Paie & Ressources Humaines

Prélèvement à la source : 8 impacts pour les services paie

6 Juin 2018

La DSN à peine passée, et en pleine simplification du bulletin de paie, le passage au prélèvement à la source vient ajouter une nouvelle échéance déclarative (et une autre de versement) au planning d’un service paie déjà bien chargé. Deux tiers (65 %) des dirigeants de PME estimaient en 2017 que le prélèvement à la source aurait un impact négatif sur le fonctionnement de leur entreprise(1). Qu’en sera-t-il réellement ?

Voici 8 impacts à attendre de la mise en place du prélèvement à la source pour les services paie. On aura intérêt à s’y préparer sans attendre, tout particulièrement en profitant de la période dite de « préfiguration » pour mettre à niveau tout ce qui doit l’être, et se former au dialogue avec le personnel et ses représentants sur les modalités de la réforme.

Impact n°1 : un net à payer en baisse

Le système a été prévu pour que le net à payer dont ont été déduits les impôts corresponde au solde salaire moins impôt mensualisé. Cependant, beaucoup risquent de voir leur net à payer baisser – à commencer par les 40 % de foyers qui en passaient toujours par le système des tiers provisionnels. C’est ce qu’exprimait en 2015 Jean-Paul Charlez, président de l’ANDRH(2) : « Les salariés ont l’habitude de regarder leur salaire net et cela ne va pas changer. Résultat, ils vont avoir l’impression d’être moins bien payés…».

Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises manifestent une réelle incertitude face aux revendications salariales qui pourraient faire suite à cette diminution apparente de la rémunération nette mensuelle – plus encore après une longue période de prudence salariale.
Ce changement ne fera aucun doute pour ceux des salariés qui pour une raison ou une autre se retrouveraient taxés au taux « neutre », aligné sur un célibataire sans enfant, par exemple.

Impact n°2 : une confidentialité à réaffirmer

Les personnes accréditées du service paie auront désormais accès aux taux individuels d’imposition de tous les salariés, du débutant au dirigeant.

Un tel changement nécessite de faire preuve de vigilance sur différents aspects. Au premier rang d’entre eux figure la question de la confidentialité des informations personnelles et de l’usage que les DRH pourraient faire de la connaissance, même approximative, des revenus du ménage de son collaborateur. Par exemple : relativiser la nécessité d’une augmentation pour un salarié qui disposerait manifestement de confortables revenus par ailleurs (fonciers, conjoint, ou autres).
Pour éviter tout manquement au secret professionnel, la plus grande rigueur s’impose. Réaffirmer l’engagement du service paie dans ce sens contribuera à limiter la portée des éventuels soupçons.

Impact n°3 : la nécessité pédagogique

Malgré la large couverture donnée à la réforme par les grands médias et les efforts du ministère lui-même, l’entreprise doit participer à l’effort pédagogique.

Parce que son bulletin de salaire lui est remis par son employeur, et que c’est là que figure le taux de retenue, le premier réflexe d’un salarié sera bien souvent de questionner à son propos… le service paie, ou directement le comptable dans une plus petite entreprise. Outre le temps passé à répondre individuellement, les employeurs risquent de se retrouver en porte-à-faux entre les salariés et l’administration fiscale – alors qu’ils ne font qu’appliquer le taux transmis par la DGFIP.

On aura intérêt à préparer à l’avance les réponses aux cas particuliers qui entraîneront la grande majorité des questions, comme par exemple en ce qui concerne :

  • Le choix du taux et sa mise en application effective
  • Les changements de situation
  • Les primo-déclarants
  • Les apprentis
  • Les expatriés et les retours d’expatriation

Impact n°4 : un réajustement de l’organisation du service paie

Mettre en place le dispositif, collecter les données, assurer leur confidentialité, et accompagner le changement des pratiques : ces nouveaux éléments seront désormais à intégrer dans le mode de fonctionnement du service de paie, tant pendant la phase de transition qu’une fois le système mis en route.

Pendant la phase de préfiguration, il s’agira d’adapter et de tester son SIRH et ses processus internes, notamment sur les échanges dématérialisés avec l’administration fiscale. Une fois passé en production, le flux d’échanges avec l‘administration fiscale via la DSN, se fera mensuellement pour le reversement, et tout au long de l’année pour ajuster les taux d’imposition.

Impact n°5 : un nouveau formalisme

À partir du 1er janvier 2019, la retenue à la source de l’impôt sur le revenu devra être matérialisée par une ligne supplémentaire sur le bulletin de paie. Selon le taux marginal d’imposition communiqué par le fisc, le montant du revenu net du salarié sera diminué du montant correspondant.

Ce nouveau formalisme a été tout récemment complété par l’arrêté du 9 mai 2018 (JO du 12 mai 2018) ; celui-ci fixe les libellés, l’ordre et le regroupement des informations figurant sur le bulletin de paie mentionnées à l’article R. 3243-2 du code du travail. L’arrêté va jusqu’à préciser la taille des caractères ! Le “net à payer avant impôt sur le revenu” devra figurer en caractères une fois et demie plus gros que les autres lignes du bulletin de paie.

Impact n°6 : responsabilité fiscale et juridique

Tiers payeur soumis à un devoir de collecte et de contrôle des données, l’entreprise devra assumer une responsabilité fiscale et juridique. Et en cas de déclaration mensongère ou erronée, le manager (le DRH ?) risque de voir sa responsabilité engagée vis-à-vis de l’administration.

Impact n°7 : mise à jour du logiciel de paie… et des données

Il est évidemment essentiel de vérifier la compatibilité de son logiciel de gestion de paie, et aussi la fiabilité de sa DSN. L’intégration directe des éléments dans la comptabilité doit demeurer fluide, et les données personnelles détenues bénéficier d’une sécurité à la hauteur des dispositions du RGPD.

On veillera plus que jamais à l’exactitude des renseignements concernant le salarié. Car ce n’est plus seulement la qualité de la DSN qui sera mise en cause, mais le revenu net du collaborateur ! La phase de préfiguration s’avère donc cruciale : pendant ces quelques mois, il sera possible de tester l’équipement et les process ; la pédagogie sera plus simple et plus efficace en pouvant immédiatement appliquer la théorie au cas personnel des salariés.

Impact n°8 : une conception élargie du service paie

Pour réussir ce nouveau challenge, le service paie va devoir travailler dans une équipe élargie, sensible aux enjeux sociaux, et capable aussi d’anticiper les dimensions comptables de la transformation, et les obligations qui en découlent. Car un régime fiscal signifie aussi des délais obligatoires, et des pénalités quand ne les respecte pas… Un nouveau processus de contrôle doit donc également être mis en place, notamment autour des dates, de la conformité, et de la gestion des accusés de réception.

Les services paie sont en première ligne dans l’application de la réforme. On gagnera peut-être à nommer un chef de projet Prélèvement à la source qui provienne de la DRH, ou d’une équipe projets à vocation plus large.

Découvrir notre dossier sur le PAS

(1) Etude KPMG
(2) Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines

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