Cálculo de las horas de trabajo: todo lo que necesitas saber sobre cómo calcular el tiempo de trabajo de tus empleados

El tiempo es uno de los activos más valiosos para cualquier organización. Realizar una gestión eficiente del tiempo e implantar una Política de Gestión del Tiempo permite aprovechar al máximo los recursos de la empresa y el tiempo de trabajo efectivo del personal. Para ello es necesario calcular las horas de trabajo anual de cada empleado.

Cuando nos referimos a horas de trabajo hacemos referencia al tiempo de duración de la jornada laboral ordinaria más las horas extraordinarias.

Realizar el cálculo de horas de trabajo ofrece información valiosa con la que optimizar las jornadas laborales y garantizar el pago adecuado de las retribuciones salariales.

Cometer errores en este cálculo conlleva una pérdida de rendimiento para la empresa y el descontento de los trabajadores. Y es que una nómina percibida como justa y las gratificaciones extraordinarias son una de las estrategias para la retención del talento más importantes en la actualidad.

 

¿Por qué es importante calcular las horas de trabajo?

Calcular la jornada laboral de los trabajadores es importante desde un triple punto de vista:

• Para mejorar la satisfacción y experiencia de los empleados.
• Para cuidar las finanzas de la empresa.
• Para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente y evitar sanciones.

En efecto, hacer este cálculo es necesario para garantizar que los empleados no hacen horas extraordinariasde más y reciben la cantidad correcta en la nómina, considerando la jornada laboral base y la cantidad de horas extras que hayan trabajado.

Combinar el cálculo de las horas trabajadas junto a la optimización de los recursos humanos disponibles tendrá también un efecto directo sobre la satisfacción y la conciliación real de los empleados. Esto, por su parte, trae consigo un aumento de la productividad y el rendimiento de los trabajadores y una mayor capacidad de retención del talento para la empresa.

 

Llevar el cálculo de las horas trabajadas para sanear las finanzas

Desde el punto de vista financiero, calcular las horas de trabajo ayuda a una mejor planificación y optimización de los recursos.

Conociendo el número de horas reales de trabajo y las necesidades de cada proyecto se podrá saber, por una parte, cuántas personas son necesarias para la realización de cada trabajo y, por otra, qué tipo de jornadas laborales ofrecer a los empleados.

Este dato, el de las horas de trabajo, ayudará también a determinar la rentabilidad de los proyectos que se realizan en la empresa.

A la hora de elaborar presupuestos, informes de gastos y planificar los trabajos se deben tener en cuenta los costes laborales y de cotización de cada hora de trabajo.

Por lo tanto, calcular el tiempo de trabajo real es necesario para saber los costes de cada hora de trabajo y, así, conocer la rentabilidad de los proyectos.

 

Calcular las horas de trabajo para respetar la normativa

Además de la satisfacción de los empleados y su relación directa con la capacidad de retención del talento de las empresas, calcular las horas de trabajo es obligatorio por ley.

En concreto, la ley que regula cómo debe hacerse este control es el Real Dectreo-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta ley define como obligatorio el registro de las horas de entrada y salida del puesto de trabajo, así como las horas extraordinarias que realice cada empleado.

Además, el registro de las horas laborales se debe hacer de una manera determinada, por lo que es importante conocer a qué obliga la normativa de control horario.

Sin embargo, no es suficiente con registrar las horas de entrada y salida. Al final del mes es necesario hacer el cálculo de las horas trabajadas por cada empleado para garantizar que se está cumpliendo con la también llamada Ley de Registro Horario.

De esta manera, las personas responsables de realizar las nóminas se aseguran de que la empresa no está cometiendo abusos y fraudes por no pagar las horas extraordinarias o porque sus empleados hagan horas extras de más.

 

Calcular las horas trabajadas para minimizar las horas extraordinarias

Las horas extraordinarias son las horas que trabaja un empleado que exceden su tiempo de contrato, independientemente de que tenga una jornada a tiempo parcial o una jornada a tiempo completo.

Este tipo de horas adicionales de trabajo también tienen un máximo estipulado por la ley. Según el Estatuto de los Trabajadores, el número de horas extras no debe superar las 80 horas al año.

De esta forma, además de por la Ley de Registro Horario se deben calcular las horas de trabajo para mantener bajo control las horas extraordinarias desempeñadas y no excederse de lo que dicta la ley.

Además, se deben compensar con un recargo adicional sobre el mecanismo de compensación elegido: ya sea en días libres o en salario. Esto depende del convenio colectivo o el contrato laboral, pero por norma general el porcentaje de recargo suele ser del 25% para las primeras horas extras y del 50% para las siguientes.

Sin embargo, un informe publicado por Infojobs apunta que la mitad de las horas extra realizadas por trabajadores españoles no están controladas ni pagadas, y esto puede conllevar multas de hasta 7.500€.

Conviene diferenciar las horas extraordinarias de las horas complementarias, que se refieren a las horas trabajadas que superan el cómputo de horas acordado en un contrato a tiempo parcial con una jornada semanal mínima de 10 horas. Este tipo de horas complementarias deben ser acordadas entre trabajador y empleador y recogerse en un contrato por escrito.

 

Horas de trabajo VS tiempo de trabajo efectivo

Las horas de trabajo son la cantidad de horas que cada empleado debe estar en su puesto de trabajo según lo estipulado en su contrato laboral. Sin embargo, en este tiempo puede que el empleado no esté trabajando sino, por ejemplo, haciendo una pausa para ir al baño, tomar un café o mirar el móvil.

Si lo que quieres es calcular el tiempo exacto durante el cual los empleados están realizando su trabajo de manera activa, entonces nos estamos refiriendo al tiempo de trabajo efectivo.

Este concepto se define como las horas en las que el trabajador está presente en su lugar de trabajo, a disposición del empleador y realizando sus tareas laborales.

Por lo tanto, las horas de trabajo pueden no coincidir con el tiempo de trabajo efectivo. A la hora de calcular las horas trabajadas es importante combinar el control de las horas de trabajo con el registro del tiempo de trabajo efectivo.

Hacerlo tiene un impacto muy positivo en la productividad de la empresa, pues ayuda a rentabilizar las horas extraordinarias y fomentar la conciliación real.

 

Cómo calcular las horas de trabajo de cada empleado

Por norma general, en España se trabaja un máximo de 40 horas semanales y 9 diarias, lo que a simple vista serían unas 1.920 horas de trabajo al año. Pero el cálculo no es tan sencillo.

A la hora de calcular las horas de trabajo debemos saber cuántos días se ha trabajado al año. También es necesario considerar los días festivos nacionales, autonómicos y locales, las vacaciones, los días de descanso y el tipo de jornada: si es parcial o a tiempo completo.

Para calcular las horas trabajadas podemos hacerlo de manera manual, aunque lo más inteligente es utilizar una solución que permita hacer un cálculo de las horas de trabajo automático, lo que incrementa la eficiencia y resta margen de error.

 

Cómo calcular las horas de trabajo de manera manual

En primer lugar, es necesario conocer las horas laborales de un año. Para ello basta con realizar la siguiente fórmula:

Horas laborales de un año = Días laborales (365 días del año no bisiesto – fines de semana – días festivos – vacaciones pagadas) x horas diarias de trabajo

Una vez conocemos las horas laborales de un año es momento de calcular las horas trabajadas en un año multiplicando el número de horas de trabajo diario por la cantidad de días laborales al año, añadiendo las horas extraordinarias. La fórmula sería:

Horas trabajadas en un año = horas laborales de un año x días laborales + horas extraordinarias de trabajo

Sin embargo, a la hora de hacer los cálculos de las horas trabajadas también hay que tener en cuenta las condiciones laborales de cada empleado, tales como las vacaciones (que no en todos los contratos se pagan), las horas extras, los días festivos no legales, las posibles medidas de conciliación como la reducción de jornada. Además, no es lo mismo calcular las horas de una jornada laboral completa que las de una parcial u otro tipo de horarios.

Es evidente, pues, que calcular las horas de trabajo con métodos manuales puede conllevar grandes y graves errores con consecuencias negativas tanto para los trabajadores como para las empresas.

Por otra parte, realizar el cálculo manual de las horas de trabajo puede convertirse en una tarea muy ardua y prácticamente inabarcable para las empresas, independientemente de su tamaño. Supondría una pérdida de tiempo y de productividad considerable.

Por suerte, contamos con soluciones tecnológicas que permiten realizar una planificación inteligente del tiempo y optimizar la gestión de una manera automática, rápida y prácticamente sin margen de error.

 

Cómo calcular las horas de trabajo de manera automática

Cualquier empresa necesita contar con tecnología que registre la jornada laboral de forma automática y precisa.

Un software de gestión de recursos humanos como Cegid Visualtime permite gestionar el tiempo de trabajo de los empleados junto a las vacaciones, ausencias y bajas, desde cualquier lugar e independientemente del modelo de trabajo (en remoto, presencial o híbrido).

Gracias a ello será mucho más fácil planificar, automatizar y optimizar los recursos y analizar el tiempo de trabajo efectivo. También se simplifica la tarea de gestionar los horarios laborales, organizar turnos de trabajo y dar una respuesta inmediata a ausencias imprevistas.

Con un software de gestión del tiempo es posible conocer de manera visual e inmediata las horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador para garantizar el cumplimiento de la normativa. Además, este tipo de soluciones tienen también un sistema de fichajes que permite registrar las horas de trabajo en cualquier situación, lugar y dispositivo.