Quand la dématérialisation des documents devient une évidence

Jeune expert-comptable, Mathieu Sibra a immédiatement opté pour la dématérialisation de ses activités lors du lancement de son cabinet. Toutes les informations transitent soit par un portail collaboratif, soit par une application smartphone. Ce processus garantit une fluidité des informations entre les clients et le cabinet, tout cela dans un environnement sécurisé.

Expertise Comptable

13 Déc 2018

5 min

Avant l’obtention de son diplôme d’expert-comptable, Mathieu Sibra fait quelques incursions dans des grands cabinets de la région orléanaise. A à peine 30 ans, il sait ce qu’il veut : devenir entrepreneur. Il veut concrétiser un projet qui lui ressemble, un projet novateur. Des amis lui font un appel du pied en lui proposant de réaliser leurs premiers bilans de 2016. Une belle opportunité qui le décide à créer son entreprise dès janvier 2017.

« Le jour où je me suis lancé dans cette aventure, j’étais chez moi et ma première question a été : où allais-je ranger les papiers de mes futurs clients ? Je pressentais que mon bureau allait rapidement être envahi par des classeurs bourrés de papiers et de dossiers ! Autant démarrer mon activité sur des procédures simples et efficaces. C’est ainsi que la dématérialisation des documents est devenue une évidence pour moi. Pas de papier, juste un ordinateur, une connexion Internet, de bons outils informatiques pour travailler en mode collaboratif avec mes clients », se rappelle Mathieu Sibra.

Un succès rapide

Après avoir fait un tour d’horizon des offres existantes, son choix se porte sur les solutions Cegid qui proposent un système de gestion adapté pour son activité et qui s’appuie sur un portail collaboratif. Il retient également un système OCR qui permettra de numériser tout type de documents dont les factures clients. Il va consacrer près de 8 mois pour professionnaliser son système informatique, ses procédures, son mode de fonctionnement. En janvier 2018, après une année d’existence, il embauche son premier salarié à temps plein et loue ses premiers bureaux.

« Aujourd’hui, j’ai deux salariés et je gère 70 dossiers clients. J’envisage de passer rapidement à la vitesse supérieure, disposer de bureaux plus grands organisés en flex office, pouvoir recevoir mes clients dans un espace digital et collaboratif, et recruter en 2019 de nouveaux salariés. »

Le fait d’être entrepreneur est un atout pour Mathieu Sibra qui comprend parfaitement la problématique de ses clients, soucieux de suivre de près leur trésorerie, de devoir s’acquitter de leurs déclarations de TVA puisqu’il est confronté aux mêmes préoccupations. Ils sont ainsi plus proches, se comprennent, parlent le même langage.

C’est ce qui fait sans doute le succès de notre jeune expert-comptable qui compte des clients dans la région orléanaise mais aussi dans toute la région Centre, sur Paris et même jusqu’en Savoie. Lors du lancement de son activité, ses clients étaient surtout des TPE qui ont immédiatement adhéré au système de dématérialisation des documents. Puis peu à peu, son carnet s’est ouvert à des PME mais aussi à des startups adeptes du tout numérique.

« Je pars du principe que je ne dois pas avoir le moindre papier client dans mon cabinet même s’il existe quelques exceptions pour des sociétés en difficulté pour lesquelles nous avons de l’antériorité à rattraper. Mis à part cela, j’automatise l’ensemble des processus avec la possibilité pour les clients soit de déposer sur le portail en ligne leurs factures numérisées et de les consulter soit de les photographier depuis leur smartphone afin de me les faire parvenir. Ce mode de fonctionnement offre une réelle souplesse structurelle puisque je n’ai pas besoin d’investir dans un serveur ou de me préoccuper des sauvegardes des informations reçues ».

A ce jour, la moitié de ses clients utilisent la plate-forme collaborative, l’autre moitié préférant envoyer leurs documents via l’application smartphone, ce qui représente près de 1 000 factures adressées chaque mois par ce biais.

La fluidité de l’information

Ainsi avec le système OCR et l’usage du portail collaboratif, Mathieu Sibra a l’assurance de disposer de tous les documents nécessaires à la réalisation des bilans sans avoir besoin de les réclamer ou de les chercher dans un classeur. De leur côté, les clients bénéficient d’outils simples d’emploi leur permettant instantanément de procurer leurs documents comptables. Ils génèrent leurs factures de ventes, d’achats et intègrent leur banque de manière plus fluide qu’avec des méthodes classiques.

La dématérialisation des documents fait-elle gagner du temps ? En tout cas, elle n’en fait pas perdre. Mathieu Sibra estime que cela ne change pas grand-chose pour le client sur le plan de la saisie des informations. En revanche, si gain de temps il y a c’est bien sur la fluidité de l’information.

« Dès qu’un client m’indique avoir transmis un document, j’en ai la preuve immédiatement puisque je dispose ou non de l’image numérique. En ce qui concerne la production des bilans, comme je dispose de toutes les images numérisées, il n’y a aucune perte d’information. A ce titre, l’aspect sécurité est l’argument que je mets en avant lorsque je fais une proposition de mission à un client.

Les données sont sauvegardées environ 4 fois ce qui signifie qu’en cas de dysfonctionnement informatique, je suis en mesure de récupérer toutes les informations. Autre atout : l’ensemble des données sont synchronisées en système cloud, ce qui me permet de retrouver exactement le même environnement si je travaille chez moi, à distance ou dans mon bureau.»

Demain, il n’est pas impossible que Mathieu Sibra, au vu de la progression rapide de son portefeuille, réponde à des propositions d’intégration de nouveaux portefeuilles mais à la condition de poursuivre ce mode de fonctionnement de zéro papier.

« Je pense que la digitalisation telle que je la pratique aujourd’hui est un modèle qui va perdurer à moyen terme. Dans 5 à 10 ans, d’autres technologies seront applicables et appliquées. L’intelligence artificielle, les systèmes de blockchain, la certification des données, …, toutes ces futures technologies supprimeront la saisie des flux. Nous devons néanmoins restés maître de la gestion de ces flux si nous voulons perdurer »

Découvrez le cabinet : https://www.performa-expertise.com/

Attentif à ce que ses outils de production puissent évoluer en adéquation avec les besoins des utilisateurs, Mathieu participe également aux groupes de travail d’Aprimex consacrés à la plateforme collaborative et à la production comptable & fiscale Cegid Expert. Faites comme Mathieu et rejoignez le club utilisateurs de Cegid !

Plus d’infos ici : http://aprimex.fr/

Vous aussi vous voulez passer au digital ?

Guide pratique

Apprenez tout ce qu’il faut pour une transformation réussie.

TÉLÉCHARGEZ LE GUIDE