¿Cómo ayuda un software de Renta a agilizar la presentación de declaraciones?

Dificultades a la hora de presentar la renta manual

Incluso cuando se deben presentar unas pocas declaraciones, el proceso manual nunca es la mejor solución. Esta tarea, si se emplean las herramientas fiscales ofrecidas por la Agencia Tributaria, puede hacerse muy laboriosa, ya que reclama dedicar una gran cantidad de tiempo. Además, hace necesario que la mayoría de los campos deban rellenarse de forma manual. Sobre todo, cuando se trata de gestionar la declaración de trabajadores por cuenta propia.

Y es que todavía mucha información que contiene el borrador debe dejarse sin incorporar en estos casos, ya que Hacienda solicita algunos datos como el epígrafe del IAE (Impuesto de Actividades Económicas). Esto es algo que no cambiará, al menos en un futuro cercano, y que hace que estas declaraciones de impuestos sean susceptibles de contener errores. No en vano, la validación de los datos que se lleva a cabo en el programa oficial no siempre es precisa, ya que las posibilidades de caer en un error humano cuando se gestiona gran cantidad de datos de manera no automatizada, es mayor.

No es el único inconveniente de tramitar la declaración de la renta de manera manual. Cuando un asesor debe gestionar numerosos expedientes debe introducir los mismos datos una y otra vez. Además, ciertos cálculos deben abordarse al hacer la declaración, y es necesario buscar los documentos originales en los que consta dicha información. Todas estas gestiones ocupan una gran cantidad de tiempo que podría dedicarse

Por último, debemos atender a otro aspecto importante: la gestión de los documentos asociados a la renta; tiques, facturas emitidas y recibidas, información catastral, etc. Todo esto reclama una gran capacidad de organización que convierte las declaraciones de impuestos de los clientes en un verdadero quebradero de cabeza. A su vez, obliga a los asesores a contar con un gran almacén en el que archivar toda la información durante un periodo bastante largo. Datos que, pasado el tiempo legal establecido, deben eliminarse de un modo seguro para garantizar la privacidad de todos los clientes.

Para qué sirve un software de Renta

Todo lo que te hemos explicado con anterioridad era el día a día de todos los asesores fiscales. Por suerte, la situación ha cambiado y la tecnología proporciona ahora nuevas herramientas fiscales para facilitar el trabajo a los profesionales. Con el uso de las aplicaciones informáticas se simplifica, en gran medida, el proceso de la presentación de las declaraciones. Se obtiene, en definitiva, una mayor eficiencia fiscal. A continuación, vamos a mostrarte las funciones más interesantes de estos programas.

Simulación de las declaraciones

La Agencia Tributaria siempre aporta una propuesta al terminar de tramitar la declaración con su herramienta web. Sin embargo, esta no tiene por qué ser la alternativa más beneficiosa para el cliente, puesto que en ocasiones puede no mostrar muchas de las opciones de desgravación que pueden aplicarse. Esto es algo que no sucede con los programas profesionales de renta. Además, estos últimos permiten contrastar los resultados obtenidos con los ofrecidos por Hacienda.

Y no solo eso, sino que resultan de gran ayuda a la hora de hacer diferentes simulaciones: declaraciones de impuestos individuales, conjuntas, etc. Todo ello con el objetivo de optimizar la estrategia fiscal de los clientes y optimizar su carga impositiva.

En el caso de que alguno de los datos introducidos no sea correcto, estas herramientas avisan con antelación sobre ello para que no se continúen los trámites con cálculos equivocados. De este modo, se ahorra tiempo y no es requerido rehacer casi todas las anotaciones tras solucionar el error. La validación de datos se hace de manera automática.

Integración de datos

Toda la información almacenada en el programa contable es utilizada para incorporarla de forma directa a la declaración de la renta, así como al resto de modelos que deban gestionarse. Esto hace que se prescinda de la necesidad de introducir a mano los datos, algo que suprime por completo las redundancias y supone un importante ahorro de tiempo. Igualmente, resulta útil para aminorar los errores humanos.

Comparación entre distintos ejercicios

Cuando se lleva a cabo la declaración de la renta resulta muy interesante poder llevar a cabo una comparativa con la de los años previos a fin de conocer la eficiencia fiscal de cada cliente. Así, se puede saber cuál es la tendencia de los ingresos del cliente, pero sin la ayuda de un programa informático tendría que hacerse de manera manual y sería necesario invertir mucho tiempo en ello.

Gestión de la documentación

El software de renta es capaz de almacenar una gran cantidad de ficheros de cada cliente. Y, además, lo hace de forma segura, ya que el acceso a los datos se encuentra encriptado y en un servidor externo protegido de cualquier ciberataque. Con esto, se consigue mejorar de forma notable la organización de cada expediente, puesto que se elimina la necesidad de contar con cientos de documentos físicos, o con archivos ubicados en distintas carpetas en los ordenadores de la oficina.

Todo esto cobra mayor relevancia cuando hace falta contrastar algún dato presente en la declaración con sus ficheros originales. También en el caso de que haya que hacer frente a una auditoría o a una inspección de los técnicos de Hacienda. El acceso mediante este sistema es casi inmediato y garantiza cumplir con los periodos estipulados en la legislación para la conservación de la documentación.

Presentación directa de la declaración de la renta

Una de las funciones más relevantes de estos programas consiste en presentar el modelo 100 de la declaración sin necesidad de salir de la aplicación. De esa forma, el proceso se agiliza y tenemos la certeza de que los datos de cada cliente se transmiten a la Agencia Tributaria a través de un servicio protegido mediante el certificado digital. Esto posibilita a las asesorías aligerar los trámites, al tiempo que se ocupan del cumplimiento tributario de sus clientes.

Ventajas de contar con un software de renta

Incorporar a la asesoría un programa para realizar la renta tiene una gran repercusión en el funcionamiento del negocio. Vamos a mostrarte las de mayor calado.

Eficiencia operativa

Al automatizar muchos de los procesos de la tramitación de la renta y al integrar la información bajo una única plataforma, el tiempo destinado a las declaraciones de impuestos disminuye de manera notable. Esto aporta una mayor eficiencia, puesto que cada asesor es capaz de gestionar un mayor número de expedientes cada jornada. Por ello, es requerida menos mano de obra para sacar adelante la renta de todos los clientes.

A su vez, es más sencillo escalar el negocio, dado que la capacidad para asumir nuevos expedientes es mayor. De esa forma, se consigue un mayor crecimiento empresarial con una inversión muy reducida.

Precisión en los datos

Los cálculos realizados por el programa informático son más precisos que los que pueden obtenerse de forma manual. Además, es menos probable que la información se pierda o se omitan datos mientras se tramita cada declaración. Por tanto, disminuye el número de errores y los clientes no deben llevar a cabo declaraciones de impuestos complementarias.

Adaptabilidad ante los cambios en la normativa

Los programas de renta profesionales se actualizan de forma automática para garantizar el cumplimiento tributario de manera permanente con los cambios que se producen en la legislación fiscal. Esto asegura a los asesores una plataforma segura para tramitar todas las declaraciones sin errores y aprovechando todas las deducciones disponibles.

Portabilidad

Estos programas están ubicados en la nube. Esto presenta varias implicaciones directas para las asesorías. Por un lado, los empleados no precisan instalar ningún software en su ordenador de trabajo, algo que previene la pérdida de información y reduce las necesidades de mantenimiento.

A la vez, garantiza una completa escalabilidad de la herramienta, ya que la inversión necesaria en infraestructura es mínima. Cualquier dispositivo, como un teléfono móvil o una tableta, puede cargar sin problemas la plataforma, porque todos los procesos se ejecutan de manera remota.

Otro de los puntos que hacen necesaria la portabilidad tiene que ver con el teletrabajo. Y es que de esta forma es posible que los empleados tengan una mejor conciliación familiar. Pueden realizar el mismo trabajo sin tener que desplazarse hasta la oficina. Al terminar el turno, cualquier asesor puede acceder a la información fiscal de sus clientes en unos pocos clics. Esto mejora la imagen de la asesoría y evita esperas para que los interesados resuelvan sus dudas.

Ahorro de recursos

Digitalizar toda la información de la empresa rebaja las necesidades de espacio. Ya no es obligado gestionar un almacén lleno de ficheros ordenados, algo que disminuye la necesidad de contar con un gran espacio y posibilita a los asesores fiscales optar por oficinas de pequeño tamaño, o incluso por llevar a cabo una gestión totalmente digital de sus clientes. Pese a que disminuye el contacto físico, hace posible ofrecer unos precios más competitivos, ya que los costes fijos son muy bajos.

Hacer la declaración de la renta de manera manual es cosa del pasado. Las asesorías consiguen una importante ventaja respecto a sus rivales al ofrecer a los clientes un servicio más inmediato, de mayor calidad y mucho más fiable. Además, con el uso de herramientas fiscales profesionales el crecimiento empresarial no exige la contratación de más empleados, dado que proporciona más eficiencia. Los clientes también ven incrementada su eficiencia fiscal e inhiben sanciones de la Agencia Tributaria, ya que el cumplimiento tributario es total.

Este es el paso que necesita una asesoría para poder pasar de simplemente tramitar declaraciones a ofrecer servicios de valor para sus clientes como la planificación fiscal.

Son muchos los beneficios para todas las partes implicadas en la tramitación de la declaración de la renta. La validación de datos arrojada por estos programas es muy eficaz y permite presentar la declaración sin pasar por la web de la Agencia Tributaria. Así mismo, en Cegid contamos con un software especializado que te ayudará a gestionar de manera eficaz tu cartera de clientes al tramitar el modelo 100.