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Ressources humaines

PAS, le rôle de l’employeur

25 octobre 2018

5 min

Actuellement, vos salariés paient l’impôt sur le revenu directement au Trésor public. À compter du 1er janvier 2019, en tant qu’employeur – et quelle que soit la taille de votre entreprise à partir du moment où elle compte au moins un salarié – c’est vous qui endosserez le rôle de collecteur.

Ainsi, vous devrez prélever cet impôt, chaque mois, sur le montant net imposable des rémunérations de vos salariés, pour ensuite le reverser à l’administration fiscale. Si la réforme ne s’appliquera qu’au 1er janvier 2019, elle suscite déjà de nombreuses interrogations. Comment l’employeur doit-il mettre en place cette nouvelle obligation ? Comment réussir cette transition ? Quels impacts sur le fonctionnement de l’entreprise et sur les salariés ? Comment communiquer auprès de vos salariés ?

Quel taux de prélèvement ?

Lors de la déclaration de leurs revenus 2017, vos salariés ont eu connaissance de leur taux « personnalisé » pour 2019. C’est le pourcentage qui sera retenu sur leur salaire net à compter du 1er janvier 2019 au titre de l’impôt sur le revenu.
Le taux personnalisé (pour le foyer) est calculé sur la base de leur dernière déclaration de revenus : il tient compte de l’ensemble de leurs revenus, de leur situation et de leurs charges de famille, mais pas de leurs réductions et crédits d’impôts. Il est le même pour chacun des conjoints. La formule de calcul est la suivante :

[IR x (RNI PAS / RNI)] / R

IR = impôt avant réductions et crédits d’impôt
RNI PAS = revenu net imposable entrant dans le champ d’application du prélèvement ;
RNI = revenu net global imposable ;
R = revenus soumis au prélèvement (avant déduction des frais professionnels).
Le taux personnalisé ainsi calculé engendre par principe un prélèvement plus élevé que celui auquel vos salariés auraient été soumis si le régime actuel de la mensualisation avait été maintenu. Actuellement, les crédits et réductions d’impôt sont pris en compte dans les acomptes payés par les contribuables au fil de l’année. Avec le prélèvement à la source, l’impôt réglé chaque mois n’intègrera pas les allègements fiscaux. Ces derniers seront remboursés en une fois en août. Afin de compenser partiellement cet effet négatif sur la trésorerie, un acompte de 30 % des crédits d’impôt relatifs aux frais de services à la personne et de garde d’enfants de moins de 6 ans sera versé dès le mois de janvier. Une avance qui inclura également la réduction d’impôt pour les personnes en EHPAD.

Quelles options sont prévues ?

Sans démarche de la part de votre salarié, le taux de prélèvement qui sera utilisé sera le taux de son foyer (taux personnalisé). Il est calculé sur la base de sa dernière déclaration des revenus.
Pour répondre à des situations spécifiques, votre salarié pourra opter pour un taux individualisé ou un taux non personnalisé. De quoi s’agit-il ? Comment cela fonctionne-t-il ?
Les couples mariés ou pacsés, soumis à imposition commune, pourront opter pour des taux différenciés afin de prendre en compte des disparités de revenus.
Quant aux salariés qui ne souhaitent pas transmettre leur taux personnalisé à leur employeur, ils auront la possibilité de choisir un taux « non personnalisé ». Celui-ci dépend uniquement du montant de sa rémunération et ne tient pas compte de sa situation de famille.
Si ce taux s’avère inférieur à son taux personnalisé, il devra verser tous les mois à l’administration fiscale, une somme correspondant à la différence entre le prélèvement calculé avec son taux personnalisé et celui calculé par l’employeur.

2018, année fiscale blanche : qu’est-ce que cela signifie exactement ?

En 2018, vos salariés vont payer l’impôt sur leurs salaires de 2017. En 2019, ils s’acquitteront de l’impôt sur les salaires de 2019. Mais pour éviter un double paiement de l’impôt en 2019, l’impôt sur le revenu applicable aux revenus non exceptionnels perçus en 2018 sera compensé par l’application d’un « crédit d’impôt exceptionnel de modernisation du recouvrement ». Ce crédit d’impôt sera en principe égal au montant de l’impôt sur le revenu dû au titre de l’année 2018.

Anticiper pour mieux préparer l’entreprise comme les salariés

Il n’existe aucune obligation légale en la matière, mais l’administration fiscale incite fortement à informer au plus tôt ses salariés sur l’instauration du prélèvement à la source (PAS) et ses conséquences pratiques.
La pédagogie reste bien sûr essentielle dans ce contexte. Il vous appartiendra, en tant qu’employeur, de rassurer vos salariés – notamment concernant la protection de leurs données personnelles – afin que cette réforme ne nuise pas à la relation de travail. Préparer le changement induit de former ses équipes, et en premier lieu les responsables Ressources Humaines et Paie, afin qu’elles soient aptes à répondre aux questions des salariés.

Quels impacts pour mon logiciel de paie ?

Il est également essentiel d’anticiper l’adaptation de votre logiciel de paie. Ainsi, vous pourrez, dès septembre 2018, réceptionner via la DSN les taux de prélèvement de vos salariés et simuler le PAS sur les bulletins de salaire des trois derniers mois de 2018. En pratique, sur le bulletin de salaire, devront figurer : la rémunération nette avant et après prélèvement, le taux et le montant du prélèvement ainsi que la nature du taux (personnalisé ou non).
En vous préparant à l’avance, vous ferez d’une pierre, deux coups : vous vous rassurerez sur le bon fonctionnement de votre logiciel de paie tout en sensibilisant vos salariés à cette réforme majeure.

La mise en oeuvre du prélèvement : un nouveau rôle et donc une nouvelle responsabilité pour l’employeur

C’est donc à vous qu’il incombera de prélever l’impôt sur le revenu de vos salariés et de le reverser à l’administration fiscale.
En pratique, vous recevrez le taux de prélèvement de chacun de vos salariés via le « compte rendu métier » (CRM) qui vous sera transmis suite au dépôt de votre DSN. Si aucun taux n’est transmis, vous utiliserez la grille de taux par défaut. Le taux de chaque salarié devra ensuite être appliqué à son salaire net imposable. Puis, le PAS sera reversé à l’administration après le paiement du salaire. Le délai de reversement variant selon la taille de l’entreprise :
À noter que, pour les entreprises de moins de 11 salariés, une exception est prévue : elles pourront sur option effectuer un reversement trimestriel.
Dernière ligne droite donc pour appréhender au mieux votre nouveau rôle de collecteur et sensibiliser vos salariés sur les changements à venir.