Mollans-sur-Ouvèze fluidifie et sécurise sa gestion quotidienne en adoptant le SaaS

Au cœur du Parc naturel des Baronnies Provençales, entre les régions Auvergne-Rhône-Alpes et Provence-Alpes-Côte d’Azur, la ville de Mollans-sur-Ouvèze avance sereinement dans la modernisation de ses services. Elle ne compte officiellement que 1 080 habitants, mais le Mont Ventoux et les Gorges de l’Ardèche, situés non-loin, rendent ce territoire très touristique.

La commune accueille des pics de plus de 3 000 habitants en saison et compte de très nombreuses résidences secondaires en son sein. Les 14 agents de la mairie ont donc fort à faire pour rendre efficacement les services aux citoyens, qu’il s’agisse de la gestion scolaire et de la cantine ou encore de l’eau et de l’assainissement, gérés en régie directe et qui représentent plus de 1 000 factures par an.

Utilisatrice des applications Cegid depuis plus de 20 ans, d’abord pour la comptabilité, la gestion de l’eau, puis la gestion des élections jusqu’à la paie du personnel et des élus, la mairie a connu récemment une révolution majeure mais sereine en adoptant le mode SaaS (Software as a Service). « Cegid nous a présenté ce nouveau fonctionnement pour les logiciels, et cela nous a paru très pratique » se rappelle Geneviève Roso, l’une des deux secrétaires de mairie, qui utilise les nombreux modules du portail YCSP Channel.

Comment le SaaS répond-il aux besoins métiers de la mairie de Mollans-sur-Ouvèze ?

La volonté des élus de la ville de faciliter la vie des agents pour qu’ils puissent se concentrer sur le service aux habitants plutôt que sur des sujets informatiques a été l’un des facteurs clés pour retenir un fonctionnement en mode SaaS. « Nous ne sommes pas des professionnels de l’informatique et la mairie n’a pas de service informatique. Quand on est confronté à un problème, nous devons nous tourner vers un prestataire. Tout ce qui amène de la simplicité au quotidien est donc très utile » décrit Geneviève Roso. En mode SaaS, le logiciel est hébergé par Cegid, qui s’occupe entièrement de sa maintenance, de ses mises à jour ou encore de sa sécurité. Les secrétaires de mairie y accèdent depuis n’importe quel navigateur internet. « Personnellement, ce qui m’a vraiment convaincue, c’est de ne plus avoir à gérer les sauvegardes jour après jour. Maintenant, c’est Cegid qui s’en occupe, c’est sécurisant » précise la secrétaire de mairie, qui souligne également la réactivité du support, avec des réponses apportées en 24h, y compris en envoyant un simple e-mail. Et l’impératif de l’accès à Internet n’a pas été perçu comme un problème pour cette commune nichée à la frontière de la Drôme et du Vaucluse, même si le raccordement à la fibre n’est prévu qu’en 2022. « Nous avons une connexion stable et nous n’avons aucun problème pour travailler en simultané sur le logiciel » constate Geneviève Roso. Le choix du SaaS correspond également au mouvement vers la dématérialisation que la commune met en œuvre depuis plusieurs années. Les factures issues du portail gouvernemental Chorus, notamment, sont ainsi automatiquement intégrées aux applications via la plateforme Cegid DocLink. Encore une fois, l’impact est évident sur le gain de temps et la simplicité dans la réalisation des tâches journalières. La secrétaire de mairie donne un exemple : « Nous n’avons plus besoin de scanner les factures ; c’est un avantage car nous en traitons quand même un bon nombre. Le logiciel s’intègre parfaitement bien avec nos objectifs de dématérialisation ».

Une migration SaaS : quels enjeux ?

Malgré ces avantages, le passage au SaaS pourrait être vu comme compliqué. Mais cela a au contraire été un non-sujet comme le rappelle Geneviève Roso : « Le passage de notre ancien fonctionnement au SaaS, s’est fait sans aucune interruption. Je n’ai pas vu de problèmes ou de différences comme on s’y attend souvent avec une nouvelle version ou un changement de logiciel ». Quant aux fonctionnalités elles-mêmes, elles ont gardé selon l’employée de la mairie de Mollans-sur-Ouvèze, le caractère très intuitif qu’elle appréciait déjà. « Même ma collègue qui utilisait un tout autre logiciel avant, a vite pris en main celui de Cegid. En 15 jours, sans avoir besoin de bloquer du temps pour une formation dédiée, elle a pu être complètement autonome. Quand on évolue au quotidien avec le logiciel, les fonctionnalités sont au rendez-vous, c’est naturel » décrit-elle. Pour les usages les plus avancés, qui sont disponibles à distance, la secrétaire de mairie espère pouvoir mutualiser certains besoins avec d’autres communes, afin d’assurer des formations en présentiel.

Le SaaS, un accélérateur pour les prochaines étapes de modernisation ?

En 2019, la mairie de Mollans sur Ouvèze étudiera la possibilité de dématérialiser la partie de ses activités concernant la gestion des élections. Mais d’ici là, elle compte bien relever d’autres enjeux. « Nous avons fait la N4DS avec Cegid il y a quelques temps et leur accompagnement a été précieux. Nous avons pu vérifier que la déclaration fonctionnait parfaitement. Dans les mois à venir, nous allons tester le fonctionnement pour le prélèvement de l’impôt sur le revenu à la source » décrit Geneviève Roso. Autant de sujets pour lesquels ne pas avoir à se préoccuper de la complexité informatique est un avantage notable.

Pourquoi passer en mode SaaS ?

« Nous ne sommes pas des professionnels de l’informatique et la mairie n’a pas de service informatique. Tout ce qui amène de la simplicité au quotidien est donc très utile. Personnellement, ce qui m’a vraiment convaincue, c’est de ne plus avoir à gérer les sauvegardes jour après jour »

Est-il difficile de passer en mode SaaS ?

« Le passage de notre ancien fonctionnement au mode SaaS s’est fait sans aucune interruption. Je n’ai pas vu de problèmes ou de différences comme on s’y attend souvent avec une nouvelle version ou un changement de logiciel »

Le logiciel Cegid est-il plus compliqué à utiliser ?

« C’est intuitif. Même ma collègue qui utilisait un tout autre logiciel avant, a vite pris en main celui de Cegid. En 15 jours, sans avoir besoin de bloquer du temps pour une formation dédiée, elle a pu être complètement autonome. »

MOLLANS-SUR-OUVÈZE EN BREF

La mairie de Mollans-sur-Ouvèze :

  • Habitants : 1080
  • Nombre de collaborateurs : 14

Utilisation de Yourcegid Secteur Public Channel :

  • Facturation de l’eau (mode local)
  • Multi facturation (mode SaaS)
  • Paie (mode SaaS)
  • Elections (mode SaaS)
  • Comptabilité (mode SaaS)
  • DocLink (mode SaaS)

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