¿Cuál es la base reguladora de una nómina y cómo calcularla?

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Gestión del Tiempo

30 enero 2024

La gestión de nóminas es una de las tareas más importantes de las que debe encargarse el equipo de recursos humanos. Al respecto, es importante conocer conceptos como la base de cotización o la base reguladora de una nómina y entender las diferencias entre ellos.

¿Es lo mismo el salario bruto que la base reguladora? ¿Qué determina la prestación que percibirá un trabajador de la Seguridad Social cuando, por ejemplo, deba coger una baja temporal?

La respuesta a esta pregunta es la base reguladora de su nómina. A grandes rasgos, se trata del baremo de referencia que utiliza la Seguridad Social para calcular prestaciones como la de desempleo, jubilación, maternidad, paternidad o incapacidad. Un porcentaje que no debe quedar reflejado en la nómina pero que conocerlo puede ser de gran utilidad para los empleados de cualquier empresa.

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¿Cuál es la base reguladora de una nómina y cómo calcularla?

¿Qué es la base reguladora de una nómina?

Para calcular las prestaciones por desempleo o jubilación, entre otras, la Seguridad Social emplea un baremo de referencia que se fundamenta en la base de cotización del beneficiario en función de un periodo de tiempo determinado. Ese baremo es la base reguladora de una nómina, que será diferente dependiendo del tipo de prestación del que estemos hablando.

Dicho en otras palabras, la base reguladora es la cifra que utiliza la Seguridad Social para calcular cuánto dinero debe dar por las diferentes prestaciones. Su cifra se obtiene a partir de un cálculo sobre las bases de cotización.

¿Qué diferencia hay entre base reguladora y base de cotización?

Aunque en ocasiones pueden coincidir, la base reguladora y la base de cotización son dos conceptos diferentes.

Podemos decir que por un lado se encuentran los tipos y bases de cotizaciónLa base de cotización es el salario bruto que la empresa paga, en el que se pueden incluir las pagas extra prorrateadas. Con ella se calcula cuánto deben pagar la empresa y el trabajador al organismo público. Por su parte, el tipo de cotización es el porcentaje que se aplica sobre la base de cotización en concepto de las aportaciones a la Seguridad Social y la retención del IRPF.

Hay una gran diferencia entre base reguladora y base de cotización y es que, mientras que la segunda sí debe quedar indicada en las nóminas de los trabajadores, sería incorrecto hablar de una base reguladora en nómina puesto que estas no deben reflejarla.

Sin embargo, sí hay una clara relación entre base reguladora y base de cotización. La Seguridad Social establece un importe mínimo y máximo para las prestaciones que desembolsa, que dependerán de cada grupo de cotización.

Por lo tanto, cuanto más alta haya sido la base de cotización, más alta será la base reguladora y, en consecuencia, también la prestación que la persona recibirá.

¿Cómo calcular la base reguladora en una nómina?

Para calcular la base reguladora de una nómina hay que hacer una media de las bases de cotización que ha tenido un trabajador durante un periodo de tiempo determinado que varía en función del tipo de prestación específica. En este cálculo hay que tener en cuenta también los rangos mínimos y máximos que establece la Seguridad Social para los pagos que emite.

Por norma general, calcularemos la base reguladora haciendo una media de las últimas x bases de cotización. Este número “x” dependerá del tipo de prestación de la que estamos hablando.

  • Base reguladora para prestación por desempleo. 

En este caso, se calcula teniendo en cuenta la media de las bases de cotización durante los últimos 180 días cotizados, considerando los días naturales de cada mes. Una persona en situación de desempleo cobrará el 70% de su base reguladora durante los primeros 180 días de prestación y, a partir del día 181, el porcentaje cae hasta el 60%.

  • Base reguladora de jubilación. 

Se extrae de las bases por las que ha cotizado el trabajador durante los últimos años antes de su jubilación, que ha ido variando con el tiempo: en 2013 el periodo de cálculo era de 15 años y a partir de ahí ha ido aumentando hasta llegar a los 23 años en 2020, 24 años en 2021 y 25 años en 2022.

Para calcular la prestación por jubilación, por lo tanto, se sumarán las bases de cotización de los últimos 25 años, equivalente a 300 meses. Después se dividirá el resultado entre 350 (los 50 adicionales equivalen a las pagas extras). Si el trabajador ha cotizado 15 años, la prestación será del 50% de la base reguladora, que irá incrementándose hasta el 100% en el caso de que haya cotizado 36 años y 6 meses.

  • Base reguladora por incapacidad permanente. 

Según dice en la página web de la Seguridad Social, “la prestación económica por incapacidad permanente total consiste en una pensión vitalicia mensual, que puede ser sustituida excepcionalmente por una indemnización a tanto alzado, cuando el beneficiario sea menor de 60 años”.

El cálculo de la base reguladora por incapacidad permanente es algo más complejo, puesto que estará sujeta a la causa que origina la incapacidad. Esta, a grandes rasgos, se divide en enfermedad común, accidente no laboral o accidente de trabajo o enfermedad profesional.

Asimismo, el porcentaje a aplicar varía también en función de diversas circunstancias, aunque por norma general es un 55% de la base de regulación.

  • Base reguladora por incapacidad temporal. 

La incapacidad temporal es un subsidio que la Seguridad Social da al trabajador cuando se encuentra de baja y necesita asistencia sanitaria. Puede estar ocasionada por contingencias comunes (enfermedad o accidente no laboral), en cuyo caso el trabajador la recibirá a partir del cuarto día de baja; o por contingencias profesionales, en cuyo caso la recibirá al día siguiente de la baja.

De nuevo, calcular la base reguladora de una nómina por baja o incapacidad temporal es relativamente complejo puesto que existen diferentes supuestos, por lo que conviene revisar la documentación que ofrece la Seguridad Social. Sin embargo, por norma general se puede calcular dividiendo la base de cotización del mes anterior a la baja entre:

  • 30 días si el trabajador recibe salario mensual.
  • El número de días del mes en cuestión si el trabajador percibe un salario diario.

Así, si la baja se produce por motivos no laborales la prestación será del 60% de la base reguladora entre el día 4 y el 20 de la baja, ambos incluidos; y del 75% desde el día 21. Si por lo contrario se debe a motivos laborales o profesionales, la prestación será del 75% de la base reguladora desde el segundo día de baja.

En el supuesto en que la baja por incapacidad temporal se produzca en el mismo mes en el que el trabajador ha comenzado a trabajar en la empresa, la base reguladora se calculará dividiendo la base de cotización del mes entre los días cotizados.

Asimismo, para calcular la base reguladora por la prestación de maternidad o paternidad hay que seguir la misma pauta que la de incapacidad temporal por contingencias comunes; el resultado será la división de la base de cotización del último mes por los días cotizados durante ese mes. Sin embargo, el porcentaje que cubre la prestación es mayor: el 100% de la base reguladora.

  • Base reguladora de los autónomos

Los trabajadores autónomos también tienen derecho a las mismas prestaciones de la Seguridad Social y a la hora de calcular la base reguladora de los trabajadores autónomos se les aplica la misma normativa que a cualquier otro trabajador.

A la hora de calcular la prestación por cese de actividad de un autónomo se tendrá una base reguladora derivada del cálculo de la media de todas las bases por las que ha cotizado durante los 12 meses previos a que se produzca el cese.

Utilizar un software de gestión de nóminas para calcular las bases de cotización

La gestión de nóminas es tal vez una de las labores más arduas que debe desempeñar el personal de recursos humanos, también por suerte es una de las tareas que más fácilmente se pueden automatizar.

¿Sabes que el 93% del tiempo de un profesional de nómina lo dedica a tareas recurrentes? Este tipo de flujos de trabajo pueden ocasionar errores o problemas de introducción de datos, entre otros.

Gracias a un software de gestión de nóminas como el de Cegid es posible procesar y gestionar automáticamente las nóminas de todos los empleados, independientemente del tamaño de la empresa, y, de esta manera, evitar errores humanos y agilizar el trabajo administrativo.

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