Guía para cumplir con la directiva Whistleblowing

En marzo de 2023 ha entrado en vigor en España la nueva Ley 2/2023, que traspone a la legislación española lo que ya había regulado la europea directiva Whistleblowing. Esta normativa tiene como principal objetivo proteger la figura de las personas que denuncian infracciones cometidas por las empresas o instituciones públicas, papel que en su término anglosajón se conoce como whistleblower (soplón).

Una de las medidas más importantes de esta nueva ley es la obligatoriedad de que las empresas de más de 50 empleados dispongan de un canal de denuncias que, además, debe garantizar la confidencialidad de la persona denunciante.

¿Cómo debe ser este canal de denuncias? Y lo que es más importante, ¿cómo implementar un canal de denuncias para cumplir con la Directiva UE 2019/1937 y la Ley 2/2023?

¿Qué es un canal de denuncias?

El canal de denuncias de las empresas es la herramienta esencial para cumplir con la ley que regula la protección del informante y prevenir delitos dentro de las organizaciones. Técnicamente, la legislación española lo denomina como sistema interno de información.

Se trata de una herramienta de compliance muy efectiva dentro de la comunicación interna de las organizaciones que las permite apostar por las buenas prácticas y luchar contra cualquier tipo de irregularidad. Pero más allá de eso, un canal de denuncias es obligatorio para las empresas de más de 50 empleados.

Por eso la directiva Whistleblowing es también conocida como directiva del canal de denuncias.

En efecto, todas las empresas privadas que tengan en plantilla un mínimo de 50 empleados, así como todas las entidades públicas (con la excepción de los municipios con menos de 10.000 habitantes), deben establecer un canal de denuncia efectivo que garantice la confidencialidad de las personas que denuncian.

La española Ley 2/2023 obliga, además de a las empresas con más de 50 trabajadores, a que otros organismos e instituciones públicos y privados tengan un canal de denuncias. Entre ellos, las administraciones y entidades públicas, las universidades públicas, las corporaciones de derecho público e instituciones como partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones. Así, la ley de protección del informante es también una forma de luchar contra la corrupción presente en estas organizaciones. El canal de denuncias interno, también llamado buzón de denuncias, es el primer medio al que una persona debe recurrir si quiere alertar de una infracción o irregularidad.

¿Cómo debe ser el canal de denuncias?

El canal de denuncias puede ser digital o telemático, telefónico, postal o a través de cualquier otro medio de comunicación equivalente. Independientemente del soporte, debe garantizar la confidencialidad del denunciante y, por supuesto, debe operar bajo lo establecido por el Reglamento General de Protección de Datos.

El canal de denuncias obligatorio debe cumplir con las siguientes condiciones y características:

• Debe transmitir la información de manera clara y rápida, con un mecanismo sencillo de utilizar y que esté al conocimiento de todos los trabajadores.
• Debe estar diseñado para garantizar la confidencialidad y guardar bajo anonimato la identidad de la persona que informa, así como de aquellas que se mencionan en la comunicación. No pueden acceder a ella personas no autorizadas para tal efecto.
• Debe proteger siempre los datos de la persona demandante y operar bajo lo establecido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Debe permitir que se emitan comunicaciones anónimas.
• El sistema de información que trate y guarde la denuncia debe ser independiente y diferenciado de otros sistemas internos de información.
• Debe haber una persona o departamento responsable del buzón de denuncias, de su seguimiento y del acompañamiento al denunciante.
• Debe crearse un procedimiento de gestión de la información que se reciba, y todos los empleados de la empresa deben ser conocedores de los flujos que se deben seguir para hacer uso del canal de denuncias.

Por supuesto, la empresa debe establecer las garantías suficientes que permitan proteger al informante dentro de la propia entidad, de forma que no pueda sufrir represalias de ningún tipo, ni él ni terceras personas relacionadas con él.

El buzón de denuncias de las empresas debe resultar no solo fácil de usar sino que también debe recibir, evaluar y tramitar las denuncias de una manera rápida, ágil y efectiva. En este sentido, resulta muy útil disponer de un software de recursos humanos que permita tener un buzón de denuncias a las empresas.

¿Quién debe gestionar el canal de denuncias?

El canal de denuncias puede ser gestionado por la propia empresa, en cuyo caso sería un canal de denuncias interno. Pero también puede ser gestionado por un proveedor de whistleblowing ajeno a las empresas, siempre y cuando cumpla con los requisitos y obligaciones recogidos en la normativa. Sería entonces un canal de denuncias externo.

Es importante destacar que debe tener una persona o departamento responsable del seguimiento de las denuncias y acompañamiento al denunciante. Este papel podría desempeñarlo la persona responsable del departamento de whistleblowing y compliance, la persona encargada del área de recursos humanos, un miembro de la dirección o el consejo de administración de la compañía o el director financiero. También podría serlo un asesor legal o jurídico externo a la organización.

 ¿Cómo implantar un canal de denuncias en una empresa?

Independientemente de si la empresa quiere implantar un canal de denuncias interno o externo, es decir, gestionado por ella misma o por terceros, el procedimiento de implantación será básicamente el mismo.

Paso 1. Establecer las vías por las que se comunicará la denuncia

Se puede recibir la denuncia vía correo electrónico u ordinario, teléfono, por cualquier plataforma digital… Para ello, un software de recursos humanos que gestione el canal de denuncias centralizando la información y garantizando el anonimato será una solución extraordinariamente útil.

Sí es recomendable optar por una única vía, ya que es la manera de asegurarse de tener un formato unificado que aporte verdadera eficacia al sistema.

Paso 2. Nombrar al responsable del canal de denuncias

Como decíamos, del canal de denuncias puede encargarse bien una sola persona, bien un departamento o un órgano colegiado. Esta persona puede ser empleada de la empresa o no. Será adecuado, eso sí, que actúe con total independencia respecto a otros órganos de la entidad, aunque en empresas más pequeñas esto no siempre será posible.

La función del responsable es la de determinar si las denuncias deben o no tramitarse, dicho con otras palabras, si conviene dar comienzo al proceso de investigación interna que permita esclarecer los hechos.

Paso 3. Elaborar una normativa o reglamento interno

Es importante que el buzón de denuncias no se convierta en un buzón de quejas. También es importante que cada persona de la empresa tenga claro cómo hay que proceder y cómo se gestiona cada denuncia. Para ello será necesario elaborar un reglamento que refleje:

• El marco normativo, es decir, la Ley 2/2023 de protección del informante y la ley de protección de datos como más importantes.
• Quién puede usar el canal de denuncias y qué hechos se pueden denunciar.
• Las vías de comunicación que se han decidido utilizar.
• Cómo se presentarán las denuncias formalmente.
• El órgano que recibe y gestiona la denuncia.
• El detalle de plazos para recibir la denuncia, responder y resolver el caso. También se puede detallar durante cuánto tiempo se quedará guardada la denuncia después de haber sido resuelta.
• Los derechos que tienen tanto la persona que denuncia como quienes son denunciados.
• La descripción de todo el proceso de denuncia, investigación y resolución.

Asimismo, se puede hacer hincapié en las consecuencias que puede haber para quienes abusen del canal o presenten denuncias falsas.

Este reglamento deberá ser puesto a conocimiento de todos los miembros de la empresa.

Paso 4. Definir de qué manera se tramitarán las denuncias

¿Cómo será el procedimiento que seguirá el canal de denuncias y el proceso de investigación? ¿Qué organismo será el encargado de realizar la investigación? ¿Cómo se procederá a su resolución? Es importante dar también respuesta a estas preguntas y crear un método para llevar a cabo todo el proceso.

En este sentido, se debe contemplar lo que establece la ley en cuanto al procedimiento del canal de denuncias, que si bien son unas obligaciones mínimas, es importante cumplirlas.

• La ley establece que el responsable del canal debe emitir un acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de 7 días.
• En caso de que la denuncia se admita a trámite, se debe cumplir un plazo para la investigación de 3 meses, que pueden ser prorrogables otros 3.

Más allá de estos mínimos, las organizaciones podrán gestionar y organizar el canal de denuncias de la manera que mejor se adapte a cada empresa.

Paso 5. Registrar las denuncias y su estado

Más allá de un espacio donde recibir las posibles denuncias, el canal de denuncias debe ser también un libro-registro de todas las recibidas y tramitadas, así como de las investigaciones y sus resoluciones. Es importante tener un historial de todas las denuncias que se han tramitado, de qué forma y plazos, y las medidas que se han tomado.

Paso 6. Publicitar el canal de denuncias

Asimismo, debe darse difusión y publicidad al buzón de denuncias, por ejemplo creando una sección dedicada en la página web de la empresa o a través del Portal del Empleado al que tiene acceso cada uno de los miembros de la plantilla. El objetivo es que sea fácil de encontrar por cualquier persona que quiera hacer y enviar la denuncia.

Utiliza un software de gestión de comunicación interna para cumplir con la normativa de protección al denunciante

Una manera eficaz, ágil y sencilla de que las empresas tengan su propio canal de denuncias obligatorio y puedan cumplir con lo que dice la normativa vigente es haciendo uso de un software dedicado a ello.

Por ejemplo, en Cegid Visualtime disponemos de una herramienta sencilla e intuitiva que facilita la realización de encuestas que hacen más sencilla la recepción y el guardado de las denuncias. Por supuesto, podrá hacerlo de una manera anónima y respetando siempre su confidencialidad.

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