Entrepreneurs : oubliez les factures impayées et faites-vous payer

En 2018, 1 entreprise française sur 5 déclarait que ses impayés représentaient plus de 5 % de son chiffre d’affaires². En 2020, la crise sanitaire et économique a fait augmenter le nombre de factures impayées de 82 %³. Les problèmes de trésorerie qui en découlent provoquent des difficultés à assumer les charges courantes et peuvent mener jusqu’au dépôt de bilan.

Pour éviter d’en arriver là, découvrez dans ce chapitre comment anticiper les situations à risques pour vous et votre entreprise.

Comment anticiper les impayés ?

Lorsque vous prévoyez de signer un contrat avec une entreprise, la première chose à faire est de vérifier sa solvabilité (consultez le RCS, consultez les comptes annuels sur Info Greffe, etc). Faites-le systématiquement avec vos nouveaux clients mais aussi avec ceux qui travaillent avec vous depuis des années. Personne n’est à l’abri d’un passage à vide financier et contrôler cette information à chaque émission de devis peut vous éviter bien des ennuis.

Ensuite, veillez à bien garder tous les justificatifs de votre collaboration : demande de devis, proposition commerciale, devis signé avec la mention « bon pour accord », lettre d’acceptation, contrat, etc. Vous pouvez également sauvegarder tous les échanges écrits dans lesquels vos clients valident les différentes étapes de votre prestation. Tous ces documents seront utiles pour défendre vos intérêts en cas de recours judiciaire.

Dans votre facture, proposez différents modes de paiement : chèque, virement, paiement en ligne par carte bancaire. Gardez toujours à l’esprit que plus elle sera facile à régler, plus elle le sera rapidement. Par exemple, payer par virement exige de nombreuses étapes qui peuvent rebuter votre client. Il faut consulter le RIB, faire une demande de nouveau bénéficiaire sur le site de sa banque (certains établissements mettent plusieurs jours à valider cette opération), entrer les données, réaliser le virement. Payer en ligne par carte bancaire est beaucoup plus pratique et rapide, surtout aujourd’hui où le numéro et la date d’expiration peuvent être déjà enregistrés dans l’ordinateur.

Dès le départ, prévoyez des pénalités de retard. Faites apparaître clairement les conditions dans vos CGV et dans chacune de vos factures, afin de dissuader vos clients de payer après la date d’échéance indiquée. Il existe 2 types de frais à régler en cas de retard de paiement :

• les pénalités de retard à proprement parler qui peuvent varier entre 10 et 15 % du montant de la facture TTC
• l’indemnité pour frais de recouvrement qui s’élève à 40 euros

Ces sommes sont exigibles dès le premier jour de retard sans qu’il soit nécessaire de lancer un rappel.

Pour finir, prenez une dernière précaution afin d’éviter les impayés. Assurez vos factures à risques, c’est-à-dire celles dont le montant est particulièrement important. Celles qui risquent de mettre votre trésorerie à mal si elles ne sont pas réglées rapidement. Elles concernent généralement les prestations qui mobilisent toutes les ressources de votre entreprise pendant une longue période. À vous de bien évaluer ces données à chaque fois que vous signez un nouveau contrat avec un client. Votre expert-comptable peut vous orienter sur les décisions à prendre sur ce point.

Comment gérer un impayé ?

Malgré toutes vos précautions, l’un de vos clients ne paie pas sa facture ? Voici les différentes étapes à respecter afin de gérer au mieux cet impayé.

Avant tout chose, mettez en place un suivi régulier des créances de vos clients pour piloter efficacement les flux financiers de votre entreprise. Pour cela, l’idéal est d’utiliser un logiciel de facturation en ligne. Ce type de logiciel permet de suivre chaque client, de l’élaboration du devis à l’encaissement du paiement. Cet outil vous aide également à gagner du temps en vous offrant la possibilité de programmer des relances automatiques. Présentées sous forme de tableau de bord, ces données vous permettent de savoir à tout moment où en est votre trésorerie et quelles sont les actions à réaliser.

C’est officiel, vous avez un paiement en retard. Avant d’agir, réfléchissez bien à la meilleure stratégie à adopter. En fonction du client concerné, de son historique avec votre entreprise, de la somme due et des protections que vous avez mis en place, vous n’allez pas réagir de la même façon. Prenons l’exemple d’un client avec lequel vous travaillez depuis plusieurs années et qui règle habituellement ses factures en temps et en heure. Pas besoin de se précipiter sur le téléphone pour contacter un huissier de justice. Un simple coup de fil à votre client pour lui rappeler son retard devrait suffire.

Si votre client vous commande une nouvelle prestation sans avoir réglé la précédente, refusez purement et simplement. Cela vous donne un moyen de pression : il a certainement besoin des services ou des produits de votre entreprise pour faire tourner la sienne. En rejetant sa demande, vous augmentez vos chances de voir votre facture réglée rapidement.

Malgré vos relances, votre client persiste dans sa position ? Dans ce cas, faites appel à votre expert-comptable. Spécialiste des impayés et retards de paiement, il pourra vous conseiller sur la solution la plus adaptée à la situation. Depuis la Loi Pacte du 22 mai 2019, il peut lui-même procéder au recouvrement amiable de certaines créances impayées.

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En tant que dirigeant d’entreprise, les retards de paiement sont au cœur de vos problématiques. Grande source de stress, ces dysfonctionnements sont également très chronophages. Optimiser vos procédures de recouvrement des impayés vous permet de gagner du temps et de consacrer votre énergie à votre cœur de métier.

Comment procéder ? Voici notre plan de relance en 4 étapes !

La relance par e-mail

Très rapide à mettre en place et automatisable, la relance par e-mail suffit souvent à débloquer la situation. Les retards de paiement ont de multiples causes et tous vos clients ne sont pas de mauvaise foi. Cela peut-être un simple oubli ou l’attente d’une rentrée d’argent imminente.

Le jour suivant l’échéance, envoyez votre mail pour rappeler à votre client qu’il n’a pas encore réglé sa facture. Si votre logiciel vous le permet, utilisez l’option « accusé de réception ». Vous serez ainsi sûr que votre message a bien été ouvert. La boite de réception de votre client est certainement envahie de mails et le vôtre risque de passer à la trappe.

Dans votre texte, restez courtois et neutre. Ne laissez pas vos émotions, quelles qu’elles soient, transparaître dans les mots que vous utilisez. Voici un exemple dont vous pouvez vous inspirer :

« Sauf erreur de notre part, la facture n° 000467 datant du 4 janvier 2020 d’un montant de 2 500 euros n’a pas été réglée à ce jour. L’échéance ayant été dépassée, nous vous remercions par avance de procéder à son règlement dans les plus brefs délais. »

Ensuite, vous pouvez rappeler les différents moyens de paiement mis à disposition et faciliter la tâche de votre interlocuteur en précisant l’ordre à renseigner sur le chèque, en mettant de nouveau un lien vers un paiement en ligne et en joignant un RIB à votre message.

La relance par téléphone

Si votre mail n’a rien donné, passez à l’entretien téléphonique qui a généralement beaucoup plus d’impact. Avant de vous lancer, rassemblez toutes les informations dont vous aurez besoin pendant votre coup de fil : la facture comprenant le numéro, la date et le montant, le nom de la personne responsable des paiements, un historique des échanges précédents afin de pouvoir répondre rapidement aux diverses objections, etc. Pour les petites créances, vous pouvez exiger un paiement immédiat. Pour les sommes importantes, vous pouvez prévoir une proposition de facilité de paiement à présenter à votre client.

Une fois en ligne, assurez-vous que votre interlocuteur est bien la personne que vous cherchez à joindre. Présentez-vous clairement en commençant par votre prénom, votre nom puis le nom de votre société. Parlez à un rythme relativement lent pour être bien compris et ne pas avoir à vous répéter. Évitez d’évoquer d’emblée la facture impayée. Assurez-vous plutôt que les produits ou les services ont bien été livrés. De cette manière, vous préservez votre relation client.

La question de l’impayé peut ensuite être abordée. Exprimez-vous sans émotion et allez droit au but. Si votre interlocuteur ressent le besoin de se justifier ou de vous expliquer une situation problématique, écoutez-le activement. Vous n’avez pas de solution immédiate à lui présenter ? Proposez-lui un rendez-vous téléphonique dans la journée ou le lendemain. Quoi qu’il arrive, évitez de réagir à chaud. Si vous sentez que vous perdez votre patience, ajournez l’appel.

Pour impliquer davantage votre client dans l’exécution du règlement, vous pouvez lui demander de proposer lui-même une solution de paiement. Il aura tendance à mieux respecter ses propres conditions. Par exemple, pour une facture de 10 000 euros, vous pouvez vous mettre d’accord sur 4 mensualités de 2 500 euros.

Les lettres de relance

Vos appels téléphoniques se sont montrés inefficaces ? Il est temps de passer aux lettres de relance. Même si elles ne sont pas obligatoires, elles laissent tout de même une chance supplémentaire à votre client de régler sa dette avant de recevoir une mise en demeure.

Envoyez un courrier contenant une lettre de relance ainsi qu’un duplicata de la facture à régler. La première a peut-être été perdue. Gardez un ton neutre et rappelez simplement les faits. Vous pouvez utiliser le même texte que celui de votre e-mail.

Si vous n’arrivez toujours pas à vous faire payer, envoyez une seconde lettre 2 semaines plus tard en utilisant un ton plus pressant. Vous pouvez par exemple écrire : « Nous constatons avec regret que notre précédente lettre de relance est restée sans réponse de votre part. Si votre règlement ne nous parvient pas dans les huit/quinze jours, nous serons dans l’obligation d’entamer des procédures judiciaires. »

Dernière étape : la mise en demeure en recommandé avec accusé de réception. Parmi les 3 relances par courrier évoquées, seule celle-ci a une valeur juridique. Vous pouvez l’envoyer vous-même, mais vous pouvez également demander à votre expert-comptable, à votre avocat ou encore à un huissier de justice de le faire pour vous, si vous pensez qu’il est temps de déléguer cette tâche certainement devenue pesante.

L’injonction de payer

Une fois toutes les solutions précédentes épuisées, vous pouvez vous adresser au juge du tribunal judiciaire de la commune où est domiciliée l’entreprise de votre débiteur. Il vous remettra une injonction à payer et un titre exécutoire que vous devrez faire parvenir à votre client dans les 6 mois. Pour que la demande soit recevable, vous devez fournir tous les documents justifiant la dette : devis, contrat, factures, lettre de mise en demeure, etc.

Cette démarche est entièrement gratuite. Cependant, si le montant dû est supérieur à 10 000 euros, vous devrez faire rédiger votre requête par un avocat, à vos frais.

Pour éviter les factures impayées générant stress et frais divers, vous pouvez également avoir recours à différentes solutions qui optimisent votre trésorerie : l’assurance facture, le paiement en ligne, le recouvrement, l’affacturage et l’avance sur facture. Découvrez dans les chapitres suivants en quoi elles consistent et quels sont leurs avantages.

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Une facture facile à payer est une facture rapidement réglée ! Le paiement en ligne motive vos clients à agir vite car cette procédure ne leur demande que très peu d’efforts. Découvrez en quoi cela consiste exactement.

Qu’est-ce que c’est ?

Le paiement en ligne est une alternative au chèque et au virement, qui correspond davantage aux nouveaux modes de fonctionnement des entreprises. Aujourd’hui, une solution doit être pratique et efficace pour séduire les utilisateurs. Payer en ligne par carte bancaire est devenu un geste courant qu’il faut exploiter pour favoriser le règlement rapide de vos factures.

Comment ça fonctionne ?

Lors de l’envoi de votre facture par e-mail, votre client reçoit un lien menant vers une plateforme de paiement en ligne. En quelques clics, votre client peut régler ce qu’il vous doit. Disponible directement dans les logiciels de facturation comme Cegid Devis Factures, l’option de paiement en ligne se met en place en quelques secondes.

Quels sont les avantages ?

• Vous obtenez vos encaissements plus rapidement.
• Le paiement en ligne est sécurisé.
• Vous gagnez du temps dans le suivi de vos factures : le processus est entièrement automatisé.
• Proposer cette solution donne une image moderne à votre entreprise.

Qu’est-ce que c’est ?

Le recouvrement correspond aux démarches légales effectuées pour récupérer les créances dues auprès d’un débiteur. Vous pouvez vous charger vous-même de cette mission mais vous pouvez également la déléguer à une tierce personne : un huissier de justice mais aussi votre expert-comptable. Ce dernier connaît bien votre entreprise et saura gérer la situation avec finesse et efficacité.

Comment ça fonctionne ?

Dans un premier temps, privilégiez un recouvrement à l’amiable. Un simple rappel par e-mail, téléphone ou courrier peut suffire à régler le problème d’impayé. Si cette démarche ne donne aucun résultat, il faut passer au recouvrement judiciaire qui peut prendre 3 formes.

• L’injonction à payer : procédure gratuite qui nécessite une demande auprès du tribunal compétent.
• Le référé-provision : peu coûteuse, cette solution doit être utilisée uniquement si la créance est incontestable. Le juge peut décider de rendre une ordonnance exécutoire de plein droit à titre provisoire.
• L’assignation en paiement : procès long et onéreux. Il doit être réservé aux montants élevés.

Quels sont les avantages ?

• Vous déléguez le recouvrement à des professionnels.
• En choisissant votre expert-comptable, vous ne pénalisez pas l’expérience client.
• Si vous présentez un dossier solide lors du recouvrement judiciaire, vous avez toutes vos chances d’obtenir votre paiement.

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L’affacturage souffre malheureusement des mêmes préjugés que le recouvrement. Pourtant, cette solution est accessible et permet de déléguer totalement cette tâche pénible qu’est la gestion des factures impayées. Envie d’en savoir plus ? Nous vous disons tout !

Qu’est-ce que c’est ?

L’affacturage est une solution complète qui permet de vous décharger totalement des procédures de recouvrement. Le principe est simple : vous laissez à un affactureur, qui est une société de crédit spécialisé, l’entière responsabilité de la gestion de vos comptes clients.

Comment ça fonctionne ?

Lorsque vous signez un contrat d’affacturage, vous commencez par transmettre à la société la liste intégrale de vos clients. Elle vérifie leur solvabilité et donne son approbation en fonction des situations. Par la suite, elle prend en charge toutes les factures, de l’émission au recouvrement, en passant par les relances. Si l’une d’entre elles reste impayée, la société d’affacturage supporte les pertes. Bref, faire appel à ce type de service vous permet, en échange d’une commission, d’être entièrement protégé et de ne plus avoir à vous préoccuper des retards de paiement.

Quels sont les avantages ?

• L’intégralité des procédures de facturation est prise en charge.
• La société d’affacturage vous rembourse les impayés.
• Vous protégez votre relation commerciale avec vos clients.
• Vous pouvez envisager l’avenir de votre entreprise sereinement.

À découvrir également

Cette solution préventive est encore assez méconnue en France. Elle vous permet d’encaisser le paiement de vos factures bien plus rapidement. Comprenez tous ses avantages en quelques lignes.

Qu’est-ce que c’est ?

L’avance sur facture, aussi appelée escompte, vous permet de toucher le règlement de vos factures avant l’échéance. Souvent compris entre 45 et 60 jours, le délai de paiement peut sembler bien long, surtout pour les PME à la trésorerie fragile. Cette solution souple, qui vous aide à gagner de 1 à 2 mois, est parfaite pour en finir avec les faiblesses financières temporaires ou pour faire face à des dépenses imprévues.

Comment ça fonctionne ?

Comme pour la plupart des solutions présentées, la société d’escompte vérifie tout d’abord la solvabilité du client concerné par la facture que vous souhaitez vendre. En parallèle, pour être acceptée, votre facture doit avoir été émise depuis au moins 7 jours et ne pas être arrivée à échéance. Si toutes les conditions sont remplies, on vous propose une offre de rachat de facture calculée d’après l’analyse de vos ventes et de vos performances. Si vous validez cette offre, les fonds sont versés sous 24 heures sur votre compte bancaire.

Par la suite, la société d’avance sur facture peut, si vous le souhaitez, se charger des opérations de recouvrement. Attention toutefois au fait que vous n’êtes pas assuré en choisissant cette solution. L’avance sur facture vous permet uniquement d’encaisser vos paiements plus rapidement. Si la société d’escompte ne parvient pas à se faire payer, vous devrez la rembourser intégralement.

Quels sont les avantages ?

• Solution souple que vous pouvez utiliser ponctuellement.
• Vous touchez le paiement de vos factures en moins de 2 semaines.
• Un moyen efficace d’optimiser votre trésorerie et de faire face à des faiblesses financières.

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1 PME sur 2 est victime de retards de paiement². Résultats : 25 % d’entre elles ferment leur porte à cause de leurs problèmes de trésorerie⁴. Les solutions présentées dans ce guide vous apportent différents avantages dont certains correspondent probablement à vos besoins. Rien ne vous empêche d’en combiner plusieurs pour profiter de tous ces bénéfices : paiement rapide, gain de temps, tranquillité d’esprit. Ne plus craindre les impayés, c’est se donner les moyens de se projeter dans l’avenir sereinement. C’est offrir toutes les chances à son entreprise de déployer ses ailes avec succès.

1. Atradius
2. Chefdentreprise.com
3. Capital.fr 
4. Direct-recouvrement.fr