8 estrategias de gestión del tiempo en el trabajo para lograr mayor productividad

“No me da la vida”. ¿Cuántas veces a lo largo de una simple semana escuchamos de la boca de los empleados de la empresa esa frase? Entre las interrupciones contantes (las notificaciones del móvil, las redes sociales, el e-mail y un largo etcétera) y las tareas en apariencia urgentes pero no especialmente importantes, resulta difícil cumplir con los plazos y mantener una óptima productividad laboral.

¿La consecuencia? Menos eficiencia, trabajos que se van acumulando y fechas de entrega que se incumplen una y otra vez. Desde el departamento de recursos humanos es importante llevar una correcta gestión del tiempo de los empleados e incluso ofrecerles estrategias de gestión del tiempo que permitan mejorar la forma en que organizan su trabajo diario.

El tiempo es uno de los activos más valiosos para las empresas. Realizar una adecuada gestión del tiempo de los trabajadores es crucial para dar valor al negocio. Con la herramienta y las estrategias de gestión del tiempo adecuadas, el departamento de recursos humanos podrá tenerlo todo bajo control.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es la forma en que cada persona organiza y planifica lo que va a hacer con su tiempo diario, no solo con su tiempo laboral sino también con su tiempo personal. Si nos centramos en la gestión del tiempo en el trabajo, podemos entenderla como la manera en que las personas que trabajan en una empresa reparten sus horas disponibles para desarrollar las tareas y proyectos de una manera adecuada.

La forma en que cada persona distribuye su tiempo puede ser impulsada gracias a la implantación de estrategias de gestión del tiempo adecuadas. También debe ser supervisada desde el departamento de recursos humanos, y para ello es necesario llevar a cabo un control horario que dé visibilidad y transparencia a las horas ordinarias y extraordinarias que cada empleado lleve a cabo. Desde el punto de vista del departamento de recursos humanos, la gestión del tiempo de los empleados de una empresa consiste en llevar a cabo tareas que permitan cumplir con la normativa vigente y asegurar una correcta conciliación entre vida personal y profesional. Siempre teniendo en cuenta que una adecuada gestión del tiempo logra una mayor rentabilidad y productividad para la empresa.

Beneficios de implantar una política de gestión del tiempo en el trabajo

La gestión del tiempo en el trabajo tiene mucho que ver con la productividad en la empresa y la eficiencia del trabajador. No por pasar más horas en la oficina significa que un empleado las gestione adecuadamente. Implantar una política que les permita conocer y distribuir el tiempo que se dedica a cada tarea permite establecer prioridades, fijar objetivos y asignar plazos. Y esto ayudará a gestionar los recursos adecuadamente y evitar retrasos en entrega o producción. Por lo tanto, implantar una buena estrategia de gestión del tiempo que ayude a optimizar las horas que se pasan en la empresa tiene beneficios en una triple escala:

• Los empleados están más motivados.
• Los equipos son más eficientes.
• La empresa es más productiva.

Especialmente desde que el teletrabajo o las modalidades mixtas presencial – online se han popularizado, la gestión del tiempo laboral se ha complicado. Por eso es importante establecer unas adecuadas estrategias de gestión del tiempo que permitan optimizar las horas dedicadas a trabajar.

¿Qué son las estrategias de gestión del tiempo y en qué pueden ayudar a las empresas?

Las estrategias de gestión del tiempo son las aliadas de cualquier persona y departamento de recursos humanos para optimizar el tiempo que se dedica al trabajo. Permiten administrar de una manera óptima el tiempo dedicado a cada tarea.

Puede parecer a priori bastante simple, pero la verdad es que la cosa tiene miga.

No solo porque el departamento de recursos humanos debe controlar y supervisar adecuadamente el tiempo de cada trabajador, y para ello necesita valerse de recursos y herramientas que faciliten su trabajo. Sino porque, además, este departamento puede contribuir a la implementación de una política de gestión del tiempo adecuada entre los empleados de la empresa, poniendo a su alcance el conocimiento de diferentes estrategias de gran utilidad.

En definitiva, las estrategias de gestión del tiempo en el trabajo tienen como objetivo último incrementar la productividad de las empresas. Aplicando una política adecuada, la empresa encontrará beneficios como:

• Un incremento en el tiempo de trabajo efectivo, reduciéndose el tiempo que cada empleado dedica a tareas no productivas.
• Una reducción en las horas extraordinarias, dado que cada empleado aprovechará al máximo la jornada laboral.
• La creación de una cultura organizacional enfocada la eficacia y la eficiencia.
• La consecución de los objetivos empresariales en menos tiempo y con más efectividad.
• Un clima laboral óptimo, dado que los trabajadores estarán sometidos a menos estrés y presión, evitando también el burnout de los empleados.
• Una mejora en la capacidad de concentración de los trabajadores.
• Una toma de decisiones óptima ya que, al evitar el estrés, los empleados y los directivos podrán tomar las decisiones de una manera menos precipitada y contemplando las diferentes variables que pueden determinar los resultados.

Además, desde un punto de vista estratégico las empresas que fomentan una adecuada gestión del tiempo en el trabajo logran organizar bien los plazos de entrega, reducir costes y producir más y mejor en menos tiempo y evitar errores y retrasos. Esto otorga una ventaja competitiva que puede marcar una gran diferencia.

8 estrategias de gestión del tiempo laboral que incrementarán la productividad de la empresa

El departamento de recursos humanos debe realizar una adecuada gestión del tiempo de cada miembro del equipo, pero además puede implementar una política eficaz que ayude a que cada empleado o cargo directivo gestione de una manera más eficiente el tiempo que pasa en el trabajo. Para ello, será muy útil conocer estas 8 estrategia de gestión del tiempo que ayudarán a mejorar la eficiencia en los procesos.

El principio de Pareto

El principio de Pareto, también llamada regla del 80/20, dice que el 80% de los resultados derivan del 20% de las acciones. Puedes decirlo como quieras: el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, el 80% de los resultados dependen del 20% del trabajo realizado y el 80% de los beneficios están generados por el 20% de las acciones.

Este principio invita a optimizar el tiempo que una persona pasa haciendo una tarea y a enfocar los esfuerzos que invierte en cada cosa que hace. El principio de Pareto muestra que la creencia de que los resultados obtenidos son proporcionales al esfuerzo realizado es una creencia errónea. Cuando aplicas este principio a la gestión en el trabajo resulta evidente que, si puedes realizar el 80% de tus tareas de una manera relativamente rápida, liberarás el 20% de tu tiempo para llevar a cabo esos trabajos que te darán la mayor parte de los resultados. Así que resulta vital identificar cuáles son las acciones más relevantes, diferenciar entre tareas primarias y secundarias y enfocar la atención en las primeras: el resultado será una optimización de los plazos.

Matriz Eisenhower

Dwight Eisenhower, quien fue presidente de EE.UU. entre 1953 y 1961, fue un gran maestro en la gestión del tiempo y la mejora de la productividad. El método de gestión del tiempo que él utilizaba ha pasado a la historia como matriz Eisenhower, y se basa en la diferenciación entre tareas urgentes y tareas importantes:

• Las tareas urgentes son aquellas que requieren ser abordadas de manera inmediata, aunque no siempre tengan mucha importancia.
• Las tareas importantes suelen ser más a largo plazo, pero su realización es relevante en la estrategia global.

• Tareas urgentes e importantes: Deben convertirse en la prioridad número 1, ser atendidas rápidamente. Sin embargo, es importante que no se produzcan todos los días. De ser así, conviene analizar si hay algo que no se está cumpliendo.
• Tareas urgentes y no importantes. Pueden convertirse en grandes ladronas de tiempo y, por lo tanto, es importante delegarlas o, al menos, planificar un tiempo al día para atenderlas y ser constante y coherente con dicha planificación. Un ejemplo podría ser la gestión del correo electrónico, aunque puede haber emails que sí sean urgentes e importantes.
• Tareas no urgentes e importantes. Suelen ser las grandes olvidadas, por lo que conviene planificarlas en la agenda para poder cumplirlas a tiempo y no dejarlas de lado una y otra vez.
• Tareas no urgentes y no importantes. Son tareas que llevan a procrastinar y perder el tiempo. Es necesario valorar si alguna de las tareas pendientes pertenece a esta categoría y, en caso afirmativo, directamente desecharlas.

La regla del 4

Esta estrategia de gestión del tiempo en el trabajo puede resultar muy útil para detectar las tareas que no resultan necesarias pero que, en cambio, están robando mucho tiempo.

Consiste en multiplicar por 4 el tiempo que cada persona dedica a hacer algo y determinar el porcentaje del día que ocupa. ¿La explicación? Las horas del día multiplicadas por 4 son casi 100, es decir, 24×4=96, casi el 100%.

Este cálculo ayudará a ser consciente de cuáles son los mayores ladrones de tiempo y, por lo tanto, actuar en consecuencia para eliminarlos o aprovecharlos de otra manera. Por ejemplo, si una persona tarda una hora en llegar al trabajo estará empleando 2 horas diarias (una de ida y una de vuelta), lo que multiplicado por 4 arroja que dedica un 8% de su día al transporte. Conociendo ese dato, puede decidir apostar por el teletrabajo o, si eso no es posible, aprovechar ese tiempo en tareas más productivas como escuchar un podcast, leer un libro o alguna otra.

Método Pomodoro

En la década de los 80, el ingeniero informático Francesco Cirillo ideó una estrategia de gestión del tiempo que le permitía realizar el máximo número de tareas en el menor tiempo posible. ¿Cómo funciona?

Consiste en alternar periodos de máxima concentración con periodos de descanso. Propone eliminar todos los elementos distractores (desactivar las notificaciones del móvil, por ejemplo) y dedicar 4 franjas de 25 minutos de dedicación absoluta a una tarea, intercaladas por un breve descanso de 5 minutos. Al cabo de esos 4 periodos de máxima concentración, los denominados periodos pomodoro, hay que hacer un descanso mayor, de unos 20-30 minutos.

El descanso es tan importante como el tiempo de trabajo. Muchas investigaciones sugieren que descansar es beneficioso para el cerebro, aumenta la creatividad y ayuda a mantener la motivación intrínseca, es decir, aquella que procede de la propia persona y no del exterior. Eso sí, ese tiempo de descanso debe ser un descanso real y, preferiblemente, físico. Conviene levantarse del puesto de trabajo, estirar las piernas, cambiar el ángulo de visión mirando al horizonte todo lo posible y concentrarse en algo diferente a la tarea que está desempeñando.

Timeboxing y time blocking

El timeboxing es una estrategia de control del tiempo que consiste en dividir las grandes tareas en bloques, subtareas o tareas más pequeñas y asignarlas un periodo de ejecución razonable. Cada tarea debe tener un bloque de tiempo único que no sobrepase las 3 horas.

El objetivo del timeboxing es calcular y mantener a raya el tiempo dedicado a cada uno de los trabajos por realizar.

A diferencia del timeboxing, el time blocking se basa en dividir la jornada en bloques de tiempo para dedicarlos a trabajos relacionados entre sí. Por ejemplo, bloques como la búsqueda de proveedores, la planificación estratégica, reuniones, trabajos en equipo… De esta manera, se logra una mayor concentración en cada una de las tareas a desempeñar, incrementando la eficacia y la fluidez en el cómputo general del trabajo.

Para crear esos bloques de tiempo, lo primero es establecer las prioridades diarias y semanales y, a continuación, agrupar las tareas similares que pueden formar parte de un mismo bloque. Finalmente, es importante asignar el tiempo que va a ocupar cada uno de estos bloques y ponerlo por escrito en un planificador diario, semanal o mensual.

Método Getting Things Done (GTD)

Esta estrategia de gestión del tiempo fue inventada por David Allen a principios de siglo. Se basa en liberar la memoria de todas las tareas pendientes dejándolas por escrito, lo que llevará a conseguir una mayor capacidad de concentración. Para ello, las herramientas de gestión del tiempo son las más indicadas.

Una vez escrita toda la lista de tareas, hay que ordenar y priorizar las más importantes. Entonces resultará evidente que hay cosas que ya no son necesarias y que, por tanto, hay que eliminar, cosas que se pueden posponer, trabajo que depende de la realización previa de otras tareas…

Ley de Parkinson

La ley de Parkinson establece que el trabajo se expande hasta que ocupa todo el tiempo destinado a su realización. Es decir, una tarea ocupa todo el tiempo definido y todo trabajo se dilata para ocupar el tiempo disponible.

¿Y qué hacer con esta información? Pues fijar unos plazos razonables, ni escasos ni amplios, para la realización de cada tarea. Si los plazos son muy apretados, probablemente se incumplan o generen un gran estrés y ansiedad en las personas que deben llevar a cabo ese trabajo. Si, por el contrario, son muy generosos, será una auténtica llamada a la procrastinación y, por lo tanto, una pérdida de productividad.

Cada tarea debe tener establecidos unos plazos justos. Además, definir los plazos ayudará también a que los gestores de equipo o el departamento de recursos humanos pueda hacer un seguimiento de cómo están funcionando las cosas.

Porqué las empresas deben cuidar de una correcta gestión del tiempo en el trabajo

Una empresa funciona como un sistema con entidad propia. Por lo tanto, de nada sirve que los empleados de manera individual gestionen sus tiempos y plazos, sino que es necesario que se realice una gestión del tiempo integrada. En definitiva, cada proyecto depende de cómo avancen determinados departamentos y el trabajo de una persona repercute directamente en todo el equipo.

Por eso es conveniente automatizar procesos y trabajar con herramientas que permitan planificar y gestionar el tiempo de una manera global dentro de la empresa. Con Cegid Visualtime puedes gestionar el tiempo de cada equipo desde un solo lugar e independientemente de que haya personas en la oficina o personas teletrabajando. Esto te permitirá planificar, automatizar y optimizar los recursos de los que dispones para sacar adelante todo el trabajo. Además, también puedes optimizar la gestión del tiempo de los empleados registrando adecuadamente las horas ordinarias y extraordinarias que trabajan, sus vacaciones, los turnos que les tocan y la asistencia de cada uno, algo que también podrás realizar de una manera fácil y rápida con el software de recursos humanos Cegid – Visualtime. Puedes ver hasta dónde es capaz de llegar solicitando una demo gratuita.