas y proponer acciones para que desarrolle la tarea de la mejor manera posible.
• Fase 3. El delegado tiene la libertad suficiente para tomar y realizar sus decisiones, siempre con la confirmación del manager. Este evalúa la capacidad de resolución, iniciativa y buen criterio de su colaborador.
• Fase 4. El colaborador adquiere autonomía y puede decidir por sí solo, siempre informando de todas sus decisiones al líder.
• Fase 5. El delegado actúa sin tener que informar, no necesita comunicar sus elecciones ni decisiones.

También será necesario a la hora de definir cómo delegar tareas adecuadamente que el manager explique muy bien las tareas a realizar, así como las decisiones tomadas y resolver cualquier duda que pueda surgir.

6. Dar prioridad a la comunicación

Una de las claves para delegar tareas de forma eficaz es tener unas buenas dotes comunicativas. Al mismo tiempo, delegar trabajos es una oportunidad única para mejorar la comunicación dentro de la empresa.

Es imprescindible que el manager se asegure de que hay una vía de comunicación directa y rápida entre él y su colaborador. También será necesario programar reuniones con frecuencia para revisar todo con más detalle y dar un feedback a las acciones realizadas o por realizar.

Asimismo, que el líder que está en proceso de aprender cómo delegar sea capaz de recibir comentarios y opiniones de su equipo le ayudará en su proceso de mejora. Escuchar otros puntos de vista sirve para prepararle de cara a futuros proyectos.

7. Poner el foco en los resultados

Por una doble razón: por un lado, porque las personas en las que se delega deben saber qué se espera de ellas y de las tareas que se les encarga y, por otro lado, porque el manager debe tener bien claro que el objetivo es obtener los resultados esperados. Y esto significa que no debe poner tanto el foco en el proceso, o en que lo hagan exactamente de la misma manera en que él lo hubiera hecho sino en que, a su manera, logren el objetivo.

El manager no debe dedicar demasiado tiempo a explicar cómo hacer las cosas, sino que debe permitir que cada persona decida cuál es el proceso que seguirá para hacer el trabajo. Y es que todos tenemos nuestra propia manera de hacer las cosas. De esta forma es como mejor podrán desarrollar sus habilidades y sentirán que el líder confía en que puedan hacer bien su trabajo, a su manera.

8. Dar confianza y verificar al mismo tiempo

El grado de intervención por parte del manager es uno de los factores que determinará el éxito de delegar responsabilidades en una empresa. Por un lado, debe demostrar su confianza en el equipo no interviniendo demasiado; por otro, debe consultar periódicamente para verificar que no es necesaria su intervención.

Para saber cómo liderar de forma eficaz, el manager debe encontrar el equilibro entre confiar y verificar. Y para ello es interesante implementar un ciclo de revisión o un periodo de seguimiento que permita analizar las tareas realizadas y orientarlas, si fuera necesario, en la dirección correcta. En este punto puede ayudar mucho una herramienta de gestión de recursos humanos que permita gestionar las tareas y el tiempo de trabajo de los equipos.

Cegid Visualtime es un software que permite a los managers y responsables de RRHH de las empresas calcular el tiempo de trabajo efectivo de cada empleado, conocer la disponibilidad de cada equipo y crear informes inteligentes con los que determinar si el proceso de delegar tareas está siendo verdaderamente eficaz.

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