Absentismo laboral: ¿Qué tipos existen y cómo gestionarlo?

El absentismo laboral es una de las grandes preocupaciones de las empresas. Conocer las causas que lo producen, los tipos de absentismo laboral que existen y las formas de gestionarlo adecuadamente es clave para mantener la productividad, los costes y la motivación en los niveles deseables.

Es importante diseñar un plan de gestión y control del absentismo que se adapte a las necesidades específicas de cada empresa y permita evaluar fehacientemente su impacto dentro de los resultados generales empresariales. Para ello es necesario conocer los tipos de absentismo laboral que pueden producirse dentro de tu empresa porque cada uno tendrá una forma de abordarse adecuadamente.

¿Qué es el absentismo laboral?

La Real Academia Española define el absentismo como la “abstención deliberada de acudir al lugar donde se cumple una obligación”. En su segunda acepción, la RAE añade el matiz de la frecuencia con que ocurre dicha falta, al definirlo como “abandono habitual del desempeño de funciones y deberes propios de un cargo”.

El absentismo, en definitiva, se entiende como la ausencia de una persona de su puesto de trabajo en horas que correspondan a un día laborable dentro de su jornada pactada. El absentismo es independiente de la modalidad de trabajo y, de hecho, el absentismo en el teletrabajo es más frecuente de lo que a priori se pueda pensar.

Una de sus características es que es un fenómeno multicausal. Y, por eso, detectar y gestionar los diferentes tipos de absentismo laboral es una de las principales dificultades a las que debe enfrentarse una compañía cuando hablamos de gestión de recursos humanos.

¿Cuáles son las razones por las que sucede el absentismo laboral?

Como decíamos, el absentismo es un fenómeno derivado de múltiples causas, tanto por parte del trabajador como por parte de la empresa. Por ejemplo:

• Accidentes y enfermedades laborales.
• Enfermedades y accidentes de origen no laboral.
• Licencias y permisos legales, como el permiso de maternidad o paternidad.
• Baja por embarazo o período de lactancia.
• Ausencias no autorizadas, es decir, las ausencias injustificadas o las faltas de puntualidad.
• Conflictos laborales, como por ejemplo huelgas.

Debida a esta naturaleza multicausal puede ser complicado de gestionar y calcular. La realidad es que, a efectos prácticos, una empresa debería llevar un registro total del ausentismo de sus trabajadores independientemente de sus causas, pero también contemplando los tipos de absentismos más frecuentes.

Y es que, evidentemente, no es lo mismo una ausencia por una baja médica que una ausencia porque el empleado se ha quedado dormido, por ejemplo. Tampoco tendrá, a la larga, las mismas implicaciones para la empresa y para el trabajador.

Tipos de absentismo laboral

En función de los motivos por los que se produzca, podemos diferenciar entre seis tipos de absentismo:

1. El absentismo justificado.
2. El absentismo injustificado.
3. El absentismo presencial.
4. El absentismo emocional.
5. El absentismo voluntario.
6. El absentismo involuntario.

Conocerlos ayudará a hacer una eficiente gestión de absentismo. Cada uno tiene diferentes formas de abordarlos o posibles soluciones para acabar con el absentismo laboral. Sea como sea, una alta implicación de los trabajadores en el proyecto y la empresa, una adecuada motivación y, en definitiva, un ambiente laboral satisfactorio en todos los sentidos ayudará a disminuir los casos y la frecuencia de absentismo laboral.

Absentismo justificado VS absentismo injustificado

El absentismo justificado es toda ausencia que puede ser prevista por la empresa o por el trabajador, como una cita médica o una licencia por maternidad o paternidad. Dicho de otra manera, se produce cuando el empleado avisa a la empresa de que no irá y da las razones de su falta de asistencia.

Este tipo de ausencias suelen estar reguladas por ley y no pueden tener ningún tipo de repercusión para los trabajadores. Eso sí, deben notificarlas en la forma y plazos establecidos por la empresa o la legislación vigente.

Por su parte, el ausentismo injustificado no se puede prever y sucede cuando el empleado ni va ni avisa previamente. Por ejemplo, cuando se va de su puesto fuera de sus horas sin informar ni recibir permiso por parte de la empresa, cuando llega tarde o directamente no asiste sin justificación alguna o cuando ejerce su derecho a huelga.

Este tipo de faltas laborales sí puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluso el despido. Además, puede tener repercusiones negativas para la empresa, especialmente en términos de pérdida de productividad y disminución de la moral por parte del resto de trabajadores.

Absentismo presencial y emocional

Existen otros dos tipos de ausentismo laboral que se producen dentro del propio lugar de trabajo y, evidentemente, son difíciles de detectar.

Uno de ellos es el absentismo presencial, que ocurre cuando el empleado realiza tareas que no están relacionadas con aquello para lo que fue contratado. Por ejemplo, hace el trabajo de sus compañeros o directamente pasa el tiempo haciendo tareas totalmente ajenas a la empresa: llamadas personales, usar los equipos de la empresa para asuntos personales, ausentarse de manera constante para fumar o tomar café…

En cuanto al absentismo emocional, es tal vez el que más controversia levanta, pero las empresas se esfuerzan cada día más por evitarlo. Se trata de una desconexión emocional, una pérdida de productividad con origen emocional como desmotivación o falta de implicación en la empresa o el proyecto, síndrome de desgaste profesional por estrés o directamente estar viviendo un proceso de depresión o situaciones personales que le impiden rendir adecuadamente.

En ambos casos, la empresa puede (y debe) poner medidas para paliar estos dos tipos de absentismo laboral.

Absentismo voluntario o involuntario

El absentismo voluntario es uno de los tipos de absentismo laboral más frecuentes. Sucede cuando una persona elige de manera voluntaria pasar más tiempo fuera del trabajo para satisfacer sus necesidades personales.

El principal inconveniente de este tipo de absentismo es que aumenta la carga de trabajo para otros miembros del equipo, pero en ocasiones es totalmente justificable, como el caso de las vacaciones o días festivos disfrutados.

Por su parte, el absentismo involuntario es uno de los tipos de absentismo más difíciles de controlar y gestionar. Escapa totalmente del control de las empresas y sus causas son por ejemplo una pandemia o una crisis económica o civil.

¿Cuánto absentismo laboral hay en España?

En España no existen estimaciones oficiales sobre los costes y la magnitud del absentismo. Sin embargo, para analizar el absentismo laboral en España podemos observar la Encuesta Trimestral del Coste Laboral. Esta encuesta, elaborada por el INE, ofrece información sobre el número de horas trabajadas y no trabajadas, desglosando estas últimas según sus motivos. Sobre ellas es posible estimar las horas de absentismo.

Según la última encuesta publicada, en el primer trimestre de 2023 se han perdido, de media, 3,9 horas a la semana, la mayoría (2,4) por vacaciones y fiestas disfrutadas, 1 por bajas por incapacidad laboral y 0,3 por licencias de paternidad o maternidad. El resto de las horas no trabajadas (0,2) se debe a otras causas como otros permisos remunerados, conflictividad laboral, razones técnicas económicas, organizativas, de producción y/o fuerza mayor.

Otro de los documentos referentes para analizar el grado de absentismo laboral en España es el Informe Adecco sobre empresa saludable y gestión del absentismo elaborado desde hace 12 años por The Adecco Group Institute. Según la última publicación, la tasa de absentismo en España para el primer trimestre de 2023 ha sido del 6,5%, una cifra 0,2 puntos porcentuales menor que la alcanzada en el cuarto trimestre de 2022. Al analizar la jornada pactada y las horas de absentismo de este periodo, podemos concluir que las horas no trabajadas por absentismo equivalen a que más de un millón de asalariados no hubiesen acudido a su puesto de trabajo.

En 2022, la tasa de absentismo se incrementó hasta el 6,8%, el segundo dato más alto de la serie histórica, alcanzado en 2020 con un 7,1%. En cuanto al absentismo por incapacidad temporal, el más importante, la tasa fue del 5,1%.

¿Qué es la tasa de absentismo y cómo calcularla?

Cuando hablamos de absentismo no podemos dejar de mencionar la tasa o índice de absentismo. Esta indica la proporción de horas no trabajadas por los empleados por el motivo que sea en comparación al total de horas acordadas en su contratación.

La forma de calcularla de una manera sencilla es dividiendo el número total de horas de absentismo entre el número total de horas trabajadas, multiplicado por 100.

También puedes utilizar la calculadora de absentismo laboral que hemos creado en Cegid-Visualtime para ayudarte a valorar qué situación existe dentro de tu empresa. Por su parte, el ya citado Informe Adecco sobre empresa saludable y gestión del absentismo propone calcular el absentismo de la siguiente manera:

El punto de partida para estimar el absentismo es calcular las horas pactadas efectivas mensuales. Para ello es necesario, en primer lugar, sumar las horas pactadas (en convenios colectivos o contratos de trabajo) con las horas extraordinarias que eventualmente se hubieran realizado. Luego, a ese total hay que restarle las horas no trabajadas por vacaciones y días festivos, así como también las horas no trabajadas por Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (en adelante, ERTEs). El resultado de estas sumas y restas son las horas pactadas efectivas.

XII Informe Adecco sobre empresa saludable y gestión del absentismo

La complicación surge cuando se quiere analizar los factores que intervienen en el absentismo, un dato muy interesante para las empresas.

El factor de Bradford y el absentismo laboral

Cuando hablamos de gestión de absentismos es importante identificar qué casos suponen más faltas al puesto de trabajo, puesto que estos serán los que tengan un mayor coste organizativo para la empresa.

Estamos hablando en este caso del absentismo recurrente, que podemos calcular a través del llamado factor de Bradford.

Este factor es el resultado de una investigación realizada en los años 80 en la Universidad de Bradford (Reino Unido). En esta investigación se llegó a la conclusión de que las ausencias frecuentes de corta duración perjudican más que las ausencias a largo plazo. ¿La razón? Se considera que las ausencias cortas y sin aviso rompen la planificación inicial y distorsionan el funcionamiento diario de la empresa.

En base a esto se ideó una fórmula que permitiera a las empresas calcular el grado de absentismo y su duración. De esta forma, se puede determinar más fácilmente el impacto que el ausentismo laboral tiene en una organización dando más peso a las ausencias repetitivas y a corto plazo. La fórmula del factor de Bradford es S x S x D = B, donde:

• S es el número total de ausencias de un empleado durante un periodo de tiempo determinado.
• D representa el número total de días de ausencia de esa persona durante ese mismo periodo de tiempo.
• B es el resultado en puntos del factor de Bradford.

En definitiva, se trata de tomar el total de periodos de ausencia, multiplicarlo por sí mismo y después multiplicarlo por el total de días de absentismo. Este cálculo arrojará un número que, cuanto más alto sea, más perjudicial será para la empresa.

¿Cómo hacer una correcta gestión de absentismos?

La gestión de equipos está muy relacionada con la gestión del absentismo. Por una parte, una gestión adecuada será capaz de retener el talento y motivar a los trabajadores, que tendrán un mayor grado de implicación y menos predisposición a faltar a su puesto de trabajo. Por otra, controlar las ausencias y fomentar la presencialidad real ayudará a que el resto del equipo mantenga un grado de motivación adecuado.

Al fin y al cabo, el absentismo puede ser un verdadero problema para las empresas en muchos ámbitos:

• Supone una pérdida de productividad.
• Hace que aumenten los costes directos, como salarios, prestación por incapacidad temporal, cotizaciones sociales, horas extraordinarias de otros trabajadores y/o sustituciones…
• Un elevado índice de absentismo empeora el clima laboral.
• Supone una sobrecarga de tareas para los demás trabajadores.

Por eso es importante que los equipos de recursos humanos conozcan sus causas e implicaciones para, de esta manera, poder realizar un plan de acción que permita reducirlo.

Disponer de un software de gestión de absentismo laboral y recursos humanos como Cegid Visualtime suele ser una solución muy satisfactoria que ayuda enormemente al control y reducción del absentismo laboral. Con Cegid Visualtime resultará sencillo reducir el absentismo laboral mediante la gestión de equipos. Podrás hacer un seguimiento íntegro de las ausencias de los empleados y asegurar que todos cumplen con el plan de acción y la política de asistencia empresarial. Asimismo, podrás detectar patrones en las ausencias y analizar qué tipo de absentismo laboral es el que más se produce en tu empresa y por cada empleado individual.