Le prélèvement ou retenue à la source est un mode de recouvrement de l’impôt sur le revenu consistant à faire prélever son montant par l’employeur (ou le tiers payeur). Il fait ainsi coïncider le paiement de l’impôt avec la perception des revenus correspondants depuis le 1er janvier 2019.

Un dispositif dématérialisé

L’employeur transmet chaque mois à l’administration fiscale, la liste de ses salariés actualisée, via sa DSN mensuelle pour les établissements privés ou le PASRAU pour les organisations publiques. La DGFIP adresse en retour (« flux retour ») un compte-rendu métier (CRM) individuel qui contient le taux individuel de prélèvement applicable à chaque salarié (valable 2 mois). Le mois suivant, les prélèvements à la source du mois sont reversés à la DGFIP.

Les règles à respecter

Le prélèvement à la source comporte des enjeux financiers, principalement liés aux contrôles fiscaux et sociaux. Les nouvelles règles sont, en effet, assorties de nouvelles sanctions en cas de manquement :

  • Déclaration ou versement avec un retard inférieur à un mois : 5 % des retenues qui auraient dû être effectuées et/ou déclarées, et 40 % en cas d’absence de dépôt de la déclaration dans les 30 jours qui suivent la mise en demeure,
  • Déclaration ou versement avec un retard supérieur à un mois : une contravention de 5ème classe (1,500 €) ; en cas de récidive sous 3 ans, l’entreprise encourt 3,750 € et/ou jusqu’à deux ans d’emprisonnement,
  • Inexactitudes ou omissions : 5 % des retenues omises ou inexactes, ceci est porté à 40 % en cas de manquement délibéré,
  • Rétention délibérée : 80 % des retenues effectuées qui n’ont pas été déclarées et/ou reversées, ainsi qu’une sanction pénale,
  • Manquement à la confidentialité des taux d’imposition : un an d’emprisonnement et 15000 euros d’amende,
  • Enfin, les risques de sanction en cas de non-conformité ou d’infraction au RGPD sont également à considérer.

 

Il est essentiel par ailleurs, de vérifier la compatibilité de son logiciel de gestion de paie, et la fiabilité de ses échanges dématérialisés avec l’administration fiscale. L’intégration directe des éléments dans la comptabilité doit demeurer fluide, et les données personnelles détenues bénéficier d’une sécurité en regard des dispositions du RGPD. Les SIRH équipés d’un lien automatique avec l’administration fiscale via Net Entreprise comme ceux de Cegid, offrent l’avantage d’importer directement les taux transmis par l’administration dans le calcul des bulletins des salariés, en gagnant du temps et en évitant les erreurs.

Des rôles clairs pour chacun

Il est important de bien distinguer ce qui dépend de l’entreprise et ce qui demeure la partie exclusive de l’administration fiscale dont relève chaque contribuable :

  • L’entreprise a un rôle applicatif uniquement ; Il n’est pas possible à l’employeur d’appliquer de taux différents que celui transmis par l’adminsitration, même si le salarié lui en fait la demande. Si un collaborateur souhaite obtenir un aménagement de ce taux, il doit s’adresser à l’administration en direct.
  • Il existe un délai de 2 mois entre les changements apportés par chacun (mariage, naissance, baisse ou hausse de revenus …) sur son portail individuel (www.impots.gouv.fr), et la transmission du nouveau taux par l’administration.
  • Les taux d’imposition sont strictement confidentiels
    Cette unique  donnée transmise à l’entreprise par l’administration fiscale est soumise au secret professionnel. Sa divulgation est passible d’une amende et jusqu’à un an d’emprisonnement

Les obligations de l’employeur figurent sur le site : https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source

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