Los 5 tipos de programas imprescindibles en toda asesoría o gestoría

Programas de gestión documental 

Los programas de gestión documental permitirán a cualquier asesoría o gestoría pasar de la mera gestión de la documentación a una gestión eficiente de la información. No se trata solo de saber dónde tenemos la documentación, sino hacer de ella un activo siempre localizable, y una fuente de datos e información relevante en nuestro día a día.

Este es un tema crítico para las asesorías y gestorías, más aún cuando la mayoría de Administraciones Públicas ya obligan a comunicarse con ellas digitalmente ante cualquier incidencia Laboral o Tributaria.

Además, estos programas de gestión documental permiten incorporar certificados digitales y firmas electrónicas que facilitan la rúbrica de contratos ya con plena validez legal.

Los programas de gestión documental permiten que toda documentación, susceptible de serlo, sea digitalizada y archivada correctamente. Esa es la función de los programas de gestión documental, también conocidos como Digital Management Systems (DMS).

Un programa de gestión documental debe facilitar a los responsables de una asesoría o gestoría las siguientes funciones: clasificar, almacenar, recuperar, custodiar, distribuir y autenticar cualquier tipo de documentación. Una serie de procesos que deben estar sujetos a los estándares de validación oficiales.

Las ventajas de trabajar con programas de gestión documental pasan por un mejor y más rápido acceso a los documentos; una centralización de la información que estará más segura; una reducción de erratas de carácter humano, como por ejemplo duplicidades o perdida de expedientes; y una apuesta medioambiental ya que eliminaremos el consumo de espacio y de papel.

Programas de trabajo en la nube 

Existen dos modalidades mediante las que podemos disfrutar de los software para asesorías y gestorías: On-premise, esto es en las propias instalaciones, o bien en la modalidad Cloud, en la nube.

Los programas de trabajo en la nube permiten a los profesionales cumplir las mismas funciones que si lo hiciesen desde su espacio de trabajo habitual, pero aporta otras ventajas. El programa de trabajo en la nube permite a los usuarios de la plataforma acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, 24 horas al día 365 días al año y lo hacen a unos programas de trabajo en la nube que están en las últimas versiones.

Esta disponibilidad global repercute en la mejora y el aumento de posibilidades de negocio, y en la productividad de los profesionales de la asesoría o gestoría, que además pueden organizarse mejor en sus horarios, fomentando la conciliación.

Las ventajas no son solo para los profesionales. Para las asesorías o gestorías trabajar con programas de trabajo en la nube, significa escalabilidad de costes, ya que la empresa paga sólo por aquello que necesita y cuando lo necesita. No es necesario construir una infraestructura propia.

Los programas de trabajo en la nube no requieren adquirir nuevo hardware. Por ello el coste inicial de inversión se reduce drásticamente. Además, esto también implica reducir los tiempos de implantación. Para empezar a utilizar un programa de trabajo en la nube solamente es necesario darse de alta como usuario en el sistema.

Dos aspectos más destacan en el uso de programas de trabajo en la nube. El primero tiene que ver con la seguridad. Si la nube cumple con los estándares, la información allí alojada estará más segura que en los servidores locales. El segundo pasa por el medio ambiente: utilizar programas de trabajo en la nube hace que las empresas sean más sostenibles al no ser necesaria ni la compra ni la renovación de recursos informáticos.

Junto a esto, poder trabajar en remoto con los mismos sistemas que en la asesoría y gestoría, también reduce la huella de carbono de las empresas.

CRM o programa de gestión de clientes 

El Customer Relationship Managment (CRM) es el programa de gestión de clientes a través del cual ampliamos el conocimiento de un cliente, pudiendo así anticiparnos a sus necesidades, servirles mejor y así fidelizarlos. Consecuencia de ello es que el CRM permite optimizar y automatizar los procesos comerciales de la asesoría o gestoría, integrándolos con el resto de la información de dicho negocio.

Entre sus características, un CRM o programa de gestión de clientes para una asesoría o gestoría debe ser una base de datos de información que nos permita:

• Un mejor conocimiento de los datos de nuestros clientes, ofreciéndole mejoras y descuentos en los productos o servicios que nos adquieran.
• Un programa de gestión de clientes permite identificar nuevas oportunidades de negocio, mediante la venta cruzada, al realizar un exhaustivo seguimiento de las interacciones tanto con los clientes como los leads.
• Un CRM permitirá Identificar consumidores potenciales y satisfacer sus peticiones así como fidelizar nuevos clientes.
• Diferenciar, gracias al programa de gestión de clientes, cuáles de ellos son los más provechosos para la empresa, y también aquellos que lo son menos. Un buen CRM es, por lo tanto, el software para conocer la rentabilidad de los clientes

En el actual contexto Customer Centric, con empresas absolutamente orientadas a la atención al cliente, el CRM tiene un carácter transversal y acelerador del modelo de negocio para cada departamento. Vinculado al marketing facilita conocer las necesidades y ciclo de vida de cada cliente.

Con un programa de gestión de clientes, las ventas son más rápidas, ya que se accede a los datos del cliente de forma más rápida y se agiliza la respuesta ante cualquier duda o problema. Del mismo modo, con un CRM el comercial puede personalizar todavía más las ofertas a los clientes de la asesoría o gestoría.

Software de Business Intelligence o BI 

Cuando hablamos de programas de Business Intelligence (BI) nos referimos a aquellos que engloban todo el conjunto de estrategias tecnológicas enfocadas a la gestión de una empresa, en este caso una asesoría o gestoría, a partir del análisis de sus datos en tiempo real, con la posibilidad de responder casi al mismo tiempo que detectamos la incidencia.

Las características de un software de Business Intelligence pasan por definir reportes y cuadros de mandos interactivos y dinámicos que nos permitan realizar, por ejemplo:

• Gestión y análisis de clientes y proveedores;
• Clasificación automática de los mismos, según criterios de negocio, como puede ser el análisis del ciclo de venta y de conversión de oportunidades;
• Evolución y realización de pronósticos de ventas; gestión avanzada de almacén, en relación con previsión de proyectos o la planificación y supervisión financiera.

Un software de Business Intelligence o BI también nos permite centralizar y conectar la información corporativa de la asesoría o gestoría; así como agilizar el acceso a la información de negocio y empresarial. Además permite aplicar y supervisar la mejora continua de los procesos en base a mediciones periódicas.

El software de Business Intelligence hasta hace muy poco estaba solo reservado a las grandes consultoras debido a su elevado coste y difícil implantación. Ahora ya no es así, los avances tecnológicos han permitido que cualquier asesoría o gestoría que desee profundizar en qué es la inteligencia de cliente, puedan contar con este tipo de software de Business Intelligence.